Offentlige innkjøpere står under økende press for å få mer ut av mindre. Budsjettkuttene merkes samtidig som prisene stiger på tvers av sektorer. Det forventes at offentlige innkjøpere skal bidra til større samfunnsmål som bærekraft, lokal verdiskaping og åpenhet i bruken av fellesskapets midler.

Innkjøp blir i økende grad sett på som et strategisk virkemiddel for å skape offentlig verdi. Måten offentlige virksomheter kjøper inn i dag, påvirker både økonomisk robusthet, miljømessige resultater og tilliten til forvaltningen.

For å møte disse kravene ser flere innkjøpsansvarlige på nye metoder og verktøy som kan gjøre konkurransen mer effektiv. Et av disse verktøyene er den elektroniske auksjonen (e-auksjon), en strukturert, digital prosess der leverandører konkurrerer i sanntid under klare rammer.

E-auksjoner er ikke noe nytt, men har til nå vært lite brukt. Det er i ferd med å endre seg i flere markeder. Ved å åpne for reell konkurranse i sanntid kan e-auksjoner bidra til bedre priser, flere leverandører og mer åpne og rettferdige anskaffelsesprosesser.

 

Hva er e-auksjoner?

En e-auksjon er en digital anskaffelsesmetode der forhåndskvalifiserte leverandører konkurrerer i sanntid om kontrakten. Prosessen bygger videre på et tradisjonelt anbud, men erstatter faste engangstilbud med en direkte budrunde som foregår innenfor et tidsrom med tydelige regler og rammer.

Den største forskjellen fra tradisjonelle anbudsprosesser er graden av innsyn. I en e-auksjon kan leverandørene se sin posisjon eller rangering underveis i prosessen, mens kjøperen kan følge utviklingen i budene. Denne løpende interaksjonen reduserer usikkerhet og gir begge parter et klarere bilde av hva markedet kan tilby under like vilkår.

Det finnes flere former for elektroniske auksjoner, men den mest brukte er reversert (eller omvendt) e-auksjon. Her konkurrerer leverandørene ved å gradvis senke prisene sine i sanntid under en digital budrunde. Alle krav til kvalitet og tekniske spesifikasjoner er fastsatt på forhånd, slik at prisen er den eneste variabelen. Denne metoden fungerer best for tydelig definerte varer eller tjenester med flere kvalifiserte leverandører, for eksempel IT-utstyr, drivstoff eller renholdstjenester. Målet er å finne den laveste akseptable prisen gjennom rettferdig og transparent konkurranse.

En annen tilnærming er e-auksjoner med flere tildelingskriterier, hvor leverandørene konkurrerer på mer enn bare pris. Her kan konkurransen også handle om leveringstid, servicenivå, bærekraft eller andre prestasjonsfaktorer. Denne tilnærmingen bygger på EUs MEAT-prinsipp (tildeling basert på beste forhold mellom pris og kvalitet), som åpner for at kontrakter kan tildeles ut fra samlet verdi, ikke bare laveste pris. Det gjenspeiler hvordan stadig flere offentlige innkjøpere forsøker å balansere kostnad, kvalitet og politiske mål – som bærekraft og innovasjon – i én strukturert prosess.

Det er viktig å huske at e-auksjoner ikke er en snarvei til besparelser eller en erstatning for god anskaffelsespraksis. En e-auksjon gjør konkurransen både synlig og målbar. Kjøperen kan følge hvordan leverandørene justerer budene sine i sanntid, og ta beslutninger basert på faktisk konkurranse, ikke bare enkeltstående tilbud.

 

Den ekstra verdien

De mest verdifulle resultatene av e-auksjoner viser seg ofte etter at prosessen er avsluttet. Fordi buddata registreres i sanntid, får oppdragsgivere bedre innsikt i leverandørenes atferd, prisutvikling og markedsdybde. Denne kunnskapen kan brukes i senere konkurranser, til å utvikle kategoristrategier og styrke leverandørsamarbeidet.

Godt gjennomførte e-auksjoner bygger også tillit over tid. Den fullstendige sporbarheten av bud og resultater gir innkjøpsteamene et solid grunnlag for beslutningene sine, og øker tilliten mellom kjøpere og leverandører.

