Strategier for å øke leverandørdeltakelsen: En guide for offentlige innkjøpere

Offentlige anskaffelser handler ikke bare om å spare penger. Det handler om å etablere et konkurransedyktig miljø som fremmer innovasjon blant leverandører, samtidig som det opprettholder rettferdighet og åpenhet.

Til syvende og sist handler det jo om å sikre den beste bruken av skattebetalernes penger.

En fersk avsløring fra Den europeiske revisjonsretten kaster imidlertid lys over en bekymringsfull utvikling: I løpet av det siste tiåret har vi sett en tendens der konkurransen om offentlige anbud er kraftig redusert

Så, hva betyr dette? Vi nærmer oss et landskap som domineres av en håndfull kjente aktørersom kjemper om kontrakter - noe som bør få oss til å revurdere anskaffelsesstrategiene våre.

I denne artikkelen går vi nærmere inn på funnene i EU-rapporten, tar for oss hindringene som leverandørene møter, og skisserer hva innkjøpere kan gjøre for å blåse nytt liv i konkurransen om offentlige anbud.

I denne artikkelen: 

• Gjennomgang av Den Europeiske something something  rapport

• 6 leverandørutfordringer i forbindelse med offentlige anskaffelser

• Hvordan øke engasjementet blant leverandører: En strategisk tilnærming til innkjøp

• Konklusjon

En gjennomgang av Den europeiske revisjonsrettens rapport

Den europeiske revisjonsrettens rapport om offentlige anskaffelser i EU kaster lys over viktige trender det siste tiåret. La oss se nærmere på de viktigste funnene:

1. Økende tendens til direkte anskaffelser

I 2021 ble 15,8% av alle anskaffelser gjort gjennom direkte anskaffelser, noe som peker mot en trend hvor man foretrekker å velge blant allerede noen få, og kjente leverandører fremfor å holde åpne anbudskonkurranser. 

Denne praksisen, kjent som "direkte anskaffelser", understreker innkjøperes tilbøyelighet til å satse på pålitelige, spesialiserte leverandører. Den vektlegger effektivitet og allerede etablerte relasjoner over konkurranser i det åpne markedet.

Dette betyr at det å gå fra åpne konkurranser til mer direkte invitasjoner reduserer mulighetene for bedrifter på markedet. Med andre ord: Færre tilbud for hvert anbud noe som  påvirker antall leverandører i markedet og konkurransen i offentlige innkjøp, siden antallet leverandører blir begrenset.

 

2. Flere anbudskonkurranser mottar kun ett tilbud

Mellom 2011 og 2021 så vi en økning i anbudskonkurranser som mottok bare ett tilbud, fra 23,5% til 41,8%. Dette tyder på en reduksjon i hvor attraktivt innkjøpere er for tilbydere. Med andre ord, det blir færre konkurranser om anbud, og i noen tilfeller forsvinner konkurransen helt. Resultatet er færre valgmuligheter og potensielt høyere utgifter for offentlig sektor.

 

3. Nedgang i antallet tilbydere

Antallet tilbydere per anbudskonkurranse har betydelig falt, fra 5,7 til 3,2.

Hva er effekten? Denne begrensede konkurransen har betydelige implikasjoner for hvordan B2G-markedet for offentlige anskaffelser opererer, og fører til en reduksjon i antall leverandører som deltar.

Dette skiftet kan ha langvarige effekter på markedet, gjør det vanskeligere for nye leverandører å tre inn og engasjere seg med offentlig sektor. Dette kan påvirke både kvaliteten og prisene på offentlige kontrakter.

 

4. Konkurransen varierer mellom regioner og sektorer

Rapporten viser at konkurransenivået varierer, der sektorer som bygg og anlegg opplever mer konkurranse, mens helsetjenester og transport i større grad er preget av én anbudsrunde.

Det er derfor behov for mer sektorspesifikke anskaffelsesstrategier for å øke konkurransen.

 

5. Det er begrenset med anskaffelser på tvers av landegrensene

Kun 5% av kontraktene gjennomføres som direkte kjøp på tvers av landegrenser. Dette indikerer et stort potensial for besparelser ved å åpne for flere grenseoverskridende innkjøp i forbindelse med EU-anskaffelser.

