Hoe Actium zich voorbereidt op een mogelijke Aanbestedingswet
Voor veel corporaties is het niet de vraag óf, maar wannéér de Aanbestedingswet op hen van toepassing zal zijn. Woningcorporatie Actium houdt zich ook met deze vraag bezig. De laatste tijd is er flink gewerkt aan de voorbereiding op de Aanbestedingswet.
Actium is een woningcorporatie die voornamelijk in Drenthe ongeveer 16.000 huishoudens een passend thuis biedt.
Jan Willem Smeenk is sinds medio 2022 aan de slag bij Actium. Hij is verantwoordelijk voor de professionalisering van de inkoopfunctie. Mede dankzij zijn ervaring binnen andere (publieke) organisaties heeft hij veel kennis op het gebied van inkoop en aanbesteden. Hoe gaat hij te werk met de voorbereidingen op de Aanbestedingswet? Wij vroegen het hem.
Wat doet Actium om zich voor te bereiden op de Aanbestedingswet?
“Binnen Actium is er een opleidingsprogramma samengesteld. Veel projectleiders binnen Actium zijn namelijk bouwtechnisch opgeleid, terwijl ze een significant deel van hun tijd bezig zijn met inkoop. Er wordt ook van hen verwacht dat ze kennis hebben van inkoop en aanbesteden. Daarom is er een opleidingsprogramma gemaakt met aandacht voor vakinhoudelijke kennis op dit gebied.”
Hoe verloopt het opleidingsprogramma?
“Het programma begint met een training voor met name de “grote” inkopers van Actium, projectleiders en b.v. ook opzichters. Deze bestaat uit drie dagdelen en ieder dagdeel heeft een eigen thema. Het eerste dagdeel heet de tekentafel. Hier behandelen we vragen als: waar moet je aan denken tijdens het inkopen? Wat doe je tijdens de voorbereiding hiervan? En wat is eigenlijk een contract?
Het tweede dagdeel staat in het teken van inhoudelijke kennis van inkoop en aanbesteden. Het derde dagdeel, de realisatiefase, gaat over gedrag. Je hebt een contract met een aannemer afgesloten: wat betekent dit nu in de praktijk?”
Wat deelt Actium in het programma?
“Het inkooptraject met voorbereiding is als het ware ‘virtual reality'. Er is in deze fase nog geen steen gestapeld. Wat er in die realisatiefase gaat gebeuren, heb je in het contract vastgelegd. Het is daarom van groot belang dat je tijdens de voorbereiding precies in kaart brengt wat er moet gebeuren in de realisatiefase. Hier mag namelijk niet meer van af geweken worden. Dit is onderdeel van de grondbeginselen van het aanbesteden.”
Daarnaast gaat inkoop veel meer om risicomanagement dan om prijs. Wanneer een aannemer de opdracht gegund krijgt, worden zij daarmee verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opdracht. Het gaat dan ook om gedrag. Wat doe je als leverancier? Waar neem je verantwoordelijkheid en wat is jouw prestatie?”
Met de sjablonen in Mercell besparen onze projectleiders twee dagen werk bij kleine aanbestedingen. Bij grote aanbestedingen besparen ze zelfs een week aan werk.
Digitaal inkooptrajecten optimaliseren met Mercell Source-to-Contract
“Vervolgens gaan projectleiders aan de slag met de software van Mercell. Het doel is om inkooptrajecten digitaal te optimaliseren. On the job worden de projectleiders getraind door mij en wegwijs gemaakt in Mercell. Tijdens de training toetsen we continu de grondbeginselen. Ik loop met projectleiders door de aanbestedingen heen. De grondbeginselen bestaan uit: gelijke behandeling (gelijkheid/ non-discriminatie), objectiviteit, transparantie, proportionaliteit, motivatieplicht en publicatieplicht. We kijken naar acties of handelingen en de gevolgen daarvan. Bijvoorbeeld: voldoet wat je hier gedaan hebt nog aan de grondbeginselen? Of voldoet dit nog aan de transparantie of de motivatieplicht?
Ook besteden we aandacht aan zo goed mogelijk de sjablonen inrichten. Tot slot is er juridische begeleiding beschikbaar tijdens de inkooptrajecten. Hier kunnen projectleiders gebruik van maken.”
Hoe helpt de software van Mercell in dit proces?