Når bærekraftskrav eller sosiale hensyn tas inn i vurderingen, viser dataene hva markedet faktisk kan levere innenfor budsjettet. I stedet for å gjette, kan kjøpere se hvilke krav som faktisk driver konkurranse og justere strategien deretter.

På denne måten blir e-auksjoner et læringsverktøy som hjelper offentlige innkjøpere å planlegge bedre, lære raskere og ta beslutninger som tåler både revisjon og offentlig innsyn.

 

Erfaringer fra Finland og Storbritannia: bevis på konkurranse og besparelser

Finland gir et tydelig bilde av hvordan e-auksjoner fungerer i praksis. Offentlige oppdragsgivere der har testet flere formater og samlet konkrete data om resultatene.

I 31 e-auksjoner gjennomført av 14 organisasjoner ble det i gjennomsnitt lagt inn 74 bud per auksjon, og én av dem fikk så mange som 418 bud. De gjennomsnittlige besparelsene var rundt 15% sammenlignet med tidligere prisnivåer. HUS, Finlands største universitetssykehus, har rapportert lignende resultater i sine pilotprosjekter, særlig innen medisinsk teknologi og andre volumbaserte kategorier.

I Storbritannia har flere offentlige virksomheter tatt i bruk e-auksjoner som en del av felles eller nasjonale innkjøpsprogrammer. Crown Commercial Service (CCS) har dokumentert betydelige gevinster fra sine samordnede e-auksjoner, der etterspørsel samles på tvers av offentlige etater for å oppnå bedre verdi. Et eksempel er en NHS-auksjon for SMS-tjenester, som resulterte i 21% lavere priser, mens en kjøretøyauksjon oppnådde en prisreduksjon på 39%. I en CCS-auksjon for IT-maskinvare i 2021 ble det registrert en gjennomsnittlig besparelse på 36% blant 28 deltakende organisasjoner, tilsvarende 7,3 millioner pund spart på et samlet markedsvolum på 20 millioner pund.

Selv om resultatene vil variere fra land til land, viser disse eksemplene hva som er mulig når offentlige innkjøp digitaliseres og når oppdragsgivere har både tillit, kompetanse og juridisk klarhet til å utforske konkurransebaserte, datadrevne metoder.

 

E-auksjoner i Europa: bruk, utfordringer og potensial

Under EUs anskaffelsesregelverk oppmuntres e-auksjoner som et virkemiddel for større åpenhet, sterkere konkurranse og bedre verdi for pengene. Regelverket tillater, men krever ikke, bruk av slike prosesser, og hvert medlemsland og hver enkelt oppdragsgiver vurderer selv når og hvordan de skal tas i bruk. Resultatet er et ujevnt bilde: noen land benytter e-auksjoner jevnlig innen bestemte kategorier, mens andre fortsatt er i en tidlig testfase.

I 2025 innførte Europakommisjonen felles regler som krever at medlemslandene inkluderer ikke-prisbaserte kriterier – for eksempel bærekraft, motstandskraft eller ansvarlig forretningsdrift – i en andel av sine konkurranser fremover. For offentlige innkjøpere kan e-auksjoner spille en viktig rolle i denne overgangen. De gjør det mulig å måle og synliggjøre leverandørenes prestasjoner på slike kriterier i sanntid. Denne direkte tilbakemeldingen kan motivere leverandører til å forbedre tilbudene sine, effektivisere leveranser eller foreslå mer bærekraftige løsninger for å forbli konkurransedyktige.

Likevel bruker mange lokale og regionale myndigheter e-auksjoner bare sporadisk. Forskning peker på flere utfordringer: begrenset digital kompetanse, utdaterte systemer og trege eller komplekse interne prosesser. En OECD-studie fra 2023 fremhever hvordan disse forholdene, kombinert med lav endringskapasitet, bremser digitaliseringen av offentlige anskaffelser, inkludert e-auksjoner. Dette forklarer hvorfor e-auksjoner brukes oftest i kategorier med tydelig definerte varer og mange potensielle leverandører, mens mer komplekse tjeneste- og innovasjonsanskaffelser fortsatt håndteres med tradisjonelle metoder.

Men potensialet er stort. Når e-auksjoner planlegges og gjennomføres riktig, kan de bidra til å oppnå bredere samfunnsmål som bærekraft, effektiv ressursbruk og robusthet. De kombinerer åpen og rettferdig konkurranse med innsikt og data som viser hvordan leverandører presterer, både på pris og kvalitet.

