Meer inschrijvingen krijgen? Dit zijn onze tips en strategieën

Aanbestedingen zijn meer dan een zoektocht naar kostenbesparingen. Ze bieden ruimte aan nieuwe innovaties en ontwikkelingen. Tegelijkertijd zorgen ze voor meer competitie en een eerlijk en transparant proces.

Maar onlangs kwam de Europese Rekenkamer met zorgelijk nieuws: in de afgelopen 10 jaar is de competitie binnen aanbestedingen afgenomen. Een handjevol grote leveranciers zijn bekende gezichten bij steeds meer aanbestedende diensten. Moeten we onze inkoopstrategieën heroverwegen?

In deze blog duiken we in het rapport van de Europese Rekenkamer. Ook delen we welke obstakels de leveranciers bezighouden én hoe je als inkoper ervoor kunt zorgen dat je meer concurrentie op jouw aanbestedingen krijgt.

In deze blog delen we de volgende onderdelen:

• Dit staat er in het rapport van de Europese Rekenkamer

• 6 redenen waarom leveranciers minder inschrijven

• Zo blaas je de betrokkenheid van je leveranciers nieuw leven in

• Hoe kun je als leverancier interne stakeholders effectief meekrijgen voor betere aanbestedingen?

• Jouw belang in de aanbestedingswereld

 

Dit staat er in het rapport van de Europese Rekenkamer

Tussen 2011 en 2021 deed de Europese Rekenkamer onderzoek naar de Europese aanbestedingsmarkt. In het rapport deelt de Rekenkamer een aantal interessante bevindingen. Wij delen de speerpunten met jou:

 

1. Een grote markt voor onderhandse gunningen

In 2021 was 15,8 % van de aanbestedingen zonder aankondiging. De Europese Rekenkamer beschouwt een percentage van meer dan 10 % als kritisch. In 2021 was dat bij 23 van de 27 lidstaten het geval, waaronder Nederland. De grote markt voor onderhandse gunningen laat zien dat er behoefte is aan vertrouwde leveranciers.

Wat betekent dit? In de Europese Unie worden veel opdrachten onderhands aanbesteed. Voor (lokale) leveranciers kan het hierdoor lastiger worden om zichzelf in de markt te positioneren. Dit kan afstralen op openbare aanbestedingen, waar vervolgens minder inschrijvingen op zijn.  

2. Een toename van aanbestedingen met één inschrijving

In de afgelopen 10 jaar zijn er steeds meer aanbestedingen waar maar één leverancier zich op inschrijft. Waar dat in 2011 nog maar 23,5 % van de tijd voorkwam, was dat in 2021 zeker 41,8 %. 

Wat betekent dit? Deze afname zorgt ervoor dat de markt minder competitief is. Als inkoper heb je hierdoor minder keuze in potentiële leveranciers. Ook kan dat betekenen dat je voor jouw aanbestedingen duurder uit bent.

3. Minder inschrijvingen per aanbesteding

Er zijn niet alleen meer aanbestedingen met maar één inschrijving, de aanbestedingen trekken over de hele linie minder leveranciers. Voorheen kon een aanbesteding op gemiddeld 5,7 inschrijvers rekenen. Inmiddels is dat aantal gedaald naar 3,2.

Het effect? Bij weinig competitie kan de aanbestedingsmarkt veranderen. Zo zullen minder leveranciers gemotiveerd worden om zichzelf in te schrijven op een opdracht. Dat kan weer effect hebben op de kwaliteit van de inschrijvingen. Denk bijvoorbeeld aan minder scherpe aanbiedingen en weinig innovatie.

4. De cijfers verschillen per land en regio

Uit het rapport komt duidelijk naar voren dat er niet één stijgende of dalende lijn is. Per markt én per land zijn er grote verschillen. Zo is er meer competitie in sectoren zoals de bouw, terwijl de gezondheidszorg en transportsector veel aanbestedingen met één inschrijver zien. 

Wat betekent dit? Het is raadzaam om strategieën af te stemmen op de betreffende sector. Zo weet je als inkoper beter wat je kunt verwachten. Ook helpt een gerichte strategie met het aantrekken van de juiste leveranciers. 

