Het juiste moment is cruciaal 

Contact met de inkoper beperkt zich niet tot het moment waarop je de opdracht al hebt. Het indienen van een sterke inschrijving kan je ver brengen, maar echte groei ontstaat door belangrijke gesprekken te voeren met de aanbestedende dienst.

Door in gesprek te gaan met inkopers – vóór, tijdens en na het aanbestedingsproces – kun je je meerwaarde laten zien en op de lange termijn vertrouwen opbouwen. We begeleiden je bij elk moment en delen welke kansen je toekomst kunnen vormgeven.

 

Dialoog vóór de aanbesteding: marktconsultaties

Elke aanbesteding heeft een eigen tijdlijn, met acties die zowel jij als leverancier als de aanbestedende dienst moeten uitvoeren. Inkopers bepalen eerst hun behoefte en doen marktonderzoek, waarna ze de aanbestedingsdocumenten opstellen en de aanbesteding uitvoeren. Tegen die tijd zijn veel cruciale beslissingen al genomen.

Sterke marktkennis is daarom essentieel. Dit begint met het in kaart brengen van bestaande contracten die aflopen, zodat je betrokken kunt zijn voordat een nieuwe aanbesteding wordt gestart. Het betekent ook dat je toekomstige inkoopbehoeften signaleert door verkoopkansen te analyseren, zoals gemeentelijke notulen en openbare budgetten.

Als leverancier heb je dus een dubbele rol: houd overzicht over aankomende aanbestedingen en aflopende contracten en vertaal vroege marktsignalen naar tijdige, goed geïnformeerde gesprekken met aanbestedende diensten.

Een andere manier om vroeg betrokken te raken, is via marktconsultaties. Deze stellen inkopers in staat te ontdekken wat de markt kan bieden en hun eisen in de aanbestedingsdocumenten te verfijnen. 

Dit zijn gouden momenten om contact te leggen en je kennis en expertise te tonen. Marktconsultaties kunnen op verschillende manieren plaatsvinden, zoals:

• Een bijeenkomst met één of meerdere leveranciers
• Een workshop
• Een netwerkbijeenkomst
• Een seminar of themabijeenkomst

Inkopers nodigen vaak leveranciers uit die zij al zien als gevestigde en betrouwbare marktpartijen. Een sterke zichtbaarheid en aanwezigheid in de markt vergroten dus je kansen om vroeg betrokken te worden. Verken onze uitgebreide gids om die positie te versterken.

Ontdek hoe je je proactieve verkoop kunt versterken

 

Dialoog tijdens de aanbesteding: vóór het indienen

Het aanbestedingsproces is gestart en je bevindt je nu in de inschrijvingsfase. Wat nu? Enkele manieren om contact te hebben met de aanbestedende dienst zijn:

• Tijdens een inspectie
• Tijdens een toelichtingsbijeenkomst
• Tijdens een technische toelichting

Een inspectie wordt niet gedaan om kritiek te leveren, maar om je productieproces en technische kennis te leren kennen. Bereid je werkplek goed voor en toon de meest relevante processen, deskundige medewerkers en nieuwste technologie.

Een toelichtingsbijeenkomst vindt meestal plaats met meerdere leveranciers. Inkopers delen de context van de aanbesteding, welke procedure wordt gevolgd, welke criteria belangrijk zijn en wat de planning is. Dit is een belangrijk moment om verduidelijkende vragen te stellen, de aanbestedingsdocumenten kritisch te beoordelen en inzichten te verzamelen om je inschrijving te versterken. Bereid je voor door onderzoek te doen naar de aanbestedende dienst, eerdere contracten te bekijken en je vragen vooraf op te stellen.

Tijdens een technische toelichting geef je een presentatie over de technische aspecten van de opdracht. Goede voorbereiding is essentieel: geef duidelijke, beknopte informatie zodat ook inkopers met weinig technische kennis je begrijpen. Deze één-op-één sessie is de perfecte kans om je expertise te tonen en je positie als marktleider te versterken.

