5 manieren waarop je het beheer van contracten onder controle krijgt

Iedere dag beheren inkoopteams miljoenen contracten. Elk contract is gebonden aan strikte wettelijke eisen, leveranciers verplichtingen en verlenging deadlines. Veel teams vertrouwen nog steeds op verouderde spreadsheets en handmatige opvolging. Dat leidt tot gemiste deadlines, risico’s met compliance en financiële risico’s.

Effectief contractbeheer is meer dan een administratieve taak. Het is een belangrijk middel waarmee je zorgt voor betere relaties met leveranciers, kostenbesparingen en naleving van de wet- en regelgeving. Maar het bijhouden van alle voorwaarden, verlengingen en verplichtingen zonder de juiste tools is een continue uitdaging.

Daarom biedt een gecentraliseerde, geautomatiseerde oplossing de uitkomst. Hiermee helpen we inkoopprofessionals hun workflows te stroomlijnen, compliance te waarborgen en contractbeheer te veranderen van een last tot een proactieve strategie. 

In deze blog delen we vijf manieren waarop Mercell contractmanagement eenvoudiger, slimmer en efficiënter maakt.

1. Sneller en consistenter contracten opstellen met sjablonen

Contractbeheer kan zonder standaardisatie een tijdrovend proces worden. Daarnaast is het vaak inefficiënt én ben je blootgesteld aan juridische risico’s. Hoeveel tijd wordt er verspild aan het vanaf de basis opstellen van contracten? En hoe vaak leiden inconsistenties tot problemen met compliance? Ieder handmatig opgesteld contract verhoogt de kans op fouten, vertragingen en de verspilling van middelen.

Met Mercell kun je als inkoopteam snel, consistent en met vertrouwen contracten maken. Onder meer met behulp van gestandaardiseerde en juridisch getoetste sjablonen. Geen onzekerheid meer over clausules, vereisten of voorwaarden. Elk contract volgt een gestandaardiseerde en compliant structuur, waardoor je risico’s minimaliseert en kostbare tijd bespaart.

Voor inkopers in de publieke sector betekent dit dat contracten altijd in lijn zijn met het interne beleid én de wet- en regelgeving rondom inkoop. Managers hebben een gerust hart, omdat ze weten dat hun teams een uniform en betrouwbaar proces volgen. Tegelijkertijd hebben contractbeheerders een duidelijk overzicht van de kwaliteit en de inhoud van de contracten. 

2. Gestructureerd beheer en veilige opslag

Verloren contracten, eindeloos zoeken in e-mails en ongeorganiseerde opslag zijn frustrerend. Maar ze vormen ook een reëel en groot risico. Als contracten namelijk verstopt zitten in persoonlijke inboxen of opgeslagen worden op individuele harde schijven, verspillen inkoopteams kostbare tijd met het zoeken naar belangrijke informatie op het moment dat ze die het hardste nodig hebben. Hierdoor worden deadlines sneller gemist, raken overeenkomsten verloren en worden problemen met compliance onvermijdelijke uitdagingen.

Met Mercell worden alle contracten opgeslagen op één centrale, veilige en georganiseerde plek. Alleen gemachtigde gebruikers krijgen er direct en gemakkelijk toegang toe. Als inkoopteam kun je contracten filteren op trefwoorden, contractnummers, leveranciers én categorieën. 

Als inkoper en contractbeheerder vind je zo contracten sneller terug. Hierdoor maak je transparantere en betere keuzes wanneer je de prestaties van leveranciers evalueert of wanneer je onderhandelingen voorbereidt.

3. Geautomatiseerde herinneringen en contractopvolging

Werk je met meerdere contracten? Dan herken je dit probleem vast wel: het missen van een contractverlenging. De prestaties van een leverancier worden niet (op tijd) gecontroleerd. Hierdoor neemt het risico toe dat de diensten van een leverancier slechter worden. Of je mist belangrijke prijsaanpassingen. Dat heeft weer gevolgen voor de budgetten. Wat nou als je je nooit meer zorgen hoeft te maken over het missen van een deadline?

