Flexibel aanbesteden met een Dynamisch aankoopsysteem

Traditionele raamovereenkomsten kunnen beperkend zijn vanwege hun vaste toegangsperioden en beperkte ruimte voor leveranciers.  

Maar het Dynamisch aankoopsysteem (DAS) verandert dit spel. Leveranciers kunnen op ieder moment toetreden. Hierdoor ontstaat er een constante stroom van nieuwe bedrijven en worden concurrentie en innovatie gestimuleerd. 

In deze blog verkennen we de basisprincipes van een DAS. Hoe verschilt het van raamovereenkomsten? We geven inzicht in wanneer een DAS de beste oplossing is voor jouw organisatie en inkoopbehoeften. 

In deze blog 

• Wat is een Dynamisch aankoopsysteem? 

• De verschillen tussen een raamovereenkomst en een Dynamisch aankoopsysteem 

• Waarom je en DAS kan overwegen 

• Is een DAS de juiste keuze voor jouw inkoopbehoeften? 

• Hoe werkt een DAS? 

• Implementeer een DAS met Mercell 

• Flexibel werken geïntegreerd 

Wat is een Dynamisch aankoopsysteem? 

Een Dynamisch aankoopsysteem is een flexibel alternatief voor traditionele inkoopmethoden, zoals de raamovereenkomst. Leveranciers kunnen op elk moment toetreden tot een DAS. Zo kun je als inkoper, wanneer de inkoopbehoefte daar is, de beste leverancier kiezen. Dit houdt het systeem fris en dynamisch. Het verwelkomt namelijk voortdurend nieuwe bedrijven tijdens de looptijd van de overeenkomst. 

Een DAS bestaat uit twee fasen. Het omvat zowel de kwalificatiefase waarin leveranciers toetreden tot een DAS, als de fase waarin je als leverancier jouw opdracht(en) aankondigt. Je kunt een DAS zien als een lijst met vooraf gekwalificeerde leveranciers die klaarstaan om te reageren op een aanbesteding. 

Deze volledig elektronische procedure wordt gebruikt om kant-en-klare goederen, diensten en werken in te kopen. Hierbij is de omvang van de overeenkomst vaak nog niet bekend. Denk bijvoorbeeld aan kantoorartikelen, zonnepanelen en bulkgoederen. Voor dit soort aanbestedingen verkort een DAS de lange tijdlijn die met standaardprocedures gepaard gaan. 

De verschillen tussen een raamovereenkomst en een Dynamisch aankoopsysteem 

Een raamovereenkomst is een alternatief voor een DAS. Het belangrijkste verschil tussen de twee is flexibiliteit. Bij een DAS kunnen leveranciers tijdens de looptijd zichzelf altijd aanmelden. Hierdoor groeit de poel met leveranciers gestaag. Aan de andere kant heb je bij een raamovereenkomst een vaste aanmeldingstijd met strikte criteria.  Dit werkt in het voordeel van grote bedrijven, maar in het nadeel voor mkb’s. 

De drempel ligt bij een DAS echter lager voor mkb’s en start-ups om zich aan te melden. Hierdoor wordt het toegankelijker en zorgt het voor een inclusievere markt. Er is geen maximum aantal leveranciers die kunnen toetreden, terwijl dat bij een raamovereenkomst wel zo is. Deze inclusiviteit zorgt ervoor dat je als inkoper toegang hebt tot een groot bereik van innovatieve oplossingen en competitieve inschrijvingen. 

Een DAS en raamovereenkomst kunnen in verschillende situaties worden gebruikt. Wanneer een raamovereenkomst niet goed past, is het DAS een flexibel alternatief. Deze procedure werkt goed voor specifieke gevallen, bijvoorbeeld bij het aanbesteden van personeel. 

Waarom je een DAS kan overwegen 

Een Dynamisch aankoopsysteem heeft verschillende voordelen voor zowel jou als inkoper als de leveranciers. Dit zijn de voornaamste redenen om een DAS in te zetten voor aanbestedingen: 

1. Een DAS zorgt voor een competitieve en dynamische markt 

Een DAS zorgt voor continue competitie, doordat leveranciers doorlopend kunnen toetreden. Hierdoor krijgen mkb’s en start-ups de kans om te concurreren met (grotere) organisaties. Als er veel aanbod is, kan een DAS druk uitoefenen op de prijzen. Dat is weer gunstig voor jou als inkoper. 

2. Een DAS stroomlijnt het aanbestedingsproces 

Doordat er al een lijst is met leveranciers die in aanmerking komen, kunnen aanbestedingen binnen met een DAS binnen 10 dagen worden afgerond. Als inkoper geef je je aankondiging namelijk aan vooraf gekwalificeerde leveranciers. Hierdoor wordt het hele proces versneld. De afdeling Directoraat-Generaal voor Informatica van de Europese Commissie ervaart een afname van 80% in de doorlooptijd met het gebruik van een DAS. Lees het hele verhaal hier. 

3. Een DAS verbreedt de markt 

Een DAS opent de deur naar een breder scala aan leveranciers, terwijl een raamovereenkomst leveranciers vaak uitsluiten na de eerste inschrijffase. Het aanvraagproces voor een DAS is over het algemeen toegankelijker. Hierdoor kunnen leveranciers toetreden zonder zich zorgen te maken over harde deadlines. Deze open methode trekt leveranciers aan met verschillende capaciteiten, expertise en aanbiedingen. Zo kan jouw organisatie een breder scala aan gespecialiseerde leveranciers aanboren. Deze diversiteit stimuleert innovatie in de markt en zorgt ervoor dat jij als inkoper profiteert van unieke aanbiedingen. 