6 leverandørutfordringer i forbindelse med offentlige anskaffelser

Å utforske det offentlige innkjøpsfeltet byr på store utfordringer for leverandørene, særlig på grunn av de høye inngangsbarrierene som hindrer små og mellomstore bedrifter i å få tilgang til offentlige kontrakter. 

Disse utfordringene holder leverandørene tilbake fra å delta, og demper også konkurransen og innovasjonen i markedet. 

Her er en oversikten over de seks største barrierene leverandørene står overfor:

 

1. Utfordringer med komplekse anbudsprosesser

Små og mellomstore bedrifter (SMB-er) møter ofte store hindringer og betydelige kostnader ved forsøk på å entre det offentlige markedet, hovedsakelig grunnet komplekse anbudsprosesser.

Krevende papirarbeid og strikte administrative krav kan være overveldende for disse bedriftene, noe som kan avskrekke mindre aktører fra å delta.

EU-rapporten belyser et sentralt problem: Tiden det tar å fullføre en kontraktstildeling har økt markant, fra 62,5 dager i 2011 til 96,4 dager i 2021. Dette regner ikke med tiden det tar å behandle eventuelle klager på tildelingsbeslutninger.

Denne langvarige prosessen forsterker arbeidsbyrden og stressnivået knyttet til anbudsinnlevering, spesielt for små bedrifter. Utfordringene strekker seg utover det omfattende papirarbeidet og inkluderer også usikkerhet og økonomisk press, som rammer SMB-er særlig hardt.

 

2. Oppfyllelse av høye sertifiseringsstandarder

Mange kontrakter krever at leverandørene har spesifikke sertifiseringer eller oppfyller høye bransjestandarder, noe som kan være både dyrt og tidkrevende for små og mellomstore bedrifter, noe som effektivt begrenser deres markedstilgang.

 

3. Tette informasjonsgapet

Et vesentlig hinder for små og mellomstore bedrifter (SMB) er mangelen på kunnskap om eksisterende innkjøpsmuligheter. Denne formen for informasjonsasymmetri gir et forsprang til større selskaper som har flere ressurser tilgjengelig for å oppdage disse mulighetene.

 

4. Håndtering av ressursbegrensninger

De økonomiske og menneskelige ressursene nødvendig for å lage tilbud, utføre markedsanalyser og møte alle kravene, kan være en stor utfordring for små og mellomstore bedrifter. Dette kan gjøre det utfordrende for dem å konkurrere på like fot.

 

5. Brobygging over erfaringsgapet

Små og mellomstore bedrifter med mindre erfaring kan slite med å forstå komplekse innkjøpsprosesser, riktig risikovurdering, og effektiv forhandling om betingelser. Dette setter dem i en lite fordelaktig posisjon

 

6. Forbedring av kommunikasjon

Dårlig kommunikasjon mellom offentlige innkjøpere og leverandører kan hindre små og mellomstore bedrifter i å få tilgang til nødvendig informasjon for å møte anskaffelseskriteriene.

Hvordan øke engasjementet blant leverandører: En strategisk tilnærming til innkjøp

I verdenen av offentlige anskaffelser krever økt leverandørinvolvering en kombinasjon av to ting: Nemlig forståelse av eksterne markedskrefter og intern organisasjonsdynamikk. 

Derfor er det svært viktig at innkjøpsansvarlige håndterer og samhandler med interne interessenter på en effektiv måte. Hvorfor det? Jo, fordi dette sikrer at innkjøpsstrategiene ikke bare blir forstått i hele organisasjonen, men også støttes fullt ut. 

Det er viktig å styre anskaffelsesprosessen i en retning som fokuserer på å fremme konkurranse, styre leverandørene effektivt og velge funksjonelle fremfor tekniske krav.

Så hvordan kan innkjøpsansvarlige påvirke og tilpasse dynamikken mellom interne interessenter for å oppnå bedre resultater? Her er saken: Innkjøpsansvarlige befinner seg i en kritisk situasjon, der de må håndtere press både utenfra og innenfra. En vanlig utfordring er den manglende forståelsen for anskaffelser blant interne team. 

