AI in tendermanagement: waar staan we nu echt?

Als leverancier wil je je winrate verhogen, je inschrijfproces efficiënter organiseren en sneller door omvangrijke aanbestedingsstukken bewegen. En tegelijkertijd de markt scherper analyseren, je positionering versterken en de concurrentie voorblijven. AI is onmisbaar geworden voor deze raakvlakken. 

Tijdens de SMA Tender Summit verkenden we dit thema: hoe zet je AI in zonder grip te verliezen op kwaliteit en compliance? En wanneer versnelt AI je inschrijfproces écht? Onze collega Aria Been deelt zijn 3 key takeaways van deze dag. 

 

Key takeaway 1: AI werkt pas effectief bij een volwassen proces

Het is verleidelijk om een AI-tool in huis te halen en direct te beginnen. AI kan veel, en is op veel plekken nuttig. Toch begint echte winst ergens anders: bij je proces. Voordat je automatiseert, is het nodig om eerst te weten hoe je tenderproces er precies uitziet. Zorg dat je dit proces stap voor stap hebt uitgeschreven, en stel jezelf hierbij deze vragen:

• Wat verhoogt (indirect) onze winrate?
• Waar lopen we risico op uitsluiting?
• Welke taken kosten veel energie en leveren weinig strategische waarde?
• Waar verliezen we de meeste tijd?

Misschien ontdek je dat je vooral veel tijd kwijt bent aan het vinden van relevante aanbestedingen. Dan kun je een slimme AI kiezen die suggesties doet op basis van jouw monitoringsprofiel. Of dat de grootste bottleneck zit in het snel doorgronden van complexe aanbestedingsdocumenten om een goede go/no-go-beslissing te kunnen nemen. In dat geval kies je liever voor een handige samenvattingstool. 

Dus: als je scherp hebt waar je in je proces kunt verbeteren, kun je makkelijker een AI-tool kiezen die een concreet knelpunt in je proces oplost.

 

Key takeaway 2: AI geeft geen garantie op meer wins, wél op meer capaciteit 

Tijdens de paneldiscussie stemde de meerderheid van de deelnemers ermee in dat AI op zichzelf geen garantie biedt voor het winnen van méér tenders. In de praktijk zien organisaties geen directe stijging van de winrate. 

Waar AI wél het verschil maakt, is in capaciteit. Inschrijven op tenders is en blijft teamwork. Zodra je besluit mee te doen, draait alles om focus, timing en kwaliteit. Met AI kun je rust in je proces inbakken. Bijvoorbeeld door administratieve opstarttaken te automatiseren, standaardchecks automatisch af te vangen en een extra compliance-check vóór indiening in te bouwen. 

Uit de keynote van Loes van Esch blijkt dat de ureninzet per tender daalt wanneer AI gericht wordt ingezet. Die vrijgespeelde tijd wordt niet gebruikt om simpelweg méér tenders te draaien, maar om beter te werken. Er ontstaat ruimte voor scherpere behoefteanalyses, markt- en trendsanalyses en sterkere positionering.

 

Key takeaway 3: het vak verandert, maar het blijft mensenwerk

Tijdens de summit kwam de term 'keep the human in the loop' regelmatig terug. Daarmee wordt verwezen naar afwegingen die zich nu eenmaal (nog) niet laten vangen in een prompt. Denk aan de keuze om wel of geen eisverzwarende vraag te stellen. Of aan het beoordelen of de gevraagde scope realistisch is in verhouding tot de opdrachtwaarde. Ook het aanvoelen wat een beoordelingscommissie écht belangrijk vindt, zelfs als dat niet expliciet in de stukken staat, vraagt om ervaring en context. 

AI kan ondersteunen bij analyse, patronen herkennen en teksten structureren. Maar het mist het bredere inzicht dat verder gaat dan data. Het kan suggesties doen en feedback genereren, maar zelf moet je nog wel aan het roer blijven staan.

Daarnaast groeit het bewustzijn rondom risico’s. Tijdens de Summit werd meerdere keren gewezen op privacy, compliance en ethiek. Wat gebeurt er met vertrouwelijke data? Hoe borg je dat gevoelige informatie niet onbedoeld wordt gedeeld? Wie is verantwoordelijk voor gegenereerde output? AI kan 'hallucineren'. AI kan overtuigend klinken zonder feitelijk correct te zijn. Dat vraagt om controle, governance en duidelijke kaders. Om de menselijke schakel, dus.

 

Stroomlijn je tenderproces met Mercell

Het centrale thema van de dag sloten we ons volledig op aan: hoe richt je je tenderproces zo efficiënt mogelijk in, zonder dat dit ten koste gaat van kwaliteit? Kennisdeling en het uitwisselen van best practices stonden centraal. Niet om harder te werken, maar om slimmer te organiseren. 

Want dat is precies waar we bij Mercell dagelijks mee bezig zijn. We ontwikkelden onze AI-functionaliteiten vanuit concrete use cases waarvan we weten dat ze jou het meeste opleveren in het tenderproces:

• Met AI Profile Builder stel je binnen twee minuten een compleet monitoringsprofiel op door je organisatie te omschrijven. Je ziet direct al relevante kansen en hebt een sterkere focus vanaf het begin.

• Met AI Better Matching besteed je minder tijd aan het zoeken naar relevante aanbestedingen. Onze inkoopspecifieke AI-modellen analyseren de volledige context van een aanbesteding én jouw profiel. Zo beslis je gerichter waar je echt het verschil kunt maken.

• Met AI Tender Summarization krijg je snel inzicht in complexe aanbestedingsdocumenten. Je ziet direct de kern, waardoor je sneller en beter onderbouwde go/no-go-beslissingen neemt. De analyse wordt versneld, maar jij maakt de strategische afweging.

Zo zetten we AI in waar het echt waarde toevoegt: binnen een helder tenderproces, als capaciteitsversterker en altijd met jou in controle.