 

Dialoog tijdens de aanbesteding: na het indienen

Het inkoopproces is tijdrovend, zowel voor jou als leverancier als voor de inkopers. Nadat alle inschrijvingen zijn ontvangen, moeten inkopers deze lezen en beoordelen – honderden pagina’s in totaal.

Ook al verlichten platforms zoals Mercell dit proces, inkopers kunnen gemakkelijk overweldigd raken door de hoeveelheid informatie. Soms is extra toelichting nodig over onderwerpen die nog niet in de inschrijvingen zijn behandeld. In zulke gevallen kunnen de volgende vormen van dialoog plaatsvinden:

• Een presentatie
• Interviews
• Een verificatiebijeenkomst
• Een demonstratie

Tijdens een presentatie kun je extra informatie delen over je product of dienst, ideaal om je organisatie echt te verkopen. In interviews beantwoord je vragen van de inkoper en lever je net dat beetje extra. Een verificatiebijeenkomst controleert informatie uit de inschrijving en vindt vaak plaats met de winnende leverancier. Een demonstratie maakt meestal deel uit van de gunningsfase, waarbij je cases in de praktijk kunt laten zien.

 

Dialoog na de aanbesteding

Het laatste moment voor dialoog in de aanbestedingstijdlijn is na de gunning. Deze gesprekken zijn bedoeld voor wederzijdse feedback. Feedbacksessies zijn waardevol, zowel bij een winnende inschrijving als bij een verloren aanbesteding. Door de juiste vragen te stellen, leer je:

• Wat andere leveranciers hebben ingediend
• Hoe zij hun inschrijvingen hebben vormgegeven
• Hoe je je inschrijvingen kunt verbeteren
• Hoe je je strategie verder kunt versterken

Bereid je feedbacksessie goed voor en luister actief naar de inkopers. Zo krijg je een beter inzicht in de behoeften van de markt en hoe je je producten of diensten beter kunt verkopen. Een eerlijke – en strategische – feedbacksessie helpt je om toekomstige aanbestedingen succesvoller te maken.

 

Begin de dialoog samen met Mercell

Een waardevolle dialoog met inkopers begint niet met een koud telefoontje, maar met weten wanneer en waarom te handelen. Deze proactieve mindset omzetten in consistente actie vereist het juiste overzicht. Mercell Bidding ondersteunt je bij het identificeren van de juiste momenten om het gesprek te starten of voort te zetten.

Zo werkt het:

• Vroege aankoop-signalen ontdekken: Door signalen zoals gemeentelijke vergaderingen en budgetplannen te volgen, herken je aankomende inkoopbehoeften vroeg. Zo kun je proactief contact opnemen vóór publicatie van de aanbesteding.

• Op maat gemaakte aanbestedingsalerts ontvangen: Door relevante aanbestedingen direct in je inbox te krijgen, weet je wanneer een inkoper de markt betreedt. Zo mis je nooit een kans en kun je snel reageren wanneer het er echt toe doet.

• Aflopende contracten signaleren: Als een overeenkomst bijna afloopt, kun je contact opnemen om toekomstige behoeften te bespreken, geleerde lessen te delen en jezelf te positioneren vóór definitieve eisen.

• Gunningen analyseren: Bekijk eerdere beslissingen en ontdek nieuwe partnerschappen of veranderende patronen. Als een concurrent buiten hun gebruikelijke scope wint, of een nieuwe speler de markt betreedt, biedt dit een natuurlijk startpunt voor een datagedreven gesprek.

• Overzicht houden van acties: Met intuïtieve planningshulpmiddelen beheer je belangrijke mijlpalen en herinneringen voor strategische momenten, zoals feedback vragen na gunning. Zo blijft de dialoog verder gaan dan één aanbesteding en ondersteun je langdurige relaties.