Hoe kleine aanpassingen zorgen voor grote verandering in inkoop
Verwijder drempels binnen publieke inkoop met zinvolle marktgesprekken, heldere eisen en betere documentatie.
Auteur: Merja Kortesuo, advocaat in ICT Inkoop bij Gofore
Publieke inkoop is bedoeld om eerlijk, transparant en competitief te zijn. Maar in de praktijk blijkt dat veel leveranciers moeite hebben om deel te nemen aan aanbestedingen. Dit komt vaak door onnodige obstakels in het aanbestedingsproces.
Als inkoopprofessionals heb je de mogelijkheid om deze situatie te verbeteren. Niet door grootse veranderingen, maar door hele praktische aanpassingen door toe voeren die de drempels verwijderen en leveranciers aanmoedigen om deel te nemen.
Advocaat ICT Inkoop, Merja Kortesuo, heeft jarenlang aanbestedingsprocessen bestudeerd en adviseert inkopers hoe ze de processen kunnen verbeteren. Ze deelt haar inzichten over hoe professionals de uitdagingen voor leveranciers kunnen verminderen en kunnen zorgen voor een inclusievere competitievere markt. Merja laat verschillende manieren zien waarop een simpele veranderingen een groot verschil kan maken. Denk hierbij aan zinvolle marktdialoog, duidelijkere en inclusievere eisen en een sterker intern reviewproces.
De drempels voor leveranciers
Een Fins onderzoek uit 2023 onderzocht tegen welke verschillende uitdagingen leveranciers aanlopen wanneer zij zich inschrijven op aanbestedingen. Hieruit blijkt dat veel van de drempels waar leveranciers tegenaan lopen, vooral komen door hoe aanbestedingsdocumenten zijn geschreven en gestructureerd.
Gemeenschappelijke uitdagingen die de studie heeft geïdentificeerd, zijn onder meer:
- Eisen die bestaande leveranciers onbedoeld bevoordelen.
- Veel te grote administratieve lasten, zoals ingewikkeld of overbodig papierwerk.
- Gebrek aan duidelijkheid in aanbestedingsdocumenten, wat zorgt voor verwarring en misverstanden
Deze problemen zijn niet uniek voor Finland. Wereldwijd krijgen openbare aanbestedingsprocessen te maken met vergelijkbare uitdagingen. Het onderzoek versterkt het idee dat voor het verbeteren van aanbestedingen geen grote hervormingen nodig zijn; alleen betere planning en meer doordachte besluitvorming.
Wat je als inkoopprofessional kunt doen
Inkoopprofessionals hebben meer controle dan ze denken als het gaat om het verbeteren van de inkoopresultaten. Wetten en beleid bepalen de kaders, maar de inkopers nemen dagelijks beslissingen die invloed hebben op de manier waarop inkoop functioneert.
Een aantal van de meest effectieve acties die inkopers kunnen ondernemen, zijn:
- In een vroeg stadium de markt benaderen om te begrijpen wat leveranciers kunnen bieden.
- Eisen vermijden die de concurrentie onnodig beperken.
- Inkoopdocumenten duidelijker en consistenter maken om verwarring te voorkomen.
- Zorgen voor interne controles om problemen op te sporen en te verhelpen voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd.
Dit zijn geen grootschalige hervormingen, maar praktische aanpassingen die je direct kunt toepassen.
Inzicht in de impact van marktconsultatie
Een van de meest voorkomende problemen bij inkoop is de manier waarop eisen worden geschreven. Zo zijn ze af en toe gebaseerd op oplossingen van eerdere leveranciers. Hierdoor wordt het voor nieuwe leveranciers moeilijk om te concurreren. Dit kan onbedoeld gebeuren, doordat inkoopteams zich niet altijd realiseren dat ze hun eisen op een manier structureren die een bepaalde leverancier bevoordeelt.
Deze situatie kun je voorkomen door vroegtijdig in contact te komen met de markt. Door met potentiële leveranciers te praten vóórdat je een aanbesteding opstelt, kunnen problemen aan het licht komen die eerlijke concurrentie in de weg kunnen staan.
Tegelijkertijd betekent dit niet dat je bepaalde leveranciers een voordeel moet geven. Marktinzicht inwinnen zorgt er juist voor dat je begrijpt wat de markt te bieden heeft.
Sommige inkoopteams stellen bijvoorbeeld hele specifieke eisen. Ze zijn in de veronderstelling dat hun uitdaging maar één oplossing heeft. Door vooraf met verschillende leveranciers in gesprek te gaan, kunnen ze alternatieve benaderingen ontdekken. Zo kunnen de eisen neutraler opgesteld worden en staat de aanbesteding open voor verschillende oplossingen. Dit kan op zijn beurt weer zorgen dat het aantal inschrijvers toeneemt.
