Publieke inkoop is gestructureerd, maar niet altijd duidelijk. Aanbestedende diensten beschrijven hun behoeften op verschillende manieren, gebruiken uiteenlopende terminologie en kiezen soms CPV-codes die breder zijn dan je zou verwachten. Daarom moet een effectief zoekprofiel altijd een combinatie zijn van trefwoorden en CPV-codes en regelmatig worden geëvalueerd en verbeterd.

Deze gids laat stap voor stap zien hoe je dit aanpakt en hoe je je zoekprofiel zo inricht dat het aansluit bij de manier waarop aanbestedende diensten aanbestedingen daadwerkelijk publiceren.

 

1. Begin met het scherp definiëren van wat je echt aanbiedt

Voordat je nadenkt over trefwoorden of CPV-codes, is het essentieel om duidelijkheid te hebben over de scope van je eigen organisatie. Veel leveranciers proberen alles te dekken wat ze in theorie zouden kunnen leveren. Dat leidt vaak tot onrustige zoekresultaten en gemiste prioriteiten.

Richt je in plaats daarvan op wat je daadwerkelijk wilt winnen. Wat zijn je kernproducten of -diensten? Welke onderdelen van je aanbod leveren de meeste waarde op? En op welke markten of sectoren richt je je actief? Door dit helder te formuleren, leg je een sterke basis en voorkom je dat je zoekprofiel later te vaag of te breed wordt.

 

2. Vertaal je aanbod naar de taal van de aanbestedende dienst

Zodra je scope duidelijk is, is de volgende stap om te denken vanuit het perspectief van de aanbestedende dienst. Inkopers beschrijven een opdracht zelden op dezelfde manier als leveranciers hun oplossingen omschrijven. De focus ligt vaak op behoeften, gewenste resultaten en naleving, met terminologie die eerder administratief dan commercieel is.

In deze fase is het zinvol om een brede lijst met trefwoorden te verzamelen. Denk aan synoniemen, alternatieve formuleringen en verschillende manieren waarop jouw diensten in een aanbestedingsbericht kunnen worden beschreven. Kijk ook naar de problemen die opdrachtgevers proberen op te lossen, niet alleen naar de naam van je product of dienst. Deze eerste lijst hoeft nog niet perfect te zijn, maar moet wel de breedte weergeven van hoe jouw aanbod in een aanbestedingscontext kan voorkomen.

 

3. Leer van eerdere aanbestedingen

Als je eerder hebt deelgenomen aan publieke aanbestedingen, bieden deze waardevolle inzichten in hoe aanbestedende diensten hun aankondigingen opstellen. Door eerdere aanbestedingen te analyseren, zie je welke CPV-codes zijn gebruikt, welke trefwoorden regelmatig terugkomen en of er belangrijke termen zijn die je mogelijk over het hoofd hebt gezien.

Deze stap laat vaak zien waar het verschil zit tussen hoe leveranciers naar hun eigen organisatie kijken en hoe aanbestedende diensten hun behoeften formuleren. Het verkleinen van dat verschil is één van de meest effectieve manieren om de nauwkeurigheid van je zoekprofiel te verbeteren.

 

4. Begrijp de CPV-structuur voordat je codes selecteert

CPV-codes zijn hiërarchisch opgebouwd, van zeer brede categorieën tot zeer specifieke classificaties. Veel leveranciers kiezen codes die óf te algemeen zijn, óf juist te beperkt.

Door de tijd te nemen om de CPV-structuur te verkennen, krijg je inzicht in hoe jouw diensten zijn gepositioneerd binnen het officiële aanbestedingskader. Door op een hoger niveau te beginnen en vervolgens verder in te zoomen, zie je welke groepen en klassen het beste aansluiten bij jouw scope. Het gebruik van zoekfuncties binnen CPV-overzichten kan bovendien relevante codes aan het licht brengen waar je in eerste instantie niet aan had gedacht.

 

5. Kies CPV-codes die de praktijk weerspiegelen, niet de perfectie

Bij het selecteren van CPV-codes gaat het niet om het vinden van één perfecte code, maar om het afdekken van het merendeel van de relevante kansen. Een praktische vuistregel is om te beoordelen of een code redelijkerwijs minimaal 80 procent van je dienstverlening omvat.

Het is vaak verstandiger om een iets bredere code op te nemen dan het risico te lopen dat je aanbestedingen mist doordat een aanbestedende dienst een algemene classificatie heeft gekozen. Inkopers selecteren niet altijd de meest voor de hand liggende CPV-code. Daarom moet je zoekprofiel rekening houden met die variatie.

