5 Tips voor inschrijven op aanbestedingen… voor MKB’ers met drempelvrees

Tip 1: Zie de kansen!

Aanbestedingen zijn opdrachten die de overheid via een (vaste) procedure in de markt zet. Ministeries, provincies, gemeenten, zelfstandige bestuursorganen (ZBO’s) zoals het COA, Kamer van Koophandel en de AFM… Met elkaar zetten ze heel wat opdrachten in de markt. De laatste jaren zie je ook dat aanbestedende diensten opdrachten bundelen, waardoor deze als EU aanbesteding in de markt gezet worden. Meer opdrachten, met grotere opdrachtwaarde. En deze opdrachten zijn niet alleen voor de grote bedrijven bestemd, MKB ‘ers komen daar net zo goed voor in aanmerking. Zonde om die aan je neus voorbij te laten gaan, nietwaar?

Hoe zorg je ervoor dat je al deze kansen ziet? Maak een goed interesseprofiel aan op TenderNed en selecteer op Negometrix alle CPV-codes waar je van op de hoogte gehouden wil worden. Zo mis je geen enkele relevante aanbesteding.

Tip 2: Weet hoe het werkt!

Inschrijvingen moeten digitaal ingeleverd worden. Moet je op Negometrix indienen? Download alle documenten en controleer de planning. Neem alle gevraagde eisen en wensen door. Maak, ook binnen Negometrix, een team, zorg dat iedereen kan inloggen en toegang tot de stukken heeft. Maak een planning incl. vrije dagen van de teamleden en bespreek & verdeel de taken. Spreek af wie uiteindelijk de inschrijving indient en wie controleert (nooit alleen indienen). Zorg dat deze personen aanwezig zijn zodra de deadline nadert. En als deze niet aanwezig zijn, zorg dan dat de autorisaties bij vervanging geregeld zijn.

Is het je eerste keer in een aanbestedingsplatform? Gebruik een half uurtje om vertrouwd te raken met het indienen van een offerte. Test of je al je documenten en antwoorden kwijt zou kunnen. Toch twijfels over hoe het nou precies werkt? Bel met de Servicedesk van het platform, ze zitten er immers ook om inschrijvers te ondersteunen.

Tip 3: Ga ervoor! Of niet.

Inschrijven vraagt de nodige tijd en aandacht. Je moet als inschrijver nauwkeurig werken, goed lezen en weten wat je moet doen. Kan je er onvoldoende aandacht aan besteden? Doe het dan niet! Zonde van je tijd. Met een halfbakken inschrijving krijg je de opdracht niet gegund. Let ook op dat je niet met te veel inschrijvingen tegelijk bezig bent. Dat geeft verdeelde aandacht, je mist de scherpte. Beter een goede, gedegen inschrijving indienen, dan een paar halfbakken inschrijvingen.

Tip 4: Check of je alles scherp hebt!

Voordat je begint aan het verzamel- en schrijfwerk moet je alles goed op een rijtje hebben:

• Lees de aanbestedingsdocumenten goed en nauwkeurig door. Bepaal of het duidelijk is wat de aanbestedende organisatie wenst, of de opdracht bij je past enzovoorts.
• Bepaal vooral of je kunt voldoen aan wat er gevraagd wordt: eisen, criteria, voorwaarden, planning et cetera. Controleer dat goed.
• Bij elke aanbesteding is er de mogelijkheid om vragen te stellen, in Negometrix via Vraag & Antwoord. Maak daar gebruik van! Te vaak worden opdrachten niet gegund vanwege onduidelijkheden. Of er ontstaan problemen in de uitvoering omdat het in de aanbesteding niet duidelijk was en er geen vragen over gesteld zijn. Hoewel, het kan soms ook handig zijn om iets onduidelijk te houden.
• Over alles in de documenten mag je vragen stellen: over de inhoud, de planning, voorwaarden, procedure, uitvoering, bijgevoegde bijlagen etc.
• Vragen stel je om iets helder te krijgen, om eisen wellicht iets aangepast te krijgen etc. Bedenk je altijd welke vragen tactisch handig zijn om te stellen. Soms is het handiger om een vraag niet in te dienen, om je concurrenten niet wijzer te maken. Of je stelt een vraag bewust om je concurrent dwars te zitten.
• De vraag & antwoord module van Negometrix is geschikt om doorlopend vragen te stellen en antwoorden te geven (i.p.v. 1 deadline voor vragen stellen en 1 NvI). In dat geval kun je meteen na een antwoord wat niet helder is, een vervolgvraag stellen. Uiteindelijk leidt dat naar mijn idee tot betere inschrijvingen.

Tip 5: Wees op tijd!

Zorg dat je alle gevraagde documenten op tijd inlevert, voor sluitingstijd. Begin op tijd! Heb je alles wat gevraagd wordt, geüpload? Neem in je planning op dat je een checklist maakt met wat je moet inleveren. Plan tijd in voor een check door een collega. Verklaringen die al eerder getekend zijn, kun je ook al eerder uploaden, daar hoef je niet mee te wachten tot het laatste moment. Je moet de inschrijving elektronisch aanleveren, op sommige momenten (maandagmorgen) is het vaak druk omdat er dan veel ingediend moet worden. Eventuele storingen in het platform zijn geen excuus voor te laat inleveren. Dat vindt de rechter, tenminste, die zich in verschillende zaken heeft uitgesproken. Op tijd inleveren is en blijft de verantwoordelijkheid van de inschrijver. Sluitingstijd is sluitingstijd!

Dus… is inschrijven een moeilijke, arbeidsintensieve, kostbare en ingewikkelde exercitie? Ja en nee. Ja, je moet er tijd en aandacht aan besteden en tijd is geld. Maar nee, zo moeilijk en ingewikkeld is het allemaal niet. Gewoon scherp lezen, goede vragen stellen, strak plannen en stug doorgaan, dan kom je er wel. Ook als MKB’er maak je kans om een opdracht van de overheid in de wacht te slepen.

Veel succes! Ik gun je vele opdrachten.

Over de auteur:

Aanbestedingsspecialist Octavia Siertsema ondersteunt ondernemers bij het inschrijven op aanbestedingen. Vanuit haar jarenlange ervaring schreef zij het praktische Handboek inschrijven op aanbestedingen (ISBN 978-94-6345-429-2, Uitgeverij Pumbo, € 38,50). Het boek is onder andere te koop via www.octavia-siertsema.nl en www.boekenbestellen.nl