Offentlige anskaffelser følger faste rammer, men de er ikke alltid like tydelige. Oppdragsgivere kan beskrive det samme behovet på ulike måter, bruke forskjellige ord, og noen ganger velge CPV-koder som er bredere enn du skulle tro. Derfor bør en overvåkningsprofil bygge på både søkeord og CPV-koder, og den bør justeres jevnlig.

I denne guiden viser vi steg for steg hvordan du kan jobbe systematisk med profilen, og hvordan du bør tenke for at den treffer slik oppdragsgivere faktisk kunngjør konkurranser.

 

1.Start med å være tydelig på hva dere faktisk tilbyr

Før du begynner å jobbe med søkeord og CPV-koder, må du ha et klart bilde av hva dere faktisk ønsker å selge. Mange leverandører prøver å favne alt de kan levere, men det gir ofte mange irrelevante treff og gjør det vanskeligere å prioritere riktig.

Fokuser heller på det dere faktisk vil vinne. Hva er produktene eller tjenestene dere satser mest på? Hvor skaper dere mest verdi, og hvilke markeder eller bransjer er viktigst for dere?

Når dette er tydelig definert, har du et godt utgangspunkt for overvåkningsprofilen. Det gjør det enklere å treffe riktig, og reduserer risikoen for at profilen blir for bred eller uklar etter hvert.

 

2.Tenk som oppdragsgiver, ikke som leverandør

Når du har avklart omfanget, er neste steg å sette deg i oppdragsgiverens sted. Offentlige oppdragsgivere beskriver sjelden en anskaffelse på samme måte som leverandører beskriver løsningene sine. De snakker mer om behov, ønskede resultater og krav til etterlevelse, og bruker ofte et mer administrativt språk.

I denne fasen kan det være nyttig å lage en bred liste med søkeord. Tenk gjennom ulike ord, synonymer og formuleringer som kan bli brukt i en kunngjøring. Se forbi produktnavn og tjenestebeskrivelser, og fokuser heller på hvilke problemer oppdragsgiver ønsker å løse.

Listen trenger ikke være perfekt med én gang. Målet er å fange bredden i hvordan tilbudet ditt kan bli omtalt i en offentlig konkurranse, slik at overvåkningsprofilen treffer bedre i praksis.

 

3.Lær av tidligere konkurranser

Hvis dere har deltatt i offentlige konkurranser tidligere, sitter dere allerede på verdifull innsikt. Ved å gå gjennom tidligere konkurranser kan du se hvilke CPV-koder som ble brukt, hvilke søkeord som gikk igjen, og om det var begreper dere ikke fanget opp den gangen.

Dette steget avdekker ofte et gap mellom hvordan leverandører beskriver sine egne løsninger, og hvordan oppdragsgivere faktisk beskriver behovene sine. Når du lukker dette gapet, blir overvåkningen mer treffsikker, og du får bedre treff på relevante konkurranser fremover.

 

4.Forstå CPV-kodene før du velger dem

CPV-koder er bygget opp i nivåer, fra veldig brede kategorier til mer detaljerte koder. Mange leverandører velger enten koder som er for generelle, eller går motsatt vei og ender opp med koder som er for snevre.

Ved å bruke litt tid på å bli kjent med hvordan CPV-systemet er bygget opp, får du bedre forståelse for hvor tilbudet ditt faktisk hører hjemme. Start på et overordnet nivå og jobb deg gradvis nedover. Da blir det enklere å se hvilke grupper og koder som faktisk passer til det dere tilbyr.

Søkefunksjonen i CPV-verktøyet kan også være nyttig. Den kan hjelpe deg å oppdage relevante koder du kanskje ikke har vurdert tidligere, men som brukes av oppdragsgivere i praksis.

 

5.Velg CPV-koder som fungerer i praksis, ikke i teorien

Målet med CPV-koder er ikke å finne den ene «perfekte» koden, men å fange opp flest mulig relevante konkurranser. En enkel tommelfingerregel er å vurdere om koden dekker minst 80% av det dere faktisk leverer.

Ofte er det bedre å velge en litt bredere kode enn å være for presis og risikere å gå glipp av konkurranser. Oppdragsgivere velger ikke alltid den mest nøyaktige CPV-koden, og overvåkningsprofilen bør ta høyde for dette.

Kort sagt handler det om å treffe virkeligheten slik den er, ikke slik den ideelt sett burde være.

 

6.Test før du bestemmer deg

Testing er et viktig steg som mange hopper over. Før du bestemmer deg for et endelig oppsett, bør du sjekke hvilke konkurranser som faktisk dukker opp med de søkeordene og CPV-kodene du har valgt.