Is een DAS de juiste keuze voor jouw inkoopbehoeften? 

Overweeg je een DAS voor jouw organisatie? Het DAS heeft veel potentie, maar er zijn wel een aantal beperkingen waar je rekening mee moet houden.  

• Wanneer meer leveranciers zich aanmelden voor een DAS, kan de leverancierspool (te) groot worden. Binnen Mercell kun je categorieën gebruiken om jouw leverancierslijsten georganiseerd te houden. Met categoriemanagement kun je moeiteloos een aanvraag uitzetten onder de geselecteerde en gekwalificeerde leveranciers. Geef je de voorkeur aan een kleinere pool? Dan voldoet een raamovereenkomst wellicht beter aan jouw behoeften. 

• Een DAS heeft doorlopend (administratief) beheer nodig, doordat de leveranciers zich continu kunnen aanmelden. Je moet aanmeldingen handmatig toetsen aan jouw eisen. Als jouw organisatie niet over de middelen beschikt om deze tijdrovende taak uit te voeren, kun je wellicht beter kijken naar een andere procedure. 

• Een DAS is vooral geschikt voor veelgebruikte goederen en diensten waar een pool voor leveranciers voor is. Leveranciers hebben daardoor geen garantie op voortdurende betrokkenheid na elk contract. Mogelijk loop je als inkoper de voordelen mis van een langere samenwerking met de leverancier. Ben je op zoek naar strategische leveranciersrelaties op de lange termijn? Overweeg dan om een raamovereenkomst te gebruiken. 

Hoe werkt een DAS? 

In bepaalde Europese landen is het DAS populair vanwege één specifieke reden: leveranciers kunnen op ieder moment toetreden zonder te wachten op de nieuwe aanbestedingscyclus.  

Een DAS bestaat uit twee onderdelen. Het begint met de opzet van het systeem; alle leveranciers die zichzelf aanmelden én aan de criteria voldoen, worden toegelaten. Er is hierbij geen limiet van hoeveel leveranciers zichzelf aan kunnen melden. Vervolgens worden de aanbestedingen uitgezet. Hierbij vraag jij als inkoper om alle leveranciers (binnen een relevante categorie) in het DAS om zich in te schrijven. 

Zo werkt het: 

Stap 1: Kwalificatie 

Wanneer je een DAS opzet, is de toelatingsperiode in eerste instantie 30 dagen. Leveranciers kunnen in principe op ieder moment tijdens de duur van het DAS zichzelf aanmelden. Alle leveranciers die voldoen aan de criteria, worden toegelaten. Hierdoor krijg je een grote en competitieve pool van aanbieders. Voldoet een leverancier in eerste instantie niet aan de criteria? Dan kan hij zichzelf opnieuw aanmelden wanneer hij er wel aan voldoet. 

Je kunt een op maat gemaakte shortlist van leveranciers maken door de verschillende categorieën binnen een DAS te gebruiken. Met deze categorieën kun je filteren op leveranciers met specifieke capaciteiten, referenties of locatie. Hierdoor krijg je de best mogelijke match voor jouw inkoopbehoeften. 

Stap 2: Aankondiging 

Wanneer er inkoopbehoeften zijn, kun je leveranciers uitnodigen om zich in te schrijven. Met Mercells templates zet je de competitie eenvoudig op. Hiermee worden gekwalificeerde leveranciers automatisch geselecteerd. In de aankondiging heb je alle relevante informatie in een overzicht. Als inkoper moet je alle leveranciers in het DAS uitnodigen om zich in te schrijven. Na het evalueren van de inschrijvingen, gun je het contract aan de best passende leverancier. 

Implementeer een DAS met Mercell 

Mercell ondersteunt het Dynamisch aankoopsysteem volledig. Dit komt doordat we een uitgebreid elektronisch platform aanbieden dat het inkoopproces vereenvoudigt. Zo kun je als inkoper kant-en-klare goederen, werken en diensten aanschaffen. Tegelijkertijd ben je compliant en handhaaf je de hoge kwaliteitsnormen.  

Op het platform vind je een uitgebreide pool van leveranciers. Gecombineerd met het gebruik van sjablonen zorgt deze pool ervoor dat je eenvoudig en snel nieuwe aankondigingen kunt publiceren. Met behulp van sjabloonbeheer en een goedkeuringsflow minimaliseer je fouten en verkort je de doorlooptijd. 

Het platform van Mercell verbetert de ervaring van een DAS. Dit gebeurt door het gebruik van dashboards die categoriemanagement stroomlijnen. Ook worden automatisch gekwalificeerde leveranciers geselecteerd en aankondigingsinstellingen versneld. Alle gerelateerd informatie wordt centraal opgeslagen. Zo krijg je een duidelijk en georganiseerd overzicht van alle statussen en resultaten. Met geautomatiseerde meldingen faciliteert het platform soepele communicatie tussen leveranciers.  

Flexibel werken geïntegreerd 

Een Dynamisch aankoopsysteem biedt een groot potentieel voor organisaties die veelgebruikte goederen, werken en diensten waarvan het volume nog onbekend is willen aanschaffen. De flexibele en open aanpak creëert een dynamische marktplaats. Hierin kunnen mkb’s op ieder moment toetreden en wordt de concurrentie gestimuleerd. Deze inclusiviteit brengt een breed scala aan leveranciers aan tafel. Dat stimuleert lokale markten en innovatie.  

Ontdek de mogelijkheden voor flexibele inkoop met een DAS. Lees hier meer of neem contact op.