Meer grip op je inkoop met Mercell
Optimaliseer inkoopprocessen met Mercell: stroomlijn workflows, verbeter samenwerking en voldoe moeiteloos aan regelgeving.
Als inkoper wil je een stressvrije, succesvolle inkoop. Dat begint bij het in kaart brengen van de inkoopbehoeften. Want zo kun je als inkoper je budget optimaal benutten, verloopt met deze informatie je proces soepel én kun je alle betrokkenen op de hoogte houden.
Het in kaart brengen van de inkoopbehoeften kost vaak veel tijd. Maar 40% van de inkoopresources gaat op aan planning en voorbereiding. Een aantal uitdagingen zien we regelmatig terugkomen. Denk hierbij aan:
- Afhankelijk zijn van handmatige, op spreadsheets gebaseerde processen
- Geen goed overzicht en beheer van inkoopverzoeken
- Inefficiënte samenwerking met stakeholders
- Geen gestandaardiseerde werkwijze voor aanvragen
Deze uitdagingen leiden vaak tot verspilling van tijd en middelen. Zonde! Maar gelukkig kun je hier als inkoper iets aan doen. Met een digitale aanpak maak je de processen namelijk efficiënter, transparanter en overzichtelijker. Met Mercell Intake Management kan jouw inkoopteam soepel van aanvraag naar aanbesteding gaan.
Inkoop van begin tot eind in één platform
Met Mercell breng je alle fases van het inkoopproces samen in een gebruiksvriendelijk platform. De Intake Management-module speelt hierin een belangrijke rol en helpt om:
- Aanvragen te standaardiseren: alle details worden direct vastgelegd. Hiermee voorkom je vertragingen en misverstanden.
- Overgangen te stroomlijnen: inkoopaanvragen worden makkelijk omgezet in concrete plannen en aanbestedingen. Zo verminder je handmatig werk en fouten.
- Samenwerking te verbeteren: teams en externe stakeholders kunnen vlot communiceren via geïntegreerde communicatie tools.
- Naleving te waarborgen: structuur en controle zorgen voor naleving van regelgeving.
Of het nu om routineaankopen of complexe categorieën gaat, de module biedt:
-
Eenvoudige automatisering. Standaardtemplates of aangepaste formats zorgen voor consistente aanvragen.
-
Tender transitie. Zet aanvragen eenvoudig om in aanbestedingen, zonder dubbele invoer. Zo kun je veel tijd besparen.
-
Realtime samenwerking. Stakeholders kunnen direct feedback geven via het platform.
-
Goedkeuringsflows. Efficiënte goedkeuringsprocessen zorgen voor snelle beslissingen. Hiermee verminder je bottlenecks en versnel je het proces.
-
Projectmanagement. Krijg inzicht in de taken voor je aankomend inkoopproject. Zo maak je strategische beslissingen en werk je proactief.
Mercell Intake Management past zich op de behoeften van jouw inkoopteam aan. Wijzig gemakkelijk je plannen, volg je mijlpalen, wijs rollen toe en ervaar het soepele proces.
Alle gegevens staan op één platform. Hiermee werk je efficiënt en krijg je meer duidelijkheid over het proces - van begin tot eind.
Praktijkvoorbeeld: inkoop van IT-hardware vereenvoudigd
Je weet nu de theorie achter Intake Management. Maar hoe werkt het in de praktijk? Daar duiken we in dit deel van de blog in.
Stel je voor: jouw afdelingshoofd heeft vier laptops en docking stations nodig voor het team. Zo verloopt het inkoopproces via Mercell.
Stap 1: Aanvraag indienen
Het proces begint wanneer je afdelingshoofd de inkoopaanvraag via een beveiligde link indient. Met deze link:
- Heb je geen toegang tot Mercell nodig. Hierdoor werkt het laagdrempelig en makkelijk!
- Worden alle details, zoals aantallen en specificaties, meteen vastgelegd.
- Zorgen aanpasbare templates voor complete en nauwkeurige aanvragen.
Stap 2: Aanvraag beoordelen
Als inkoper controleer je de aanvraag via het dashboard. Hiermee krijg je meteen een overzicht van alle ingediende aanvragen. Zo kun je soortgelijke aanvragen bundelen voor efficiëntere inkoop. Tegelijkertijd verifieer je in deze stap de aanvraag op volledigheid en correctheid.
Stap 3: Samenwerking met stakeholders
Binnen Mercell kun je moeiteloos samenwerken. Interne stakeholders, zoals afdelingsmanagers, kunnen de aanvragen eenvoudig reviewen en goedkeuren. Tegelijkertijd dragen externe partners bij via geïntegreerde communicatietools. Zo blijft iedereen op de hoogte.
Stap 4: Aanbesteding aanmaken
Zodra het plan definitief is, wordt het met één klik omgezet in een aanbesteding. Alle informatie wordt automatisch meegenomen naar de aanbestedingsfase. Hierdoor hoef je geen handmatig dubbelwerk te doen, verminder je fouten en bespaar je tijd.
Voordelen van Mercell Intake Management
De Intake Management-module van Mercell maakt elke stap van het inkoopproces een stuk gemakkelijker. Hiermee krijg je meer helderheid en kun je efficiënter werken.
Met gestandaardiseerde sjablonen krijg je duidelijke en compliant aanvragen. Tegelijkertijd stroomlijnen geautomatiseerde workflows en goedkeuringen het goedkeuringsproces op basis van rollen en rechten.
Dankzij de flexibiliteit van de module kunnen aanvragen moeiteloos worden omgezet in concrete plannen, terwijl samenwerkingstools interne teams en externe stakeholders op één lijn houden. Hierdoor ervaar je een soepele uitvoering en naadloze overgang van het in kaart brengen van de inkoopbehoeften naar aanbesteding.
Belangrijkste voordelen van Intake Management
- Als inkoper bespaar je tijd door efficiënte tools en workflows
- Managers krijgen beter inzicht voor onderbouwde en proactieve beslissingen
- Ervaar transparantere samenwerking met stakeholders en werkt met meer efficiëntie.
Mercell Intake Management zorgt voor een slimme en gestroomlijnde aanpak. Hierdoor kun je het inzetten voor zowel routineaankopen als complexere aanvragen. Met alles op één plek ervaar je een moeiteloze manier om je inkoopsucces te behalen.