Samen winnen: de kracht van inschrijfteams in de publieke sector

Als leverancier in de publieke sector heb je vast gehoord van inschrijfteams. Maar wat is een inschrijfteam precies en is het iets voor jouw organisatie? We vroegen Daniel Simonsson, onze VP Subject Matter Expert met meer dan 30 jaar ervaring, om licht te werpen op de kracht van een inschrijfteam. 

Daniel deelt hoe een inschrijfteam je strategische inschrijvingen verbetert, je helpt bij het bepalen of een inschrijving de juiste stap is voor je organisatie, en hoe je een sterk team samenstelt dat voor je werkt. 

 

In dit artikel

• Het verschil tussen inschrijvingen in de publieke en de private sector 

• Waarom je de publieke sector op je radar moet hebben 

• Hoe je begint met inschrijven in de publieke sector 

• 3 belangrijke voordelen van een inschrijfteam 

• Waarom duidelijke rollen cruciaal zijn in je inschrijfteam 

• Een winnend team samenstellen 

• Succes is een teamprestatie en je inschrijfteam is de sleutel 

• Zorg dat alle details kloppen 

• Daniels tip: begin op tijd en wees proactief 

• Zijn inschrijfteams nodig voor KMO's? 

• Mercell voor leveranciers

 

Het verschil tussen inschrijvingen in de publieke en de private sector

Inschrijvingen indienen in de publieke sector werkt heel anders dan in de private sector. In de publieke sector gelden meer én strengere eisen. Daniel: “In de private sector kun je gewoon per telefoon of e-mail onderhandelen met een inkoper. In de publieke sector is dat onmogelijk.”  

Regelgeving speelt een grote rol in de publieke sector. Zelfs de kleinste foutjes kunnen je hele inschrijving laten mislukken. “Een bijlage bij je inschrijving vergeten? In de private sector kun je gewoon een e-mail sturen met 'Sorry, ik ben dit vergeten'. En de inschrijving een paar minuten na de deadline verzenden is meestal geen probleem. Maar in de publieke sector kan dit betekenen dat je helemaal niet kunt deelnemen,” zegt Daniel.  

Tegenwoordig dien je inschrijvingen allemaal elektronisch in. Inschrijfoplossingen zoals Mercell begeleiden je door dit hele proces. Ze helpen je om alle essentiële taken eenvoudig uit te voeren. “Als je per ongeluk een verplichte vereiste niet hebt ingevuld, zal de tool van Mercell je waarschuwen, zodat je deze kans niet mist,” legt Daniel uit.

 

Waarom zou je de publieke sector op je radar moeten hebben?

Opdrachten in de publieke sector kunnen heel lonend en stabiel zijn. In de EU is de inkoop van goederen en diensten naar schatting zo'n € 2 biljoen waard. Daniel: “Overheidsinstellingen gaan niet failliet. Dit betekent dat de sector erg stabiel en lonend is. Als je het contract hebt binnengehaald, kun je heel lang geld verdienen.”  

Omdat alles openbaar is, heb je alle documentatie tot je beschikking. “In theorie kun je vragen naar de inschrijvingen van concurrerende leveranciers. In de privésector is het min of meer onmogelijk om de inschrijvingen van je concurrenten in handen te krijgen.” 

 

Hoe begin je met inschrijven in de publieke sector?

De publieke sector zit vol interessante zakelijke mogelijkheden. Overheden en openbare instellingen zijn altijd op zoek naar producten en diensten. Zij bieden een constante stroom van aanbestedingen die kunnen leiden tot langdurige, betrouwbare inkomstenstromen. Het binnenhalen van deze contracten kost inspanning en het is slim om het niet alleen te doen. In plaats van zelf je inschrijving op te stellen, kun je beter een speciaal inschrijfteam inschakelen. 

Een inschrijfteam bestaat meestal uit 3-6 leden van je organisatie, of enkele externe experts. Zij zijn de sleutel tot het opstellen van een winnende inschrijving. Met hun gezamenlijke inspanningen verhoog je de kwaliteit van je inschrijving en je capaciteit om meerdere kansen tegelijk aan te pakken. “Als je het werk verdeelt en gespecialiseerde mensen hebt die zich richten op hun deel van het inschrijvingsproces, zal de kwaliteit van het werk toenemen, evenals de efficiëntie,” zegt Daniel.

