Sammen om seieren: Hvorfor anbudsteam gjør en forskjell i offentlig sektor

Som leverandør til offentlig sektor har du sikkert hørt om anbudsteam. Men hva er egentlig et anbudsteam, og burde organisasjonen din vurdere å ha ett? Med over 30 års erfaring har vi spurt vår VP-fagekspert, Daniel Simonsson, om hvorfor det kan lønne seg å ha et dedikert anbudsteam i offentlig sektor.

Daniel gir oss et innblikk i hvordan et anbudsteam kan løfte strategien din til et nytt nivå og hjelpe deg med å vurdere om det passer for dere. I tillegg vil han forklare hvordan du kan sette sammen et team som virkelig funker for organisasjonen.

 

I denne artikkelen

• Hva er forskjellen på å levere anbud til offentlig og privat sektor?

• Hvorfor bør offentlig sektor være på radaren din?

• Kom i gang med anbudsprosesser i offentlig sektor

• 3 gode grunner til å ha et eget anbudsteam

• Derfor er tydelige roller i teamet så viktig

• Slik setter du sammen et team som kan vinne

• Lagarbeid gir suksess – anbudsteamet ditt er nøkkelen

• Få kontroll på detaljene

• Eksperttips fra Daniel: start tidlig og vær på hugget

• Trenger små og mellomstore bedrifter virkelig et anbudsteam?

• Mercell for deg som leverandør

 

Forskjellen på å levere anbud i offentlig og privat sektor

Å levere anbud til offentlig sektor er noe helt annet enn i privat sektor. I offentlig sektor er det langt flere regler og mye strengere krav. Daniel forklarer: “I privat sektor kan du ofte bare ta en telefon eller sende en e-post til innkjøperen for å forhandle direkte. Det funker ikke i offentlig sektor.”

I det offentlige er det haugevis av regler, og de minste feilene kan gjøre at hele anbudet ryker. “Glemte du et vedlegg? I privat sektor kan du som regel bare sende en e-post og si ‘Beklager, her er det jeg glemte’. Det er som regel heller ikke noe stress om anbudet kommer inn noen minutter etter fristen. Men i offentlig sektor kan slike feil bety at du rett og slett ikke får være med,” sier Daniel.

Nå for tiden leveres alle anbud elektronisk. Anbudsløsninger som Mercell veileder deg gjennom hele prosessen, så du enkelt får gjort alt du må. “Hvis du for eksempel glemmer et obligatorisk felt, gir Mercell deg en påminnelse, slik at du ikke går glipp av muligheten,” forklarer Daniel.

 

Hvorfor bør offentlig sektor være på radaren din?

Å jobbe mot offentlig sektor kan være både lønnsomt og stabilt. Bare i EU alene handler offentlige kjøp av varer og tjenester om rundt 2 000 milliarder euro. Daniel forklarer: “Offentlige virksomheter går ikke konkurs. Det gjør dette til en trygg og stabil inntektskilde. Vinner du en kontrakt, kan du tjene penger på den i mange år framover.”

En annen fordel er at alt er åpent og tilgjengelig. “I praksis kan du faktisk be om å få se anbudene som konkurrentene har levert. I privat sektor er det nesten umulig å få innsyn i hva konkurrentene har tilbudt.”

 

Slik kommer du i gang med anbudsprosesser i offentlig sektor

Offentlig sektor byr på mange spennende muligheter. Offentlige institusjoner trenger stadig varer og tjenester, og det dukker opp jevnlig anbud som kan gi langsiktige og stabile inntekter. Men for å vinne disse kontraktene må du legge inn litt innsats i starten, og det lønner seg å ikke gjøre alt alene. I stedet for å skrive anbudet selv, kan du sette sammen et eget anbudsteam.

