eForms beter begrijpen

In dit artikel deelt Julien Louvrier, Product Manager van eForms implementatie, de ins en outs van de eForms. Hij geeft context over de visie van de Europese Commissie en vertelt ons over het implementatieproces in Mercell. Of je nu nieuw bent in het vak of al een doorgewinterde inkoper, laten we in deze blog samen in de eForms duiken.

 

Waarom de eForms zijn ontwikkeld

Met de eForms zorgt de Europese Commissie voor op maat gemaakte formulieren. Deze kunnen worden gebruikt voor allerlei soorten tenders. Van nationale opdrachten tot aanbestedingen in Europa en EER-landen (Europese Economische Ruimte). 

Het hoofddoel van de Europese Commissie is om meer grip te krijgen op Europese aanbestedingsdata en zo meer datapunten te creëren. Het idee is om lidstaten te ondersteunen om goed geïnformeerde, datadriven keuzes te maken over hun spend. Daarnaast zorgen de eForms volgens de Commissie voor:

• Verhoogde transparantie;

• Snellere identificatie van corruptie;

• Ondersteuning van inkopers door grote projecten te verdelen in percelen, waardoor kleinere ondernemers meer toegang krijgen tot aanbestedingen;

• Eenvoudigere manieren voor bedrijven en organisaties om aanbestedingen te vinden in hun sector en op hun locatie.

eForms zijn nog maar een paar maanden in gebruik. Daarom is het nu nog te vroeg om te stellen dat deze doelen zijn behaald en of ze voor verbeteringen hebben gezorgd.

 

De uitdagingen van de lancering van eForms

De eForms moesten geïmplementeerd worden in de nationale eProcurementsystemen door heel Europa. Daarnaast moesten ze per lidstaat op maat gemaakt worden, zodat ze aan specifieke eisen konden voldoen. Dat betekende dat er geen standaard wetgeving was die beleidsmakers konden gebruiken bij de implementatie. In plaats daarvan moesten nationale autoriteiten in overleg met hun stakeholders. Samen besloten ze hoe de verschillende onderdelen van de eForms lokaal geïmplementeerd zouden worden.

Terwijl de lidstaten nog rond de tafel zaten, begon het Publicatiebureau van de Europese Unie al met het ontwikkelen van de technische specificaties van de eForms. Deze specificaties waren nog in de maak toen systemen als Mercell moesten beginnen aan de implementatie. De technische specificaties van de eForms werden gaandeweg - en nu nog steeds - ontwikkeld. 

 

Onzekerheid tijdens het uitrollen van de eForms

De overgang naar de eForms zorgde voor veel nieuwe informatie, waaronder nieuwe velden, regels en notices. Tijdens de implementatie was er één ding zeker: over de eForms bestond nog veel onzekerheid.

De eForms werden namelijk al in gebruik genomen, terwijl nog niet alle lidstaten keuzes hadden gemaakt welke velden verplicht zouden worden. In sommige landen werden de eForms ook ingezet voor aanbestedingen onder de drempel. Deze landen moesten het doen zonder de specificaties van de Europese Commissie. 

Met al deze ontwikkelingen begrijpen we dat er voor jou als inkoper veel op je af komt. Het vergt constant inspanning om je weg te vinden door deze continue veranderingen en op de hoogte te blijven van alle nieuwe specificaties. Bij Mercell ervaren we dit ook, omdat wij ervoor moeten zorgen dat onze systemen blijven voldoen aan de voorschriften. Voor jou als inkoper kan het eveneens lastig zijn, omdat je deze complexiteit effectief moet beheren en je eraan moet aanpassen.  

Gelukkig weten we nu beter welke velden verplicht zijn in bovenhandse aanbestedingen. De Europese Commissie heeft een uitgebreid overzicht gepubliceerd van de verschillende velden. Dat overzicht vind je hier.

 

Ons platform voldoet aan de richtlijnen voor eForms

In oktober 2023 hebben we de Mercell Notice Editor geïntroduceerd. Deze gloednieuwe interface geeft je toegang tot alle formulieren die onder de eForms vallen. Zo voldoe je altijd aan de wet- en regelgeving bij het publiceren van een aanbesteding.