 

3 belangrijke voordelen van een inschrijfteam

Met een speciaal inschrijfteam kun je je winpercentage verhogen tot 51% of meer. Het helpt je ook om: 

1. Middelen te optimaliseren 

Når de rigtige mennesker med den nødvendige ekspertise er på plads, bliver processen mere effektiv. Ressourcerne bruges, hvor der er brug for dem, og deadlines overholdes uden forsinkelser. 

2. Risico’s te minimaliseren 

Met deskundige kennis en een proactieve aanpak worden potentiële risico's vroegtijdig geïdentificeerd. Hierdoor nemen je kansen op succes toe, omdat je precies weet waar je aan begint.

3. De kwaliteit van je inschrijving te verbeteren 

Een goed georganiseerd inschrijfteam zorgt ervoor dat je inschrijvingen van topkwaliteit zijn, aan alle vereisten voldoen en de kracht van je organisatie laten zien.

 

Waarom duidelijke rollen in je inschrijfteam cruciaal zijn

De opbouw van een inschrijfteam heeft directe invloed op de efficiëntie. Inschrijfoplossingen zoals Mercell helpen je om je teamleden te beheren en hen de nodige rechten te geven om samen te werken aan de inschrijving. Met duidelijk gedefinieerde rollen en structuur zorg je voor soepele communicatie en duidelijk afgebakende verantwoordelijkheden. Dit vergroot het potentieel van het team om een winnende inschrijving in te dienen.  

“De oplossing van Mercell biedt de mogelijkheid om je team te structureren en hen de juiste rechten en belangrijkste functies te geven in ons platform,” zegt Daniel.

 

Een winnend team samenstellen

Hoe ziet een inschrijfteam eruit? Volgens Daniel moet een inschrijfteam ten minste bestaan uit een bid manager, een juridisch adviseur en een bid approval manager.

1. Bidmanager

Om een inschrijfteam te starten, moet je een eigenaar van het project hebben - de bid manager. Hij of zij is onder andere verantwoordelijk voor het gesprek met de inkoper en voor een tijdige levering van de inschrijving. “De andere teamleden kunnen helpen met het schrijven van de daadwerkelijke inhoud of met de verschillende onderdelen van het invullen van de vereisten,” zegt Daniel. “De bid manager is op een meer praktische manier eigenaar van het inschrijfproces.”

2. Juridisch adviseur

Een andere belangrijke rol in je inschrijfteam is iemand met juridische kennis. “Het is vrij omslachtig om opnieuw te onderhandelen over specifieke elementen in het contract. Met (externe) juridische expertise zorg je dat het contract beheersbaar is en dat je de risico's in een vroeg stadium identificeert,” zegt Daniel.   

3. Bid approval manager 

“Je wilt iemand hebben die de risico's in het contract identificeert en beperkt,” zegt Daniel. “Bij kleinere organisaties kan dit de CEO of de financiële eigenaar zijn. Deze persoon neemt de verantwoordelijkheid voor de prijsstelling en heeft de risico's die in het contract zitten ingeperkt. Je wilt natuurlijk geen contract tekenen dat je blootstelt aan onbeperkte risico's.”

4. Tekstschrijver

Het is belangrijk om iemand in je team te hebben die goed en beknopt schrijft en de sterke punten van je organisatie kent. Zij zorgen dat je inschrijving niet alleen voldoet aan de vereisten, maar ook dat je organisatie opvalt. Een technische schrijver weet hoe hij de waarde van je organisatie benadrukt en nieuwe kansen aantrekt met een overtuigende en duidelijke boodschap.