In Finland gaan ze een stapje verder. Als de hervorming van de wet voor overheidsopdrachten en concessies wordt uitgevoerd met de suggesties van het rapport van de Commissie, is marktconsultatie niet langer een aanbeveling.
De Commissie stelt dat organisaties voor aanbestedingen van meer dan 10 miljoen euro een marktconsultatie of -beoordeling moeten uitvoeren voordat ze de aanbesteding publiceren. Daarnaast moet de aanbesteding worden opgeschort als deze maatregelen niet worden uitgevoerd en er maar één inschrijving is bij de openbare procedure.
Deze regels laten zien hoe belangrijk goed marktonderzoek is bij het voorkomen van mislukte aanbestedingen. En tegelijkertijd bij het garanderen van concurrerende resultaten.
Overdreven en onnodige vereisten vermijden
Naast te specifieke eisen vormen buitensporige eisen ook een drempel voor leveranciers. Sommige organisaties stellen namelijk strenge voorwaarden die niet nodig zijn voor het leveren van het beste resultaat.
Het is goed om te onthouden dat kwalificatie-eisen niet de winnaar selecteren, maar leveranciers uitsluiten die niet geschikt zijn. Bijvoorbeeld door gebrek aan relevante ervaring. Tegelijkertijd zijn de gestelde financiële of ervaringseisen vaak te hoog. Daardoor worden kleinere, maar bekwame leveranciers uitgesloten.
Dezelfde uitdagingen zien we bij verplichte eisen die worden gesteld aan leveringen of diensten. Dan moet het personeel van de leverancier in de afgelopen drie jaar een bepaald aantal vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd. Dit sluit bedrijven uit waarvan het personeel goede kwaliteit kan leveren, maar niet toevallig dat specifieke soort project binnen het tijdsbestek heeft gedaan.
Andere veelvoorkomende uitdagingen zijn:
- Zeer specifieke certificeringen eisen die niet essentieel zijn voor het project.
- Eisen dat inschrijvers bepaalde werkwijzen volgen, in plaats van de resultaten op een flexibele werkwijze te bereiken.
Door deze beperkingen weg te nemen, kunnen inkopers de concurrentie verbeteren en meer inschrijvers naar hun aanbesteding trekken.
Documentatie verbeteren voor duidelijkheid en consistentie
Met een goed gestructureerd aanbestedingsdocument verminder je verwarring. Ook moedig je zo meer leveranciers aan om zich in te schrijven. Veel aanbestedingsdocumenten hebben dubbelzinnigheden of inconsistenties, waardoor ze het tenderproces moeilijker maken dan nodig is.
Er zijn een aantal manieren waarmee je de documenten direct kunt verbeteren:
- Zorg voor consistentie. De taal en termen die in het hele document worden gebruikt, moeten uniform zijn. Als er een eis in de ene sectie staat, mag deze op een andere plaats niet worden tegengesproken.
- Vermijd onnodige complexiteit. Gebruik duidelijke taal, in plaats van technisch of juridisch jargon. Zo maak je de aanbestedingsdocumenten makkelijker te begrijpen.
- Controleer de documenten vóór publicatie. Interne controles kunnen helpen om onduidelijke of tegenstrijdige informatie te vinden, nog voordat leveranciers de aanbesteding te zien krijgen.
Een simpele check door een collega voor publicatie kan verschillende problemen voorkomen. Zo zorg je ervoor dat er meer inschrijvingen kunnen plaatsvinden en jouw aanbesteding een grotere kans van slagen heeft.
The bigger picture: waarom deze veranderingen zo belangrijk zijn
Openbare aanbestedingen gaan over het verstandig besteden van overheidsgeld. Als de aanbestedingsprocessen open en eerlijk zijn en voor concurrentie zorgen, krijgen overheden en publieke organisaties meer waar voor hun geld. Ook bedrijven profiteren hiervan. Zij krijgen namelijk meer mogelijkheden om mee te dingen en hun expertise te laten zien.
Onnodig strenge eisen, onduidelijke documenten en een gebrek aan betrokkenheid bij de markt maken aanbestedingen moeilijker voor leveranciers én inkopers. Want hierdoor vermindert concurrentie, verhogen de kosten en boekt de publieke sector slechtere resultaten.
Door kleine, maar zinvolle veranderingen door te voeren, kunnen inkoopprofessionals helpen om het systeem te verbeteren. Zowel voor inkopers als voor leveranciers. Het doel is om ervoor te zorgen dat alle geschikte leveranciers een eerlijke kans hebben om te concurreren.