Et godt anbudsteam består vanligvis av 3–6 personer fra organisasjonen din, eller at man henter inn eksterne eksperter. Dette teamet er nøkkelen til å lage et anbud som skiller seg ut. Når dere jobber godt sammen, øker både kvaliteten på anbudene og kapasiteten til å håndtere flere muligheter samtidig. “Hvis dere deler opp arbeidet og lar spesialister fokusere på sine deler av anbudsprosessen, øker både kvaliteten og effektiviteten,” sier Daniel.

3 fordeler med et anbudsteam

Med et dedikert anbudsteam kan du faktisk øke vinnersjansene dine til 51% eller mer. Teamet hjelper deg også med å:

1. Bruke ressursene smart

Når de riktige folkene med nødvendig kompetanse er på plass, blir prosessen mer effektiv. Ressursene brukes der de trengs, og frister holdes uten forsinkelser.

2. Redusere risiko

Med eksperter på laget og en proaktiv tilnærming fanges potensielle risikoer opp tidlig. Dette øker sjansene dine for suksess, fordi du vet akkurat hva du går til og kan unngå typiske fallgruver.

3. Øke kvaliteten på anbudene

Et velfungerende anbudsteam sørger for at anbudene er gjennomarbeidede, oppfyller alle krav og fremhever styrkene til organisasjonen din på en skikkelig måte.

 

Derfor er klare roller helt avgjørende i anbudsteamet ditt

Hvordan selve anbudsteamet er satt opp, påvirker rett og slett hvor effektivt det fungerer. Løsninger som Mercell hjelper deg å organisere teamet og gi folk de tilgangene de trenger for å jobbe proaktivt sammen på anbudet. Med tydelige roller og struktur får du på plass god kommunikasjon og klare ansvarsområder, noe som gjør det lettere for teamet å levere et anbud som kan vinne. “Mercell sin løsning lar deg strukturere teamet, gi dem riktige rettigheter og tilgang til nøkkelverktøy på plattformen vår,” sier Daniel.

Slik setter du sammen et vinnende team

Hvordan ser et bra anbudsteam ut? Ifølge Daniel bør teamet minst bestå av en anbudsleder, en juridisk rådgiver og en som godkjenner anbudet.

1. Anbudsleder

Først trenger du en prosjektansvarlig – en anbudsleder, eller Bid Manager på engelsk. Denne personen har hovedansvaret for anbudet, holder kontakten med kunden og sørger for at alt leveres til tiden. “De andre i teamet kan bidra med å skrive selve innholdet eller fylle ut de ulike kravene,” sier Daniel. “Anbudslederen har styringen på prosessen."

2. Juridisk rådgiver

Det er viktig å ha noen med juridisk kompetanse i teamet. “Det kan være tungvint å forhandle om kontrakten i etterkant. Med juridisk ekspertise på laget sikrer du at kontrakten er håndterbar, og at risikoene blir fanget opp tidlig,” forklarer Daniel.

3. Anbudsgodkjenner

“Det er lurt å ha noen som kan identifisere og redusere risikoene i kontrakten,” sier Daniel. I mindre bedrifter kan dette være daglig leder eller økonomiansvarlig. Denne personen sørger for at prisene er riktige og at risikoene i kontrakten er vurdert, slik at du ikke signerer noe som kan føre til ubegrenset risiko.

4. Anbudsforfatter

Til slutt kan det være smart å ha en som er dyktig til å skrive og kjenner bedriftens styrker godt. Anbudsforfatteren lager en tekst som ikke bare oppfyller alle krav, men også fremhever bedriften på en positiv måte. En god anbudsforfatter vet hvordan de skal løfte fram verdien av bedriften med en tydelig og overbevisende presentasjon som kan tiltrekke nye kunder.

 

Suksess er et lagarbeid, og anbudsteamet ditt er nøkkelen

Et godt anbudsteam henter styrken sin fra det å kunne jobbe effektivt sammen. Dette blir enda bedre med god ledelse, tydelig kommunikasjon og klare roller og ansvarsområder. 

Samarbeidsverktøy som Mercell hjelper teamet med å holde styr på alt og gjøre det enkelt å jobbe samlet, slik at hele anbudsprosessen går glatt og øker sjansene for å vinne.