5. Weinig internationale inschrijvingen 

Het doel van de Europese aanbestedingen is dat leveranciers uit Europa zich makkelijker kunnen inschrijven, ook op aanbestedingen die niet lokaal zijn. Helaas wordt dit doel zelden gehaald. Maar 5 % van alle aanbestedingen worden door internationale partijen vervuld. 

Wat betekent dit? Als inkoper kun je meer concurrentie krijgen op je aanbestedingen door ze aantrekkelijker te maken voor internationale leveranciers. Hiermee vergroot je de kans op scherpe inschrijvingen en innovatieve oplossingen.

 

6 redenen waarom leveranciers minder inschrijven

Je hebt net gelezen hoe het er met de internationale aanbestedingsmarkt voor staat.  In het kort: de hernieuwde Europese aanbestedingsregels uit 2014 hadden niet het gewenste effect. In plaats van meer concurrentie te stimuleren, is het aantal inschrijvingen per aanbesteding afgenomen. Daarnaast zijn er meer onderhandse aanbestedingen en aanbestedingen met maar één inschrijver. 

Waar komt dat door? Er zijn een aantal redenen waarom leveranciers zichzelf minder snel inschrijven op een (Europese) aanbesteding:

 

1. Een complex inschrijvingsproces

Leveranciers zoals mkb’s ervaren regelmatig hoge toegangseisen en -kosten wanneer ze zich willen inschrijven in de publieke sector. Dat komt voor een groot deel door het complexe inschrijvingsproces. 

Mkb’s kunnen overweldigd raken door het papierwerk en administratieve criteria. Hierdoor haken kleinere leveranciers vaak af. 

Ook in het rapport van de Europese Rekenkamer zien we het complexe inschrijvingsproces terug. De tijd van inschrijving tot gunning was bijvoorbeeld in 2011 gemiddeld 62,5 dagen. In 2021 is dat opgelopen tot 96,4 dagen; ruim een maand langer. 

Dit lange proces zorgt voor significant meer werkdruk en stress rondom de inschrijving, zeker voor kleinere leveranciers. Het ligt niet alleen aan het papierwerk; vooral de onzekerheid en de financiële druk hebben een disproportioneel groot effect op mkb’s.

2. Hoge eisen voor certificaten

Als inkoper wil je natuurlijk de beste leveranciers voor jouw opdracht. Een van de manieren om succesvolle inschrijving te krijgen, is om de juiste certificaten op te vragen. 

Toch is deze aanpak voor kleine leveranciers een knelpunt. Vaak kost het veel tijd en geld om de juiste certificaten aan te vragen. Mkb’s zijn daarom huiverig om aan deze vragen te voldoen. Dit heeft weer impact op hoeveel aanbestedingen ze zich kunnen inschrijven.

3. Onvoldoende kennis 

Mkb’s houden al veel ballen in de lucht. Het komt daarom regelmatig voor dat ze niet op de hoogte zijn van interessante aanbestedingen. Grote leveranciers hebben vaak de capaciteit om de markt goed in de gaten te houden, waardoor ze op iedere kans kunnen inspringen. Hierdoor blijven mkb’s achter in het vinden van een passende aanbesteding.

4. De benodigde middelen missen

Inschrijven op een aanbesteding kost veel tijd en geld. Je moet de inschrijving voorbereiden, marktonderzoek uitvoeren en aan de complexe wet- en regelgeving voldoen. Veel mkb’s hebben niet de middelen om deze extra werkdruk op te vangen. Hierdoor lopen ze zakelijke kansen mis.

5. Weinig ervaring

Een aanbesteding vraagt om nuance en inzichten. Deze komen niet vanzelf, maar groeien met de tijd. Hoe meer leveranciers zichzelf inschrijven, hoe meer kennis ze over het proces en de do’s en don’ts opdoen. Mkb’s met minder ervaring hebben regelmatig moeite met het analyseren van de risico’s en het onderhandelen over de voorwaarden. Hoe vaker je het doet, hoe beter je wordt. Maar dat maakt de drempel om te beginnen met inschrijven steeds hoger.

6. Gebrekkige communicatie

Als mkb kun je veel vragen over de aanbesteding en het proces hebben. Deze worden meestal aan de aanbestedende dienst gesteld. Het is dan ook belangrijk dat de communicatie tussen inkopers en inschrijvers goed verloopt. Als dat niet het geval is, kunnen leveranciers moeite hebben met het voltooien van hun inschrijving.

