Kan een DAS je meer grip geven op externe inhuur?
Wanneer de behoefte aan externe inhuur verandert, moet je inkoopaanpak voldoende ruimte bieden om mee te bewegen. Ontdek wanneer een DAS passend is en hoe je de toegang voor leveranciers, concurrentie en de werkzaamheden binnen je team organiseert.
Je organisatie heeft regelmatig behoefte aan externe expertise, maar de benodigde vaardigheden en het moment waarop die nodig zijn, kunnen per opdracht veranderen. De keuze voor de juiste inkoopprocedure helpt je om op die behoefte in te spelen en tegelijkertijd concurrentie en grip op het proces te behouden.
Tijdens ons webinar over externe inhuur bespraken onze Mercell-collega’s en Hein Machielse van Holland Inkoop Professionals dat de keuze voor het type inhuurmodel afhangt van de leveranciers die je wilt bereiken, de manier waarop je afzonderlijke opdrachten wilt gunnen en de capaciteit van je team om het proces te beheren.
Een dynamisch aankoopsysteem (DAS) is het overwegen waard wanneer je doorlopend toegang wilt houden tot leveranciers en concurrentie wilt organiseren voor afzonderlijke opdrachten. Om dat goed te laten werken, moet duidelijk zijn welke verantwoordelijkheden bij die keuze horen.
Drie signalen dat een DAS het overwegen waard is
1. Je inhuurbehoefte keert terug, maar de inhoud verandert
Je weet misschien dat je organisatie regelmatig projectmanagers of technische specialisten nodig heeft. Veel lastiger is om precies te voorspellen welke expertise je over zes maanden nodig hebt.
Een DAS kan goed passen bij terugkerende behoeften waarbij de specifieke eisen pas in de loop van de tijd duidelijk worden. Je richt het systeem in en organiseert vervolgens afzonderlijke minicompetities wanneer concrete opdrachten ontstaan.
Die flexibiliteit is waardevol wanneer je vraag lastig te voorspellen is. Tegelijkertijd heb je nog steeds een duidelijke scope voor het systeem en goed omschreven eisen per opdracht nodig.
Een DAS publiceert je uitvraag open en transparant, waardoor de hele markt er kennis van kan nemen en leveranciers kunnen reageren op de profielen die je uitzet. Dat is vooral waardevol wanneer je een structurele, terugkerende behoefte hebt, terwijl de exacte invulling vooraf moeilijk te voorspellen is.
2. Je wilt nieuwe leveranciers de kans geven om mee te dingen
De leveranciersmarkt verandert mee met je behoefte. Nieuwe bedrijven komen op, specialisten ontwikkelen andere expertise en kleinere aanbieders kunnen precies de kennis hebben die voor je volgende opdracht relevant is.
Een DAS blijft gedurende de looptijd open voor leveranciers die aan de toelatingseisen voldoen. Die doorlopende toegang is een van de belangrijkste kenmerken van het systeem.
Voor je team biedt dat de mogelijkheid om ook bij veranderende behoeften relevante leveranciers te blijven bereiken. De praktische vraag is vervolgens hoe je die toegang organiseert.
De DAS maakt het mogelijk dat nieuwe partijen tijdens de looptijd kunnen aansluiten. Partijen kunnen zeggen: ‘Oh, interessant, ik ga meedoen.’ Of juist: ‘Ik reageer niet meer.’ Zo kun je concurrentie op het juiste moment toepassen. Zet je tien vacatures uit, dan zijn die transparant voor de deelnemers van de DAS.
3. Je team kan het proces zelf beheren
Grip houden betekent ook dat je tijd en mensen beschikbaar moet maken voor het werk.
Iemand moet leveranciersaanmeldingen beoordelen, uitvragen voorbereiden en de beoordelingen coördineren. Daarnaast moet binnen je organisatie duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de contractering en het beheer van de gegunde opdrachten.
Voordat je voor een DAS kiest, is het daarom belangrijk om te beoordelen of je team deze werkzaamheden structureel kan uitvoeren. Capaciteit is minstens zo belangrijk als de aantrekkelijkheid van toegang tot een brede leveranciersmarkt.
Een DAS organiseert de toegang tot de markt, maar neemt het werk niet automatisch uit handen. Je organiseert zelf de toelating van leveranciers, de uitvragen en de beoordelingen en kiest je eigen kandidaten. Ook de contractering en dossiervorming blijven bij je eigen organisatie. Een DAS brengt dus een bepaalde uitvoeringslast met zich mee.
Bepaal wat je nodig hebt van je inhuurmodel
Een goed startpunt is om samen vast te stellen wat je wilt verbeteren. Is toegang tot gespecialiseerde leveranciers je belangrijkste prioriteit? Wil je een consistenter proces? Of wil je juist minder werk bij je interne team neerleggen?
