Offentlige innkjøpere

Norges mest effektive fylkeskommune innen digitale anskaffelser

Møre og Romsdal har utviklet seg til å bli en frontfigur innen digitale anskaffelser. Deres historie med Mercell startet helt tilbake i 2010.

hero-image

12 års samarbeid med Mercell

Da Møre og Romsdal fylkeskommune kjente behovet for å effektivisere og digitalisere anskaffelsesprosessene i administrasjonen tilbake i 2010, ble dette starten på et langt og fruktbart samarbeid med Mercell. Innkjøpsseksjonen i Møre og Romsdal gjennomførte høsten 2010 en konkurranse på KGV-verktøy, og det var Mercell sine løsninger som fikk best gjennomslag. — De hjalp oss med å komme i gang sånn at vi lettere kunne forstå hvilke moduler vi trengte å kunne noe om, forklarer Torgeir Riksfjord fra innkjøpsseksjonen i Møre og Romsdal.

Innkjøpsseksjonen vår gikk fra to til tre ansatte høsten 2010, og vi så at det sakte men sikkert ville bli behov for å gjennomføre flere konkurranser, men med de samme ressursene. For å få til dette måtte vi ha på plass elektroniske verktøy samt integrasjon mot vårt sak-og-arkiv-system. Dette har effektivisert arbeidshverdagen vår. "

Torgeir Riksfjord

Stort behov for effektivisering

Man har sett de siste årene at behovet for å effektivisere offentlige anskaffelser har vært betydelig i offentlig sektor.

For Møre og Romsdal ble tidsbruken på anskaffelser så store at det tvang seg frem måter å effektivisere tilbudsgjennomføring, herunder åpning, evaluering og arkivering av tilbud. De så også behovet for å øke kvaliteten på det som ble arkivert per konkurranse. Få er klar over hvilke muligheter som åpner seg dersom man tar fullt utbytte av et velfungerende KGV-verktøy.

Standard KGV-verktøy bidrar til å effektivisere gjennomføringen av anskaffelsene, sikre at all relevant informasjon blir lagret trygt og gir et grunnlag for uthenting av statistikk, for å nevne noe. Når offentlige anskaffelser blir skybasert og samlet til ett system, reduseres de administrative kostnadene og det blir lettere å spore hva pengene går til. Dette fører til bedre tjenester for dine skattepenger.

Digital innovasjon gjør hver enkelt innkjøper og tilbudsansvarlig mer effektiv. Man blir bedre til å vurdere tilbud og skanne markedet for produkter og tjenester av høyere kvalitet. 

Visste du at?

I dag er det faktisk sånn at offentlige oppdragsgivere bør anskaffe KGV for å oppfylle kravene til elektronisk kommunikasjon. Hovedregelen er at all kommunikasjon i en offentlig anskaffelse skal foregå elektronisk. Dette innebærer blant annet at det er obligatorisk med elektronisk innlevering av tilbud

Ny æra med digitale anskaffelser

For Møre og Romsdal fylkeskommune ble dette starten på en helt ny tid som innkjøper. Likevel var de klar over at skulle de bli best i klassen innen KGV- og KAV-løsninger, måtte man akseptere å bruke en del tid i starten.

— Vi aksepterte at vi i begynnelsen ville bruke noe mer tid per konkurranse for å lære oss systemet. Vi fikk god opplæring i februar 2011, samt god oppfølging og bistand fra Mercell etter at løsningen ble tatt i bruk. Vi fikk rask respons på våre spørsmål og henvendelser.

— I tillegg har vi stilt krav. Vi har siden dag en vært en krevende, men saklig kunde, der vi har utfordret Mercell på forbedringer knyttet til både KGV og KAV, forklarer Riksfjord.

I tillegg nevner Riksfjord følgende bidragsytere for deres suksess med digitale anskaffelser:

"Viktigheten av å tidlig få på plass integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, slik at alt som skal arkiveres automatisk blir overført"

Møre og Romsdal besluttet at alle anskaffelser over NOK 100 000,- eks. mva skulle gjennomføres via Mercell.

Kjenner du til KAV?

Med KAV-løsningen fra Mercell får du oversikt over alle eksisterende avtaler, leverandørinformasjon og relevante tilbakemeldinger. Avtalene er tilgjengelig for brukeren til enhver tid, på en sikker og effektiv måte. Med KAV kan alle autoriserte ansatte se og søke etter aktuelle avtaler. Søkekriteriene er skreddersydd til å passe din virksomhets spesifikke behov, samt økt tilgjengelighet.