 

Zo blaas je de betrokkenheid van je leveranciers nieuw leven in

De aanbestedingswereld lijkt, als je op alle bovenstaande informatie aangaat, alleen maar kommer en kwel. Gelukkig zijn er manieren om weer meer leveranciers naar jouw opdrachten te trekken. 

Hiervoor heb je kennis en inzicht nodig van zowel de externe marktkrachten en de interne bedrijfsdynamiek. Daarom is het voor jou als inkoper zo belangrijk dat ze goed in lijn zijn met interne stakeholders.

Waarom? Omdat het belangrijk is dat de aanbestedingsstrategieën niet alleen begrepen worden door de organisatie, maar ook volledig worden ondersteund.

Daarom is het als inkoper goed om het aanbestedingsproces in een richting te sturen die competitie stimuleert en leveranciers effectief beheert. 

 

Hoe kun je als inkoper interne stakeholders meekrijgen voor betere aanbestedingen?

Als inkoper ben jij de spil van de aanbestedingen. Je krijgt te maken met druk van zowel binnen- als buitenaf. Een veelvoorkomende uitdaging is het gebrek aan aanbestedingskennis in de betrokken teams. Wij hebben een aantal tips om de kennis bij de juiste personen te krijgen.

1. Benadruk het belang van de competitie. Het is cruciaal om teams binnen jouw organisatie duidelijk te maken dat een competitieve markt essentieel is voor de beste uitkomst van de aanbestedingen.

2. Focus op leveranciersmanagement. Sterk leveranciersmanagement zorgt voor goede relaties met je leveranciers. Laat je team weten hoe ze hier het beste voor kunnen zorgen.

3. Geef prioriteit aan functionele specificaties. Functionele specificaties liggen vaak in lijn met de bedrijfsdoelen. Ze zijn flexibeler dan technische specificaties, waardoor leveranciers er sneller aan kunnen voldoen.

4. Zorg dat binnen jouw bedrijf de neuzen dezelfde kant op staan. Zo weten de stakeholders waar ze naartoe werken en wat de overkoepelende doelen zijn zoals het versterken van leveranciersmanagement en kostenefficiëntie.

5. Communiceer helder. Met simpel taalgebruik en heldere communicatie zorg je ervoor dat iedereen begrijpt wat de projectdoelen zijn. Zo weet iedereen met zowel een technische als niet-technische achtergrond wat ze kunnen verwachten.

6. Wees flexibel en zorg voor aanpassingsvermogen. Focus tijdens het project op wat je wilt bereiken. Zo heb je in rustiger vaarwater de ruimte om bij te sturen waar nodig.

7. Evaluatie van leveranciers. Door bij de selectieronde te beginnen met functionele specificaties, weet je zeker dat leveranciers aan de cruciale vereisten voldoen. Hierna kun je je verdiepen in de technische details. 

8. Proactieve communicatie. Naast heldere communicatie is het ook belangrijk om proactief te communiceren. Benadruk bijvoorbeeld het belang van het vroeg aankondigen van de aanbestedingen. Zo hebben collega’s (uit andere teams) en de markt genoeg tijd om zichzelf voor te bereiden. Hiermee zorg je voor meer bereik van je aanbesteding.

 

Door op deze strategieën te focussen kun je als inkoper zorgen voor een dynamische, inclusieve en innovatieve aanbestedingswereld. Een systeem dat aan de langetermijndoelen van jouw organisatie voldoet én aan de behoeften van de stakeholders.

 

Jouw belang in de aanbestedingswereld

Als inkoper is jouw rol hoe dan ook cruciaal. Jij bent de spin in het web die de leveranciers trekt en de aanbestedingsmarkt aantrekkelijker maakt. Hiervoor is een nieuwe set strategieën nodig. 

Deze strategieën zorgen ervoor dat de stakeholders precies weten wat ze kunnen verwachten. Ook worden leveranciers aangemoedigd om zich in te schrijven, bijvoorbeeld door de aanbesteding tijdig te publiceren en in de communicatie helder te zijn. Zo wordt het inkoopproces dynamischer en aantrekkelijker voor inschrijvers.

Als inkoper heb je veel verantwoordelijkheden en een uitgebreide set werkzaamheden. Daarbij kan het fijn zijn dat een systeem je in jouw behoeften voorziet. Wil jij weten hoe Mercell jou kan helpen om meer leveranciers aan te trekken?