In de Notice Editor kan je de My Checklist-widget gebruiken. Hiermee word je door alle verplichte velden heen geloodst tot het hele formulier is ingevuld. De status van het formulier is te allen tijde zichtbaar. Zo weet je precies wanneer het formulier klaar is voor publicatie.

Sinds de livegang van deze module, krijgen we een steeds beter beeld van de verplichte velden binnen de eForms. Zo hebben we er niet alleen voor gezorgd dat inkopers nog steeds hun aanbestedingen kunnen publiceren, maar hebben we onszelf ook gefocust op het verbeteren van de gebruikservaring van de Notice Editor:

• De vertalingen zijn verbeterd;

• De navigatie van foutmeldingen verloopt soepeler;

• En nog belangrijker: we upgraden doorlopend de regels, velden en codelijsten op basis van de aankondigingen van het Publicatiebureau.

Onze laatste toevoegingen aan Mercells oplossingen

 

eForms zijn een vrij nieuwe toepassing die om regelmatige updates vragen. Dat is niet alleen het geval bij Mercell, maar bij alle systemen in de Europese Unie. Wij delen graag onze laatste updates en upgrades van de Notice Editor:

1. We hebben de responsiviteit van de Notice Editor verbeterd. Hierdoor kan je het ook gebruiken op kleinere laptops, tablets en grotere telefoons. Waar je ook bent, de Notice Editor is altijd beschikbaar.

2. De tijdzones zijn verbeterd in eForms. Dit maakt het makkelijker om de juiste datums en tijden te valideren.

3. We focussen ons ook op het ontwikkelen van vooraf ingevulde velden. Op dit moment zijn nog niet alle velden waarvan je het verwacht geautomatiseerd. Onze ambitie is om zo veel mogelijk velden vooraf te laten invullen. Hierdoor verminderen we handmatig werk. Zo sluipen er minder foutjes in het systeem én bespaar je veel tijd.

Sinds de introductie van deze module zijn er al meer dan 3800 aankondigingen gepubliceerd via dit publicatieformaat. We zijn trots om te delen dat de Notice Editor steeds gebruiksvriendelijker en intuïtiever wordt. Onze focus is nu op het verbeteren van de hulpteksten en de tooltips. Zo zorgen we voor een soepele ervaring bij het invullen van de eForms.

 

 

Wat de toekomst gaat brengen

We maken ons hard om onze service en producten steeds verder te ontwikkelen en verbeteren. De focus van dit jaar is om de nieuwe regels van de publicatieformulieren van het Publicatiebureau door te voeren in onze systeemupdates.

Zo lanceren we op dit moment eForms 1.10. Ook implementeren we de velden van de wijzigingsverordening rond het Internationaal Procurement Instrument (IPI) en de Foreign Subsidie Regulatie (FSR).

Ondanks de uitdagingen hebben de eForms potentie om de manier waarop we tenders publiceren te transformeren. Hun implementatie betekent meer dan alleen procedurele veranderingen. Het is een stap naar een transparanter en efficiënter systeem. eForms maken de weg vrij voor een toegankelijke publieke sector.

 

 

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik zeker dat ik alle verplichte velden van eForms heb ingevuld?

Als je de functie My Checklist gebruikt, weet je zeker dat je alle verplichte velden invult. Deze functie begeleidt je door iedere stap. Het highlight alle verplichte velden en taken. Ook groepeert het verplichte velden in percelen, waardoor je makkelijker door het formulier navigeert. Met deze checklist aan je zijde ben je verzekerd van een soepel en accuraat invulproces.

 

Hoe zijn de eForms anders dan de vorige methoden voor het aankondigen van aanbestedingen?

Voorheen waren formulieren ontworpen om op papier ingevuld te worden. Maar eForms zijn speciaal ontworpen voor digitaal gebruik. Deze formulieren zijn bedoeld om automatisch gegenereerd te worden door aanbestedingsplatforms. Hiermee zijn ze in lijn met de visie van de Europese Commissie om ‘digital by design’ te zijn.