Da får du raskt en følelse av om profilen er for bred, for snever eller treffer ganske godt. Brede begreper kan gi mange irrelevante treff, mens veldig spesifikke ord kan gjøre at gode muligheter ikke fanges opp.

Ofte kan små justeringer gjøre stor forskjell. Å kombinere søkeord, justere logikken eller legge til og fjerne enkelte begreper kan gi langt bedre treff. Ved å teste først, kan du gjøre disse tilpasningene før profilen tas i bruk for alvor.

 

7.Sett sammen din første overvåkningsprofil

Når du har testet og justert søkeord og CPV-koder, er det på tide å samle alt i én komplett overvåkningsprofil. Nå blir tilleggskriterier som geografi, kontraktsverdi og hva som skal ekskluderes, viktige.

Disse innstillingene sørger for at konkurransene du får varsler om ikke bare er relevante faglig, men også realistiske å følge opp for virksomheten. Se denne profilen som et godt utgangspunkt, ikke en ferdig fasit. Den kan og bør justeres etter hvert som du får mer erfaring og ser hva som fungerer i praksis.

 

8.Bruk varsler og automatisering for å holde fokus

Med Mercell Bidding kan du sette opp varsler og filtre som støtter måten teamet jobber på. Når varslinger og kriterier er tilpasset riktig, blir det mindre manuelt arbeid og enklere å konsentrere seg om konkurranser som faktisk har potensial.

Dette er spesielt nyttig for team som følger med på konkurranser kontinuerlig, og som trenger god oversikt uten å drukne i irrelevante varsler.

 

9.Følg med på resultatene etter lansering

Når overvåkningsprofilen er aktiv, er det viktig å følge med på hvilke konkurranser som faktisk dukker opp. Se på hva som er relevant, og hva som ikke er det, og prøv å se mønstre i treffene.

Irrelevante treff kan tyde på at enkelte søkeord eller CPV-koder bør justeres, mens konkurranser du går glipp av, kan være et tegn på at oppsettet er for snevert. Ved å følge tett med i starten får du raskt verdifull innsikt, og kan finjustere profilen slik at treffsikkerheten blir bedre over tid.

 

10.Se på overvåkningsprofilen som noe som utvikler seg over tid

Markedet endrer seg, virksomheten din utvikler seg, og måten oppdragsgivere kunngjør konkurranser på, endrer seg også. Derfor bør overvåkningsprofilen justeres jevnlig. For de fleste leverandører holder det å gå gjennom den én gang i kvartalet.

Når du gjør en gjennomgang, kan det være nyttig å se på hvor mange konkurranser du får varsler om, hvilke du faktisk følger opp, og hvilke som ender i tilbud eller kontrakter. Når du åpner en konkurranse, bør du også merke deg hva som gjorde at den dukket opp i profilen.

Over tid gir dette bedre innsikt i hva som fungerer og hva som bør justeres. På den måten kan du finjustere profilen slik at den fortsetter å gi relevante treff og faktisk skape verdi.

 

Praktiske råd å ta med deg

Start alltid med oppdragsgiverens perspektiv. Begynn med viktige søkeord, og koble dem deretter til relevante CPV-koder, ikke motsatt. Hvis et begrep føles veldig generelt, bør det testes før du bygger profilen rundt det.

Som en enkel tommelfingerregel kan søkeord eller CPV-koder som gir mer enn rundt 300 treff i løpet av ett år være for brede. Da kan det være lurt å justere eller kombinere dem med andre kriterier. AI-baserte forslag kan også hjelpe deg å finne relevante søkeord du ellers ikke ville tenkt på.

Unngå å starte for snevert. Det er som regel enklere å stramme inn en profil som gir for mange treff, enn å oppdage i etterkant at gode muligheter har blitt filtrert bort på grunn av et for strengt oppsett.

 

Trenger du hjelp for å treffe riktig?

Å sette opp en god overvåkningsprofil er noe av det viktigste du gjør for å lykkes med offentlige konkurranser. Samtidig er det ikke noe du må finne ut av alene.

Hvis du trenger hjelp med selve oppsettet eller har tekniske spørsmål, står Mercell Support klare til å hjelpe. Ønsker du mer rådgivning rundt strategi og prioriteringer, kan våre bransjeeksperter og Value Delivery-team bidra med å tilpasse profilen slik at den støtter målene til virksomheten din.

En god overvåkningsprofil er mer enn bare et filter. Det er grunnlaget for å finne riktige konkurranser, bruke tiden bedre og konkurrere med større trygghet.