“Mercell is onderdeel van het ontwikkeltraject, omdat het de software is die wordt gebruikt voor digitaal aanbesteden. Zodra de Aanbestedingswet een feit is, wordt digitaal aanbesteden voor woningcorporaties immers verplicht. Mercell brengt daarnaast een aantal voordelen met zich mee.”
Welke voordelen zijn dat?
“Werken in Mercell dwingt het juiste proces af. Hierdoor waarborgen we uniformiteit. Inkooptrajecten starten sneller op door slim te werken met sjablonen. Met de sjablonen in Mercell besparen onze projectleiders twee dagen werk bij kleine aanbestedingen. Bij grote aanbestedingen besparen ze zelfs een week aan werk. De sjablonen zorgen er tegelijkertijd voor dat de grondbeginselen automatisch worden gewaarborgd. Dat gebeurt bijvoorbeeld door het uploaden van relevante documenten. Aannemers zien daardoor alleen de juiste documenten, zoals bijvoorbeeld bouwtekeningen, kleur- en materiaalstaten en vergunningen etc.
Mercell dwingt het juiste proces af en is alle informatie op één plek beschikbaar.
Alle informatie rondom het inkooptraject is op één plek digitaal beschikbaar. Dat maakt het makkelijk om relevante informatie te delen binnen het beoordelingsteam. Dit geldt zowel voor de vragen die gesteld worden door leveranciers als voor de inschrijvingen die binnenkomen.”
Zijn er ook andere tijdsbesparingen?
“Zeker, vooral de Nota van Inlichtingen zorgt daarvoor. Binnen Actium wordt de klassieke Nota van Inlichtingen namelijk op een andere manier ingevuld. Dit is nu een continu proces geworden. Aannemers kunnen doorlopend vragen stellen. Deze worden doorlopend beantwoord. Het voordeel hiervan is dat leveranciers direct de juiste informatie ontvangen. Zo gaat er geen tijd verloren. De vragen worden door de projectleiders meteen beantwoord of toebedeeld aan andere beoordelaars binnen de organisatie.
Voorheen moest eerst worden uitgezocht welke vraag bij welke eis hoorde. Hier ging veel tijd in zitten. Ga maar na: in een beetje aanbesteding krijg je al gauw zo’n honderd vragen. Het is lastig om zoveel vragen goed te distribueren en vervolgens te beantwoorden vanuit b.v. Excel en Outlook. Daardoor biedt een tool als Mercell Source-to-Contract al snel meerwaarde.”
Door Mercell worden doorlooptijden verkort en werken zowel de projectleiders als beoordelaars efficiënter samen binnen één platform.
Welke meerwaarde biedt Mercell nog meer?
“Dit geldt ook voor de beoordeling van inschrijvingen. Zo is het mogelijk dat externe beoordelaars, zoals architecten, kunnen worden toegevoegd als beoordelaar. Voorheen kwamen er inschrijvingen binnen die eerst gefilterd moesten worden. Pas dan kwamen de juiste stukken bij de architect en de inkoper terecht. Vervolgens werden de stukken beoordeeld en weer allemaal teruggestuurd naar de projectleider. De projectleider ging op zijn beurt alles verwerken in een spreadsheet. Een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Mercell automatiseert het beoordelingsproces. Zo zie je in één oogopslag de inschrijvingen en de rangorde.
In Mercell is dit hele proces geautomatiseerd. Een druk op de knop zorgt ervoor dat de juiste partij enkel de voor hem of haar bedoelde stukken ontvangt. Dat scheelt gigantisch veel werk! Na de afronding van de beoordeling ziet het team in één oogopslag de inschrijvingen. Ook is meteen de rangorde te zien, zoals: welke leverancier heeft knock-outs gescoord? En aan wie moeten we gunnen?"
Hoe zou je de samenwerking met Mercell omschrijven?
“Mercell is onderdeel van het ontwikkelproject om te voldoen aan de Aanbestedingswet. Het systeem brengt een aantal voordelen met zich mee voor Actium. Zo worden doorlooptijden verkort en werken zowel de projectleiders als beoordelaars efficiënter samen binnen één platform. De grootste tijdwinst wordt geboekt door slim te werken met sjablonen. Ook de wijze waarop informatie online beschikbaar is en gedeeld wordt, scheelt ons veel tijd. Mercell zorgt er tegelijkertijd voor dat alle informatie op transparante wijze beschikbaar is voor aannemers.”