Når leverandører kommer for sent på banen

Når en konkurranse først blir kunngjort, er det meste allerede bestemt. Behovene er definert, rammene satt, og anskaffelsesprosessen har ofte pågått internt i lang tid. På dette tidspunktet er det lite rom for å påvirke innholdet i konkurransen, og kravene ligger i stor grad fast.

I tillegg skjer mange anskaffelser i offentlig sektor som direkte kjøp, altså under de nasjonale terskelverdiene. Disse blir ikke alltid kunngjort offentlig, og kan være vanskelige å fange opp uten innsikt i hva som skjer i forkant. Samtidig møter mange leverandører konkurrenter som, gjennom lokal tilstedeværelse eller etablerte relasjoner, får signaler lenge før noe blir synlig utad.

Uten innsikt i de tidlige beslutningene risikerer leverandører å gå glipp av gode muligheter, eller å gå inn i konkurranser der forutsetningene allerede er svake.

 

Møteprotokoller gir tidlige signaler om nye muligheter

I kommuner og regioner starter de fleste anskaffelser med en formell beslutning. Det kan være snakk om planlagt oppussing, investering i nye digitale løsninger, behov for konsulenthjelp eller endringer i organisasjonen. Slike beslutninger blir behandlet i møter og dokumentert i møteprotokoller.

Selv om disse dokumentene ofte er lange og detaljerte, gir de verdifull innsikt i hva som er på vei. I praksis er møteprotokoller ofte det aller første tegnet på at et behov er i ferd med å oppstå, lenge før en konkurranse blir kunngjort.

 

Utfordringen: informasjonen finnes, men er vanskelig å bruke

Selv om møteprotokoller er offentlig tilgjengelige, er de krevende å jobbe med for mange leverandører. De publiseres på ulike nettsider, ser forskjellige ut fra kommune til kommune, og kan bestå av lange dokumenter med mye tekst.

Å følge med manuelt tar mye tid og gir ofte lite igjen. Resultatet er at viktig informasjon om kommende behov og muligheter ikke blir brukt i praksis. Dataene finnes, men uten riktige verktøy er de vanskelige å finne, forstå og utnytte.

 

Mercell gjør møteprotokoller enkle å bruke for leverandører

Med Mercell Bidding har Mercell gjort møteprotokoller lettere tilgjengelig og langt mer nyttige for leverandører. I stedet for å ligge spredt på ulike nettsider, samles møteprotokoller fra kommuner og regioner på ett sted. Dokumentene blir søkbare og kan følges opp på samme måte som vanlige konkurranser.

Du kan filtrere på fagområder, søkeord eller CPV-koder for å finne informasjon som er relevant for virksomheten din. På den måten blir data som tidligere var vanskelige å finne og bruke, gjort om til konkrete muligheter i salgsarbeidet, det vi i Mercell kaller Sales Leads.

 

Kunstig intelligens gjør informasjonen lettere å bruke

Ved hjelp av kunstig intelligens (KI) kan innholdet i møteprotokoller forstås og brukes på en helt annen måte enn før. Lange og omfattende dokumenter kan brytes ned til korte, oversiktlige sammendrag, der relevante beslutninger løftes frem automatisk.

KI kan også fange opp formuleringer og vedtak som tyder på kommende kjøp eller nye anskaffelser. På den måten blir ustrukturert tekst gjort om til konkret og nyttig informasjon som kan brukes i salgsarbeidet.

I praksis betyr dette at du får tidlige signaler om behov som er i ferd med å oppstå, uten å måtte lese deg gjennom hundrevis av sider med dokumentasjon.

 

Slik kan leverandører bruke innsikten strategisk

Når leverandører tar i bruk innsikt fra møteprotokoller i salgsarbeidet sitt, åpner det seg nye muligheter. Tidlig informasjon gjør det lettere å prioritere riktige kommuner og regioner, og å ta kontakt før en anskaffelse i det hele tatt er planlagt.

Da kan dialogen handle om faktiske behov, mulige løsninger og hvordan ting kan løses på en god måte, i stedet for å svare på krav som allerede er låst. Det gir bedre samtaler, bygger tillit og øker sjansen for at oppdragsgiver senere etterspør nettopp den typen løsning du tilbyr.

Kort sagt gjør tidlig innsikt det mulig å opptre som en samarbeidspartner, ikke bare som en leverandør som leverer tilbud når konkurransen allerede er ute.

 

Et konkret eksempel

Tenk deg en leverandør av digitale læringsløsninger. I Mercell Bidding ser de at en kommune har vedtatt å jobbe med en ny strategi for økt digitalisering i skolen. Samtidig dukker det opp et vedtak i en annen kommune, der det kommer frem at dagens læringsplattform vurderes erstattet.

Dette er ikke kunngjorte anskaffelser, men tydelige signaler om at et behov er i ferd med å ta form. Med denne innsikten kan leverandøren ta kontakt tidlig, dele faglig kompetanse og starte dialogen lenge før et formelt initiativ settes i gang.

Eksempelet viser hvordan et møteprotokoll kan gå fra å være en anonym PDF til å bli en konkret Sales Lead som gir et reelt fortrinn i salgsarbeidet.

 

Når salgsarbeidet blir mer proaktivt

Ved å følge med på møteprotokoller kommer leverandører tidligere inn i prosessene som leder frem til offentlige kjøp. Salgsarbeidet starter ikke først når en konkurranse kunngjøres, men allerede når de første beslutningene peker mot et behov.

Det gir bedre planlegging, mer relevante samtaler med oppdragsgiver og en mer forutsigbar pipeline. Målet er ikke bare å vinne flere kontrakter, men å bruke tiden på de riktige mulighetene og ha større påvirkning underveis.

Kort sagt gjør tidlig innsikt salgsarbeidet mot offentlig sektor både smartere og mer forutsigbart.

 

Fremtidens salg i offentlig sektor starter tidlig

Offentlige anskaffelser starter sjelden med en kunngjøring. De starter når et behov blir diskutert, vurdert og besluttet i et utvalg eller et politisk organ. Det er her retningen settes, lenge før en konkurranse blir synlig for markedet.

Med Mercells nye funksjonalitet kan leverandører fange opp disse signalene tidlig. Det gir et fortrinn som tidligere har vært vanskelig å få tak i, og gjør det mulig å jobbe mer målrettet og forberedt mot offentlig sektor.

Kort sagt handler fremtidens offentlige salg ikke om å vente på at muligheter dukker opp, men om å oppdage dem tidlig og være til stede før behovene er låst.

 

Vil du være tidligere ute i offentlig sektor?

Se hvordan Mercell Bidding gjør møteprotokoller til et praktisk verktøy i salgsarbeidet. Med løpende tilgang til møteprotokoller fra kommuner og regioner kan du fange opp behov tidlig, forstå hva som er på vei, og ta kontakt før konkurrentene i det hele tatt har fått øye på muligheten.

Prøv Mercell Bidding og begynn å følge med på kommende muligheter allerede i dag.