7 stappen om een bod uit te brengen

Een goed begin is het halve werk

Bij openbare aanbestedingen is er geen ruimte voor uitstel. Je krijgt geen ruimte om later extra informatie te delen. De deadline voor het indienen van een bod is een strikte deadline. Als je ook maar één minuut te laat bent, is je kans verkeken. Met andere woorden: het is belangrijk dat je alles vanaf het begin goed aanpakt. Wanneer je begint met het plannen van je inschrijving, is het belangrijk om de aanbestedingsdocumenten verschillende keren te controleren, zodat je geen cruciale informatie mist. Er is veel om over na te denken, daarom hebben we alles voor je op een rijtje gezet in deze checklist. 

Veel succes!

 

Stap 1. Neem de aanbestedingsdocumenten meerdere keren door 

Lees de aanbestedingsdocumenten rustig en meerdere keren door. Maak gerust aantekeningen van relevante gevraagde informatie, noodzakelijke eisen of iets anders dat goed is om te onthouden. Er zijn veel details, criteria en vereisten die je mee zal moeten nemen in je inschrijving.

• Wat is het doel van de aanbesteding?  
• Valt je iets op dat belangrijk is om zo duidelijk mogelijk te beantwoorden?  
• Wat moet je als leverancier benoemen en ondersteunen met documentatie? 

Eisen en wensen kunnen verspreid in de documentatie staan. Zorg ervoor dat je alles zorgvuldig doorneemt en noteer wat de aanbestedende dienst wil weten. Maak je eigen checklist van de eisen die je gaat beantwoorden in de aanbestedingsdocumenten, die je vervolgens gemakkelijk kunt afvinken om er zeker van te zijn dat je niets belangrijks mist.

 

Stap 2: Begin vroeg en maak een tijdschema

Het indienen van een inschrijving kan tijdrovend zijn, dus zorg ervoor dat je ruim van tevoren begint. Maak je eigen tijdschema met belangrijke data en deadlines van de verschillende documenten. Sommige aanbestedingen vereisen documentatie van derden, dus het kan extra tijd kosten om alles in orde te krijgen. 

In de aanbestedingsdocumenten vind je meestal de volgende elementen:

• Administratieve voorwaarden 
• Eisen voor de leverancier 
• Eisen voor het onderwerp van de aanbesteding 
• Basis voor evaluatie 
• Contractvoorwaarden 
• Contractbewaking
• Je kan dit als kopjes gebruiken en vervolgens onder de kopjes belangrijke details samenvatten die je niet mag missen in de aanbesteding. 

 

Stap 3. Deadline – wat is de uiterste datum voor het indienen van je inschrijving?

We kunnen je er niet vaak genoeg aan herinneren: begin op tijd. De sluitingsdatum is een strikte deadline. Het is een minimumvereiste dat de inschrijving op tijd wordt ingediend. Anders kan de aanbestedende dienst deze niet eens in behandeling nemen, al zouden ze dat willen. Als algemene regel geldt dat je jouw inschrijving uiterlijk om 23:59 uur op de laatste dag van de termijn indient. 

Het kan zijn dat de aanbestedende dienst een langere termijn heeft gekozen dan het wettelijke minimum, in dat geval is er geen bezwaar om dit aan te houden.

Zorg ervoor dat je de deadline meerdere keren controleert, zodat je niet onnodig al je tijd en moeite kwijt bent aan het maken van je inschrijving.

 

Stap 4. Stel je vragen vroeg in het proces

Heb je vragen over de documentatie? Zorg ervoor dat je vroeg in het aanbestedingsproces vragen stelt als er iets is waar je niet zeker van bent. Zo heeft de aanbestedende dienst ruim de tijd om te antwoorden. 

Neem contact op met de inkoper op de manier die jij wilt, meestal via de Q&A-functie in het aanbestedingssysteem, om antwoord op je vragen te krijgen. Let op of er een deadline is voor het stellen van vragen. 