“Det er så mye enklere å jobbe på én plattform som Mercell, i stedet for å sende ulike versjoner frem og tilbake,” sier Daniel. “Hvis ikke alt er samlet på ett sted, kan det fort bli komplisert for den som til slutt skal samle all informasjon og dokumentasjon når anbudet skal leveres. Det er bedre å ha alt klart på plattformen der det til slutt skal sendes inn.”

 

Få med alle detaljer

Den største grunnen til å ha et anbudsteam? Du slipper å gjøre alt alene – du har et team av eksperter som sørger for at anbudet blir helt i toppsjiktet. Da blir det viktigste å få med alle detaljer.

Daniel sier: “Det hjelper ikke hvor fint anbudet ser ut hvis de viktige detaljene ikke er på plass. Du risikerer å bli disket, og det er frustrerende for kjøperen også, som må utelukke en leverandør på grunn av en liten feil som lett kunne vært unngått.”

“Vi ser at sjansen for å unngå enkle feil øker når man har et anbudsteam. Det gir verdi begge veier – både for leverandører og kjøpere. Leverandører får bedre anbud, som øker sjansene for å havne på toppen og vinne kontrakten. Og kjøperne får anbud av høyere kvalitet og slipper å diskvalifisere leverandører på grunn av småfeil.”

 

Daniels eksperttips: start tidlig og vær på ballen

En klassisk fallgruve for leverandører er at de begynner å skrive anbudet for sent. “Vi ser mange leverandører som sender inn anbudet de siste timene, eller til og med minuttene, før fristen,” sier Daniel. “Det lønner seg alltid å starte tidlig, så du har tid til å gå gjennom alt og få inn ekspertisen du trenger.”

Det er også smart å være proaktiv i jakten på nye muligheter, istedenfor å vente på at de dukker opp. “Du kan bruke Mercells tjenester til dette. Vi har overvåkningstjenester som hjelper deg å finne muligheter, og et planleggingsverktøy som minner deg på når en kontrakt er i ferd med å gå ut,” forklarer Daniel. “Da kan du starte dialogen med kjøperen og vise dem hvordan løsningene dine kan hjelpe dem.” På denne måten står du sterkere i konkurransen og får et forsprang på konkurrentene.

 

Er anbudsteam egentlig nødvendig for småbedrifter?

Daniel har lagt merke til at de fleste offentlige leverandører ikke er store selskaper. Mange av dem har bare noen få ansatte, kanskje bare én. 

Da er spørsmålet: Er det virkelig verdt å sette sammen et eget anbudsteam? Svaret er et klart ja!

"Det finnes flere måter å kvalitetssikre arbeidet ditt på," sier Daniel. En god løsning for anbudsstyring, slik som den Mercell tilbyr, er avgjørende. Det viktigste er at du kvalitetssikrer arbeidet ditt og får flere til å se over anbudet. "Jeg vil anbefale å ha en sjekkliste over ting du må ha på plass før du sender inn anbudet. Sett deg godt inn i kravene og forstå hva som faktisk må leveres," sier han.

"I Mercell trenger du heller ikke nødvendigvis en kollega fra samme selskap. Som en liten bedrift kan du få hjelp utenfra. Det kan være en juridisk rådgiver, eller noen som kan sjekke at alt er på plass. Du kan også samarbeide med folk som kan hjelpe deg å se anbudsprosessen fra ulike vinkler."

 

Mercell for leverandører

Hos Mercell er vi med deg og anbudsteamet ditt hele veien gjennom anbudsprosessen fra start til slutt. På vår plattform blir samarbeidet smidig og enkelt. Fordel roller og ansvar, og del opp arbeidsoppgavene mellom dere. Med direkte varsler går dere aldri glipp av en frist, så dere kan fokusere på det viktigste. Hold kommunikasjonen med kunden på ett sted, og ha tilgang til alle dokumentene dine, også fra tidligere anbud. Slik har du alt du trenger for å levere solide anbud og øke sjansene for å vinne kontrakten.