 

6. Test voordat je definitief vastlegt

Testen is een cruciale stap die vaak wordt overgeslagen. Voordat je je zoekprofiel definitief maakt, is het belangrijk om te bekijken welke aanbestedingen verschijnen bij het gebruik van specifieke trefwoorden en CPV-codes. Dit geeft inzicht in of je zoekopzet te breed, te smal of goed in balans is.

Algemene termen leveren vaak veel resultaten op, terwijl zeer specifieke termen relevante kansen kunnen missen. In veel gevallen verbetert de relevantie aanzienlijk door trefwoorden te combineren of de matchinstellingen aan te passen. Door vooraf te testen, kun je deze optimalisaties doorvoeren voordat het profiel actief wordt.

 

7. Bouw je eerste complete zoekprofiel

Zodra je trefwoorden en CPV-codes zijn gevalideerd, kun je deze samenbrengen in één volledig zoekprofiel. In deze fase worden aanvullende filters zoals regio, contractwaarde en uitsluitingen belangrijk. Deze instellingen zorgen ervoor dat de kansen die je ontvangt niet alleen inhoudelijk relevant zijn, maar ook realistisch om na te jagen.

Zie deze versie van je profiel als een startpunt, niet als een eindresultaat.

 

8. Gebruik meldingen en automatisering om focus te behouden

Met Mercell Bidding kun je meldingen en filters instellen die aansluiten op je interne werkwijze. Door notificaties en selectiecriteria slim af te stemmen, verminder je handmatig werk en kun je je richten op aanbestedingen met het grootste potentieel.

Dit is vooral waardevol voor teams die aanbestedingen structureel volgen en behoefte hebben aan overzicht zonder overspoeld te worden door irrelevante resultaten.

 

9. Monitor de resultaten nadat je profiel live staat

Na het activeren van je zoekprofiel is het belangrijk om de gegenereerde aanbestedingen actief te volgen. Bekijk welke kansen relevant zijn en welke niet, en probeer patronen te herkennen. Onterechte matches wijzen vaak op trefwoorden of CPV-codes die aangescherpt moeten worden, terwijl gemiste kansen duiden op hiaten in de opzet.

Deze vroege monitoring levert waardevolle inzichten op waarmee je de nauwkeurigheid van je profiel snel kunt verbeteren.

 

10. Behandel je zoekprofiel als een levend systeem

Markten veranderen, organisaties ontwikkelen zich en het gedrag van aanbestedende diensten verschuift in de tijd. Daarom is het belangrijk om je zoekprofiel regelmatig te herzien. Voor de meeste leveranciers is een kwartaalreview voldoende.

Kijk bij zo’n evaluatie naar het aantal kansen dat je ontvangt, hoeveel je er daadwerkelijk oppakt en welke leiden tot inschrijvingen of gunningen. Let bij het openen van een aanbesteding op wat de match heeft veroorzaakt. Dit inzicht helpt je om je profiel steeds verder te verfijnen, zodat het blijvend waarde oplevert.

 

Praktische aandachtspunten om te onthouden

Benader je zoekprofiel altijd vanuit het perspectief van de aanbestedende dienst. Begin met belangrijke trefwoorden en koppel deze vervolgens aan CPV-codes, niet andersom. Als een term erg algemeen aanvoelt, test deze dan voordat je erop vertrouwt. Als vuistregel geldt dat een trefwoord of CPV-code die meer dan 300 resultaten oplevert binnen twaalf maanden vaak te breed is en verfijnd moet worden.

AI-ondersteunde suggesties kunnen bovendien helpen om relevante trefwoorden te ontdekken waar je zelf nog niet aan had gedacht. Voorkom dat je start met een te beperkt monitoringsprofiel. Het is meestal makkelijker om een breed profiel te verfijnen dan om gemiste kansen te herstellen door een te restrictieve opzet.

 

Hulp nodig bij het goed instellen?

Het opzetten van een sterk aanbestedingsmonitoringsprofiel is één van de belangrijkste stappen richting succes in publieke aanbestedingen, en je hoeft dit niet alleen te doen.

Voor technische ondersteuning of vragen over je inrichting staat Mercell Support altijd voor je klaar. Zoek je meer strategische, marktgerichte begeleiding? Dan kunnen onze experts en het Value Delivery-team je helpen om je profiel verder aan te scherpen en af te stemmen op je bedrijfsdoelstellingen.

Een goed ontworpen zoekprofiel is meer dan een filter. Het vormt de basis om de juiste kansen te vinden en met vertrouwen te concurreren.