Die prioriteiten helpen je om de verschillende mogelijkheden te vergelijken.
Een broker richt zich vaak vooral op contractering en administratie. Een MSP kan bredere verantwoordelijkheden overnemen, waaronder sourcing en leveranciersmanagement. De exacte dienstverlening hangt af van de afspraken in het contract.
Denk daarbij goed na over wie verantwoordelijk is voor het vinden van kandidaten. Toegang tot een brede leveranciersmarkt betekent niet automatisch dat er voor een schaars profiel een geschikte kandidaat beschikbaar is. Als je actieve ondersteuning bij sourcing nodig hebt, moet je dat onderdeel maken van je afweging.
Welke aanpak het beste aansluit, hangt af van wat voor jouw organisatie het zwaarst weegt. Om die afweging eenvoudiger te maken, hebben we de belangrijkste aandachtspunten samengebracht in een praktisch afwegingskader.
Ontwerp het DAS voor de mensen die ermee werken
Als je voor een DAS kiest, is de volgende stap om het proces werkbaar te maken.
Begin met scope en categorieën. Bepaal welke inhuurbehoeften binnen het systeem vallen. Richt categorieën zo in dat ze logisch zijn voor zowel je collega’s als leveranciers. Te veel complexiteit kan het moeilijker maken om een uitvraag goed te plaatsen en te beheren.
Maak uitvragen specifiek. Beschrijf de opdracht, de benodigde expertise en beschikbaarheid duidelijk. Leveranciers hebben voldoende informatie nodig om te kunnen beoordelen of zij een relevante kandidaat kunnen voorstellen.
Spreek af hoe je reacties beoordeelt. Bepaal hoe kwaliteit, tarieven en beschikbaarheid meewegen in de keuze. Heldere criteria geven beoordelaars een consistente basis om aanbiedingen te vergelijken.
Deze keuzes hangen met elkaar samen. Een te brede of vage uitvraag kan veel verschillende reacties opleveren, waardoor je team meer tijd nodig heeft om te bepalen welke kandidaten daadwerkelijk aansluiten. Een goede voorbereiding maakt de beoordeling gerichter.
Ook de toelating van leveranciers en de beoordeling van een concrete opdracht hebben ieder een ander doel. Gekwalificeerd zijn om tot het systeem toe te treden is iets anders dan het beoordelen van een aanbod voor een specifieke opdracht.
De inrichting van een DAS vraagt om bewuste ontwerpkeuzes. Denk bijvoorbeeld goed na over de scope en de categorieën waarvoor je het DAS inzet. Dat zorgt voor meer transparantie en helpt voorkomen dat je uitvragen te breed worden en leiden tot cv-spam.
Grip begint bij duidelijk eigenaarschap
Een proces kan op papier goed georganiseerd zijn en toch vertragen wanneer niet duidelijk is wie de volgende stap moet zetten.
Spreek daarom af wie een uitvraag mag starten, wie deze goedkeurt en wie de reacties beoordeelt. Zorg er ook voor dat deze mensen voldoende tijd hebben om hun verantwoordelijkheden uit te voeren.
Dat eigenaarschap stopt niet na de gunning. Contractlooptijden, verlengingen en tarieven vragen blijvende aandacht. Ook moet uit de dossiervorming duidelijk blijken hoe beslissingen tot stand zijn gekomen. Daarnaast vragen leveranciersrelaties om aandacht, zeker wanneer deelname aan het DAS geen gegarandeerd volume aan opdrachten oplevert.
Hoe Mercell het dagelijkse werk ondersteunt
Zodra je DAS is ingericht, moet iedere nieuwe inhuuruitvraag makkelijker te beheren zijn.
In Mercell geven herbruikbare templates je team een vast startpunt voor iedere minicompetitie. Vooraf ingebouwde velden helpen om uitvragen consistent op te bouwen, terwijl goedkeuringsworkflows collega’s de mogelijkheid geven om details te controleren voordat een uitvraag wordt gepubliceerd.
Categorieën helpen om gekwalificeerde leveranciers te organiseren rond de expertise die je nodig hebt. Je team kan leveranciersinformatie volgen naast de voortgang en resultaten van minicompetities, zonder losse updates uit verschillende bronnen bij elkaar te hoeven zoeken.
Wanneer nieuwe leveranciers toetreden en uitvragen verdergaan, houdt een gezamenlijk dashboard statussen, activiteiten en communicatie zichtbaar. Daardoor is het eenvoudiger om te zien wat aandacht vraagt en het werk binnen je team te coördineren.
Begin met één concrete inhuurbehoefte
Voordat je een volgende stap zet, kun je het beste één representatieve opdracht nemen en die samen met je team stap voor stap doorlopen.
Wil je zien hoe zo’n DAS-proces in Mercell kan werken?