9 veelgemaakte fouten in het aanbestedingsproces

Bij een aanbesteding komt veel kijken. Een foutje is zo gemaakt. Bij de aanbestedende dienst kan dat tot verwarring leiden, met alle gevolgen van dien. Gelukkig zijn deze fouten vaak snel opgelost. In deze blog delen we negen veelgemaakte fouten en hoe je ze kunt vermijden.

1. De offerte heeft niet dezelfde opzet als het aanbestedingsdocument

Heeft je offerte een andere indeling dan het aanbestedingsdocument? Dan is het voor een inkoper moeilijker om de offerte te volgen en controleren. Daarom is het handig om de offerte aan de hand van de voorschriften op te stellen. Zo kan de inkoper jouw offerte makkelijker én sneller beoordelen. 

Maakt de inkoper gebruik van Mercell? Dan gaat het formatteren vanzelf. De inkoper kan namelijk zijn document verwerken in een vragenlijst. Deze hoef je als leverancier alleen nog in te vullen. Zo krijgt de inkoper alle inschrijvingen via hetzelfde format. 

2. De offerte is onduidelijk en bevat foutjes

De offerte is vaak de eerste indruk die een koper van jouw organisatie heeft. Als je offerte vol foutjes staat, kan de inkoper vraagtekens zetten bij jouw kennis. Controleer daarom altijd je offerte meerdere keren. Is alles duidelijk? Staat alle informatie duidelijk opgeschreven? Schakel idealiter ook een collega in voor een extra controleronde. Twee paar ogen zien altijd meer dan één.

3. De offerte is onvolledig

Mist er informatie in je offerte? Dan kan de inkoper denken dat je geen overzicht en inzicht hebt. Met een onvolledige offerte maak je minder kans om te winnen. Heb je niet genoeg informatie om een volledige offerte in te dienen? Zoek deze informatie dan van tevoren uit. Tijdens de aanbesteding is er ook ruimte voor vragen – gebruik deze gerust!

4. De prijs komt niet overeen met je offerte

De prijs speelt een belangrijke rol bij de gunning van een opdracht. Zorg er daarom voor dat je de prijs en voorwaarden duidelijk motiveert op basis van de vraag en jouw aanbod. Lees voordat je een offerte indient de gunningscriteria goed door. Hierin staan de belangrijkste onderdelen van de aanbesteding. Door je aanbod hierop af te stemmen, kun je een aanzienlijk voordeel behalen.

5. De offerte voldoet niet aan alle voorwaarden

Hoe reageer je als ondernemer op alle criteria en vragen? Dat is een van de voornaamste onderdelen waar een inkoper naar kijkt. Geef daarom duidelijk en beknopt antwoord op iedere eis. Laat ook zeker je kennis en ervaring terugkomen in de offerte! 

Soms heb je (nog) niet de juiste kennis en ervaring om aan bepaalde criteria te voldoen. In dat geval kun je jezelf afvragen wat je uit de inschrijving wil halen. De aanbestedende dienst werkt vaak met gunningscriteria. Wie daar niet aan voldoet, zal weinig kans van slagen hebben. Richt je daarom vooral op de aanbestedingen waarvan je zeker weet dat je aan alle criteria voldoet.

6. De offerte is niet toegespitst op de aanbesteding

Een offerte wordt bij veel organisaties geschreven volgens een sjabloon. Toch kun je dat niet zomaar aanleveren aan de inkoper. Het is belangrijk om de offerte toe te spitsen op de aanbesteding. Wordt er gebruikgemaakt van bepaalde jargon? Verwerk die dan ook in je offerte. Zo laat je zien dat je verstand van zaken hebt en goed geïnformeerd bent.

7. Documenten vergeten aan te leveren

Als je een sjabloon volgt, gebruik je waarschijnlijk standaardteksten in je offerte. Let daarbij goed op dat je (ook) alle informatie aanlevert die door de inkoper wordt gevraagd. Het kan namelijk gebeuren dat de inkoper om informatie vraagt die niet in jouw sjabloon is opgenomen. Voorkom dat je bepaalde documenten of informatie vergeet aan te leveren. Controleer daarom alle documenten en informatie voordat je de inschrijving afrondt. Met Mercell wordt deze stap voor jou gedaan. Het programma laat namelijk zien wanneer je (nog niet) alle vragen hebt beantwoord. Zo zie je altijd in één oogopslag of je inschrijving compleet is. 

8. Te veel documenten aanleveren

Het tegenovergestelde van het vorige punt kan ook gebeuren: je levert te veel documenten aan. Te veel en niet-relevante informatie zorgt voor verwarring bij de inkoper. Een vuistregel is daarom: hou de inschrijving zo kort en bondig mogelijk met alleen de noodzakelijke informatie. 

9. De inschrijving wordt te laat ingediend

We kennen het allemaal: drukte op het werk. Misschien zorgt dit ervoor dat je nét de deadline hebt gemist. Volgende keer beter.Na de deadline kun je geen inschrijving meer indienen.  Let daarom goed op de tijd en lever alle informatie ruim van tevoren aan. Maak je gebruik van Mercell? Dan word je altijd op de hoogte gehouden van de naderende deadline. Zo hoef je nooit meer een inschrijving te missen. 

Meer weten over aanbestedingen?

In deze blog heb je negen veelgemaakte fouten én hun oplossingen gelezen. Wil je meer informatie over aanbestedingen? Mercell Kenniscentrum neemt je mee door alle essentiële onderdelen van het aanbestedingsproces.