Met Mercell kun je automatische herinneringen instellen die gekoppeld zijn aan specifieke gebeurtenissen, zoals:

• Aankomende contractverlengingen

• Indexaanpassingen en prijsaanpassingen

• Monitoring van leveranciersprestaties en naleving van contractvoorwaarden

• Contractevaluatie voor nieuwe aanbestedingen

Herinneringen worden automatisch per e-mail naar de juiste stakeholders gestuurd. Zo mis je geen enkele belangrijke deadline meer. Als contractbeheerder kun je hierdoor proactief risico- en kostenbeheer toepassen. Tegelijkertijd kunnen managers erop vertrouwen dat follow-ups van contracten systematisch en efficiënt worden afgehandeld.

4. Inzichten en rapportage voor betere besluitvorming

Weloverwogen beslissingen over leveranciersrelaties en inkoop vragen om nauwkeurige data. Hoeveel contracten zijn er actief of geannuleerd? Komen de leveranciers hun verplichtingen na? Blijven de uitgaven binnen de contract limieten? Zonder heldere inzichten loop je als inkoopteam kostenbesparende mogelijkheden mis en het risico dat je niet (langer) aan de wet- en regelgeving voldoet.

Met Mercell verzamel je alle belangrijke data op één plek. Deze vind je terug in op maat gemaakte rapporten en real-time inzichten. Hiermee krijgen managers en contractbeheerders een volledig overzicht van de contractstatussen, uitgavenpatronen en prestaties van leveranciers.

Via het platform kun je eenvoudig informatie vinden over:

• Het aantal lopende en geannuleerde contracten
• Het verbruik ven opzichte van het contractuele maximum
• Leveranciersprestaties en de mate van naleving van de contractvoorwaarden
• Bij welke contracten duurzaamheids- en milieueisen zijn gesteld

Deze inzichten bieden beleidsmakers een basis waarmee ze aankopen kunnen optimaliseren, kostenbesparingen identificeren en ervoor zorgen dat contracten voldoen aan de bedrijfsdoelstellingen op de lange termijn.

5. Volledige controle en transparantie in contractbeheer

Zonder een gestructureerd systeem wordt contractbeheer een uitdaging. Wie hebben een contract gemaakt, beoordeeld en goedgekeurd? Welke wijzigingen zijn er in de loop van de tijd aangebracht per contract? Dit gebrek aan zichtbaarheid zorgt vaak voor miscommunicatie, compliance risico’s en problemen in het beheer.

Met Mercell wordt jouw contractbeheer helder en gestructureerd. Een duidelijk auditspoor met beoordelingen en goedkeuringen zorgt voor volledige traceerbaarheid en accountability voor je inkoopteam. Elke actie wordt vastgelegd. Zo worden onzekerheden weggenomen en ben je moeiteloos compliant.

Daarnaast biedt Mercell ook op rollen gebaseerde toegang. Hiermee hebben de juiste mensen de juiste toegang. Als manager krijg je bijvoorbeeld volledig inzicht in alle contracten. Als inkoper kun je onderhandelingen en communicatie met leveranciers afhandelen en controllers krijgen toegang tot financiële rapporten en contractopvolgingen.

De verschuiving naar proactief contractbeheer

Contractbeheer hoeft geen constante cyclus van inefficiënties te zijn. De vraag is niet langer óf het contractbeheer moet worden verbeterd. De vraag is hoeveel een reactieve aanpak jouw inkoopteam op dit moment kost.

Elke gemiste verlenging, ieder misplaatst contract en elk foutje in de compliance is een gevolg van het wachten op problemen, in plaats van ze te voorkomen.

Met Mercell kan jouw inkoopteam overschakelen van reactief naar proactief contractbeheer. Je implementeert gestructureerde workflows, veilige opslag, geautomatiseerde meldingen en real-time inzichten. Hiermee krijgt jouw organisatie de vooruitziende blik en de controle die nodig zijn om contracten strategisch te beheren.

Managers, inkopers en controllers kunnen anticiperen op uitdagingen. Ze kunnen risico’s beperken en efficiëntie verbeteren. Zo wordt contractbeheer een functie die waarde toevoegt aan de organisatie, in plaats van een administratieve last is.