For å overvinne denne utfordringen, kan man: 

1. Fremheve viktigheten av konkurranse: Det er viktig å vise de interne teamene hvorfor et konkurransedyktig marked er avgjørende for å oppnå de beste innkjøpsresultatene.

 

2. Fokusere på bedre leverandørstyring: Det handler om å overbevise interne grupper om viktigheten av god leverandørstyring for å bygge gode relasjoner.

 

3. Prioritere eventuelle funksjonelle krav: Fremheve deres samsvar med forretningsmålene og deres fleksibilitet fremfor rigide tekniske spesifikasjoner: 

• Få bedre overordnet tilpasning til virksomheten: Funksjonelle krav bidrar til at innkjøpsarbeidet støtter de overordnede forretningsmålene, noe som forbedrer leverandørstyringen og kostnadseffektiviteten.

• Vær tydelig på kommunikasjon: Ved å bruke et enkelt språk for å beskrive behovene kan alle involverte forstå prosjektets mål og bygge bro mellom tekniske og ikke-tekniske interessenter.

• God fleksibilitet og tilpasningsevne: Ved å fokusere på det som må oppnås på det aktuelle tidspunktet, blir det enklere å gjøre endringer etter hvert som behovene vokser.

• Evaluering av leverandører: Ved å ta utgangspunkt i de funksjonelle behovene når man velger leverandør, sikrer man at løsningene oppfyller viktige krav før man går inn på de tekniske detaljene. 

 

4. Proaktiv kommunikasjon: Ved å understreke viktigheten av å kunngjøre anbudskonkurranser tidlig, kan man forberede både markedet og de interne teamene og forbedre åpenheten og rekkevidden.

 

Bedre innkjøpsstrategier: Tilpasse virksomhetens behov til markedet

Innkjøp handler om mer enn bare å kjøpe og selge - det dreier seg også om å møte avdelingens samlede behov. Det betyr å hjelpe avdelinger med å forstå verdien av konkurranse, å behandle leverandører rettferdig, og å sette praktiske behov foran tekniske spesifikasjoner. 

Målet er å utvikle en innkjøpsprosess som ikke bare er konkurransedyktig, men som også støtter avdelingens strategiske mål.

For å bevare sunn konkurranse gjennom hele innkjøpsprosessen, spesielt i fasen for anbudsutforming, er det essensielt å:

1. Sørge for åpen og tydelig kommunikasjon for å gjøre anskaffelsesprosessen tydeligere for potensielle leverandører.

2. Utføre grundige markedsundersøkelser og oppsøkende virksomhet for å forstå og komme i kontakt med leverandørmiljøet.

3. Tilpasse kontraktsmulighetene slik at de passer til et bredt spekter av leverandører, alt fra små bedrifter til store konsern, noe som bidrar til å fremme innovasjon og mangfold.

4. Sørge for at evalueringene er rettferdige og objektive, og gi konstruktive tilbakemeldinger for å forbedre alle fremtidige tilbud.

 

Så, ved å fokusere på disse strategiene kan innkjøpsansvarlige skape et dynamisk, inkluderende og innovativt økosystem for anskaffelser. Med andre ord, et system som både støtter organisasjonens langsiktige mål og interessentenes behov.

Konklusjon

Når vi tar oss gjennom endringer i landskapet for offentlige anskaffelser, er det klart at en endring i strategi er nødvendig. 

Vår budskap er: Ved å vurdere hva interne interessenter forventer og fokusere på faktorer som konkurranse, praktiske behov og tidlig samspill med markedet, kan innkjøpere gjøre prosessen med å kjøpe varer og tjenester mer dynamisk og attraktiv for leverandørene. Dette ikke bare dekker umiddelbare forretningsbehov som trengs her og nå, men forbereder også organisasjonen for bedre resultatoppnåelse i et raskt skiftende marked. 

Ved å prioritere denne tilnærmingen, skaper vi et levende, rettferdig og gjennomsiktig miljø for offentlige anskaffelser.