Hieronder vind je vijf veelgemaakte fouten en hoe je ze kunt voorkomen.

 

1. Te laat verduidelijkingsvragen stellen

Sommige leveranciers gaan ervan uit dat zij onduidelijke of te strenge eisen achteraf nog kunnen aanvechten, nadat de opdracht is gegund. In de praktijk is dat vaak lastig.

Als een eis onduidelijk of ongebruikelijk streng lijkt, wordt van leveranciers doorgaans verwacht dat zij dit al tijdens de vragenronde, vóór het indienen van hun inschrijving, aankaarten.

Hoe voorkom je deze fout?

• Bestudeer de aanbestedingsstukken in een vroeg stadium
• Identificeer eisen die onduidelijk zijn of ruimte laten voor interpretatie
• Dien tijdig verduidelijkingsvragen in via het aanbestedingsplatform

Belangrijk inzicht
De vragenronde is een kans om risico’s te verkleinen. Zie dit als een actief onderdeel van jouw aanbestedingsstrategie.

 

2. Aannemen dat referenten altijd reageren

Referentiecontroles spelen vaak een belangrijke rol in de beoordeling. Het gaat mis wanneer de aanbestedende dienst een referent probeert te bereiken, maar geen reactie ontvangt.

Zelfs als een referent vooraf heeft aangegeven mee te willen werken, kan de eis alsnog als niet voldaan worden beschouwd als er geen contact tot stand komt.

Hoe voorkom je deze fout?

• Informeer referenten vooraf over de aanbesteding
• Controleer of zij beschikbaar zijn tijdens de beoordelingsfase
• Zorg dat de contactgegevens correct en actueel zijn

Belangrijk inzicht
Ga er niet automatisch vanuit dat referenten reageren. Goede voorbereiding voorkomt problemen tijdens de beoordeling.

 

3. Eisen lezen met een ‘commerciële bril’

Leveranciers interpreteren eisen vaak vanuit zakelijk perspectief. In aanbestedingen worden eisen echter meestal strikt uitgelegd op basis van de letterlijke formulering.

Als een eis bijvoorbeeld aangeeft dat naleving moet worden aangetoond, is het simpelweg verklaren dat je voldoet niet genoeg: er kan documentatie of bewijs worden verlangd.

Hoe voorkom je deze fout?

• Lees elke eis zorgvuldig en letterlijk
• Bepaal waar bewijsstukken of documentatie nodig zijn
• Zorg dat je inschrijving aantoonbaar voldoet aan alle eisen

Belangrijk inzicht
Bij aanbestedingen draait het om de precieze formulering. Goede onderbouwing is minstens zo belangrijk als de inhoud van je aanbod.

 

4. Te veel beloven in de inschrijving, vooral bij gebruik van AI

AI-tools worden steeds vaker gebruikt om inschrijvingen op te stellen. Ze kunnen helpen bij structuur en tekst, maar brengen ook risico’s met zich mee.

Door AI gegenereerde teksten kunnen processen of mogelijkheden beschrijven die niet volledig overeenkomen met de praktijk binnen jouw organisatie. Omdat toezeggingen in een offerte later contractuele verplichtingen kunnen worden, kan dit juridische en operationele problemen opleveren.

Hoe voorkom je deze fout?

• Gebruik AI als hulpmiddel, niet als vervanger van deskundigheid
• Laat inhoud beoordelen door interne experts
• Zorg dat alle toezeggingen realistisch en uitvoerbaar zijn

Belangrijk inzicht
Een inschrijving is geen marketingtekst. In veel gevallen vormt het de basis van het contract.

 

5. Denken dat aanbestedingsstukken niet te beïnvloeden zijn

Veel leveranciers denken dat aanbestedingsstukken vaststaan zodra de aanbesteding is gepubliceerd. In de praktijk kunnen aanbestedende diensten tijdens de aanbestedingsperiode vaak nog verduidelijkingen geven of onderdelen aanpassen.

Leveranciers die documenten vroeg analyseren en gerichte vragen stellen, verkleinen hun risico’s en krijgen beter inzicht in hoe eisen worden geïnterpreteerd.

Hoe voorkom je deze fout?

• Analyseer de aanbestedingsstukken direct na publicatie
• Breng onduidelijke of beperkende eisen in kaart
• Stel tijdig verduidelijkingsvragen

Belangrijk inzicht
Aanbestedingsstukken zijn niet altijd definitief. Actieve leveranciers benutten de vragenronde om hun positie te versterken.

 

Voordat je jouw inschrijving indient

Controleer vóór indiening van je inschrijving het volgende:

✔ Alle eisen zijn volledig en duidelijk beantwoord
✔ Vereiste documentatie is toegevoegd
✔ Referenten zijn geïnformeerd en beschikbaar
✔ Toezeggingen zijn realistisch en uitvoerbaar

Aandacht voor detail kan bij aanbestedingen het verschil maken tussen acceptatie en afwijzing.

 

Wil je jouw aanbestedingsvaardigheden versterken?

Succesvol deelnemen aan aanbestedingen vraagt om een combinatie van commercieel inzicht, naleving en juridische kennis.

Bid Excellence is het leerplatform van Mercell voor leveranciers die succesvol willen zijn in de publieke sector. De cursussen en hulpmiddelen zijn ontwikkeld door aanbestedingsexperts, bidmanagers en juristen en helpen leveranciers om met vertrouwen deel te nemen aan aanbestedingen.

Met Bid Excellence leren leveranciers aanbestedingsregels beter te begrijpen, de kwaliteit van hun inschrijvingen te verbeteren, nalevingsrisico’s te verminderen en hun kans op gunning te vergroten.