 

Hva avgjør om en e-auksjon lykkes

E-auksjoner fungerer best når kjøperen er godt forberedt. Uklare kravspesifikasjoner kan føre til at leverandørene priser ulike ting – én inkluderer materialer, en annen ikke – og da blir budene umulige å sammenligne. Urealistiske startpriser kan presse leverandører til å by for lavt, noe som igjen kan gå utover både kvalitet og levering. Og hvis leverandørene ikke forstår prosessen, kan de oppfatte den som urettferdig og velge å ikke delta neste gang. Klare spesifikasjoner, realistiske rammer og transparente regler forhindrer slike fallgruver, og sikrer at konkurransen faktisk gir verdi når kontrakten trer i kraft. 

Nøkkelprinsipper for en vellykket e-auksjon:

1. Definer kravene tidlig og tydelig

Alle leverandører må gi priser på det samme grunnlaget. Uklare spesifikasjoner gir bud som ikke kan sammenlignes og undergraver prosessen.

2. Analyser markedet grundig

E-auksjoner fungerer best når det finnes flere kvalifiserte leverandører, og når varer eller tjenester kan sammenlignes tydelig. Dersom konkurransen er begrenset, eller oppdraget for komplekst, kan en mer tradisjonell prosess være bedre egnet.

3. Bruk tidligere innsikt 

Bruk innsikt fra tidligere kjøp og markedspriser før du fastsetter startbud og auksjonsparametere. Dette hindrer urealistiske forventninger som enten skremmer bort leverandører eller resulterer i bud som ikke holder i praksis.

4. Involver leverandørene tidlig

Forklar hvordan auksjonen skal gjennomføres, hvilken informasjon de får underveis, og hvilke kriterier som skal vurderes. Når leverandørene forstår prosessen og stoler på den, øker deltakelsen og konkurransen blir sterkere.

5. Evaluer og lær underveis

Etter auksjonen bør resultatene analyseres, ikke bare på pris, men også på kvalitet, levering og faktisk verdi. Bruk erfaringene aktivt til å forbedre fremtidige konkurranser, slik at e-auksjonen blir en del av et kontinuerlig læringsløp. 

 

Plattformenes rolle

Selve prosessen er avgjørende, men gode plattformer og partnere kan gjøre en stor forskjell. Teknologien erstatter verken forberedelse eller faglig skjønn, men den kan gjøre det langt enklere å lykkes.

Basert på vår egen erfaring fra samarbeid med offentlige innkjøpere i flere europeiske markeder, ser vi at e-auksjoner lykkes oftest når:

• Plattformen er integrert med anskaffelsesdata og verktøy, slik at manuelt arbeid reduseres.

• Brukergrensesnittet er tydelig, sporbart og enkelt å følge for både kjøpere og leverandører.

• Innkjøpsteamet får riktig opplæring og støtte, slik at de forstår dataene og stoler på resultatene.

• Leverandører får god veiledning og mulighet til å teste prosessen gjennom prøveauksjoner.

Med andre ord: en solid plattform kombinert med faglig kompetanse kan bygge bro mellom potensial og praktisk suksess. Den virkelige effekten kommer likevel fra innkjøpsteam som bruker verktøyene riktig og holder konkurransen rettferdig, transparent og verdibasert.

 

Avsluttende refleksjoner

E-auksjoner er et kraftig verktøy for strukturert konkurranse og dypere markedsinnsikt. Når de brukes riktig, hjelper de kjøpere med å se markedet tydeligere, skape rettferdige konkurransevilkår for leverandører og ta beslutninger som tåler både revisjon og offentlig innsyn.

Bak hver vellykket e-auksjon ligger de samme prinsippene: klare regler, gode data og team som lærer av erfaring. Med riktig forberedelse og støtte kan e-auksjoner gjøre anskaffelser mer transparente, datadrevne og etterprøvbare.

E-auksjoner vil ikke erstatte alle anskaffelsesmetoder, og det er verken nødvendig eller målet. Deres verdi ligger i å hjelpe offentlige innkjøpere med å bruke konkurranse smartere: å vise hva reell verdi faktisk betyr, og å bevise at god anskaffelse handler om langt mer enn bare pris.