Houd er ook rekening mee dat het een algemene regel is dat de vragen die een inschrijver stelt, en de antwoorden die de aanbestedende organisatie geeft tijdens de aanbestedingsprocedure, beschikbaar worden gesteld aan alle inschrijvers en andere belanghebbenden. 

Verwar vragen tijdens de aanbesteding niet met het gesprek vóór de aanbesteding. Een proactief gesprek vóór de publicatie van de aanbesteding met de aanbestedende dienst vindt plaats op de manier die jij wilt en heeft geen formele vereisten. Dit betekent dat andere potentiële leveranciers niet automatisch inkijk hebben in je gesprek.

 

Stap 5. Maak het de inkoper zo gemakkelijk mogelijk

De inkoper moet jouw inschrijving en de inschrijvingen van je concurrenten tegelijkertijd beoordelen. Het is daarom extra belangrijk dat je inschrijving duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Doe wat je kunt om het voor de inkoper zo eenvoudig mogelijk te maken om een duidelijk overzicht te krijgen.

• Verduidelijk termen en afkortingen. 
• Geef antwoord op de vragen en vermijd een onnodig lange en ingewikkelde uitleg.  
• Verwijs niet naar externe bronnen en weblinks, maar zorg ervoor dat de aanbestedende dienst alle informatie direct in je inschrijving vindt.  
• De structuur lijkt misschien onnodig streng, maar het is ongelooflijk frustrerend voor de inkoper om eindeloos te moeten zoeken naar relevante informatie. En ook al word je niet beoordeeld op hoe gestructureerd je bent als leverancier, het geeft wel goede signalen af aan de aanbestedende organisatie over hoe je bent om mee samen te werken. 

 

Stap 6. Wees duidelijk dat je bedrijf aan alle eisen voldoet

Wees grondig, duidelijk en netjes bij het beantwoorden van alle vragen in de aanbestedingsdocumenten. Zorg ervoor dat het duidelijk is dat je bedrijf aan alle eisen voldoet. Beschrijf helder hoe je aan alle geschiktheidseisen, uitsluitingsgronden, selectiecriteria en gunningscriteria voldoet om het best mogelijke resultaat te behalen. Let er vooral op dat je voldoet aan de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, die zijn verplicht. 

Het is belangrijk om te onthouden dat er altijd dwingende eisen zijn. Er kunnen vervolgens aanvullende criteria zijn met betrekking tot kwaliteit, milieukenmerken, competentie, levertijd, garantie, service en follow-up, enz. Benadrukken hoe goed je bedrijf aan deze criteria voldoet in de aanbesteding maakt de kans groter dat jouw inschrijving wint. Zelfs als je niet de laagste prijs hebt. Behandel daarom bij voorkeur alle eisen in de aanbesteding gelijk, of ze nu verplicht zijn of niet.

 

Stap 7. Controleer alle informatie voordat je je inschrijving indient

Zorg ervoor dat je inschrijving aan alle eisen en voorwaarden in de aanbestedingsdocumenten voldoet. Een onvolledige inschrijving wint de aanbesteding waarschijnlijk niet. Als je vragen beantwoordt in een afzonderlijk document, zorg er dan voor dat je duidelijk weet welke vraag je beantwoordt. Neem je eigen checklist door die je aan het begin hebt geschreven en zorg dat je alle details controleert, zoals:  

• Zijn alle contactgegevens correct? 
• Heb je de juiste contactgegevens voor de referenties? 
• Dien je de offerte in de juiste taal in? 
• Tekent de juiste vertegenwoordiger van je bedrijf als afzender? 
• Heb je alle, door de aanbestedende dienst, gevraagde bijlagen bijgevoegd? Zijn dit de juiste bijlagen? 
• Voldoe je aan alle eisen?

 

Je bent goed op weg

Zoals je waarschijnlijk al uit deze checklist hebt begrepen, zijn voorbereiding en systematisch werken essentieel voordat je een inschrijving indient. Werk gestructureerd en controleer nauwkeurig of alle details zijn opgenomen. Als je werkt met een aanbestedingssysteem zoals Mercell, is het makkelijker om overzicht te krijgen en te zien of alle onderdelen zijn opgenomen.