 

Succes is een teamprestatie en je inschrijfteam is de sleutel

De kracht van een inschrijfteam ligt in hun vermogen om effectief samen te werken. Dit wordt versterkt door sterk leiderschap, duidelijke communicatie en goed gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. Gestroomlijnde communicatie- en samenwerkingstools, zoals die van Mercell, helpen om iedereen op één lijn te houden en zorgen voor een soepel, efficiënt inschrijfproces waarmee je de kans op succes maximaliseert.  

“Het is veel gemakkelijker om samen te werken op één platform zoals dat van Mercell, zodat je niet steeds verschillende versies heen en weer hoeft te sturen. Als je niet alles op één plek hebt, is het heel ingewikkeld voor degene die alle kennis en documenten moet verzamelen als het tijd is om de inschrijving in te dienen. Het is beter om alles al direct op hetzelfde platform te hebben waar het later ingediend wordt,” legt Daniel uit.

 

Zorg dat alle details kloppen

De belangrijkste reden om een inschrijfteam te hebben? Je staat er niet alleen voor, maar hebt een toegewijd team van experts. Zij zorgen dat je inschrijving van topkwaliteit is. Daarna is het belangrijk om ervoor te zorgen dat alle details kloppen. 

Daniel: “Het maakt niet uit hoe schitterend je inschrijving eruitziet. Als je er niet voor zorgt dat alle belangrijke details kloppen, kun je worden uitgesloten van de aanbesteding. Het is ook voor de inkoper erg frustrerend om te zien dat hij een leverancier moet diskwalificeren door een onnodige fout.”   

“We zien een verminderd risico op fouten als je met een inschrijfteam werkt. En het mes snijdt aan twee kanten, voor zowel leveranciers als inkopers. Voor leveranciers leidt het werken met een inschrijfteam tot betere inschrijvingen. Hierdoor heb je meer kans om bovenaan de piramide te eindigen en het contract binnen te halen. Inkopers profiteren van de kwaliteit van deze betere inschrijvingen en ze hoeven deze inschrijvingen niet te diskwalificeren vanwege simpele fouten.”

 

Daniels tip: begin op tijd en wees proactief

Een van de valkuilen voor leveranciers is dat ze te laat beginnen aan hun inschrijving. “We zien dat veel leveranciers hun inschrijving indienen in de laatste paar uur, of zelfs minuten, voor de uiterste deadline,” zegt Daniel. 
“Het is altijd beter om vroeg te beginnen met je inschrijving. Op die manier heb je de tijd voor controlerondes en om de nodige expertise te vragen.”  

Ook is het goed om proactief te zoeken naar kansen, en niet afwachten tot ze zich voordoen. “Hiervoor kun je de diensten van Mercell gebruiken. Onze monitoringdiensten helpen je gemakkelijk kansen te vinden, terwijl onze planningstool je eraan herinnert wanneer een contract bijna afloopt. Dat is een goed startpunt voor een gesprek met de aanbesteder. Je kunt hem inspireren met je oplossingen voor zijn uitdagingen”, legt Daniel uit. Deze aanpak kan je  helpen je positie in het competitieve aanbestedingslandschap te versterken. Het kan je een voorsprong geven op je concurrenten.

 

Zijn inschrijfteams noodzakelijk voor KMO's?  

Daniel ziet dat de meeste openbare leveranciers geen grote bedrijven zijn. Sommigen hebben maar weinig of slechts één werknemer. De vraag rijst: Is het samenstellen van een  inschrijfteam dan wel de moeite waard? Het korte antwoord: Absoluut! 

“Er zijn veel manieren om je eigen werk te kwalificeren,” zegt Daniel. Een goede inschrijfoplossing, zoals die van Mercell, is essentieel. Het is belangrijk dat je je werk kwalificeert en dat er meerdere ogen naar je inschrijving kijken. “Ik zou aanraden om een checklist te hebben met dingen die je echt moet kunnen afvinken voordat je de inschrijving indient. Bekijk de details van de vereisten. En begrijp de kleine lettertjes van wat je precies moet indienen,” zegt Daniel. 

“In Mercell hoef je niet per se een collega van hetzelfde bedrijf uit te nodigen. Als KMO kun je externe hulp uitnodigen om je te ondersteunen. Dat kan een juridisch adviseur zijn, of iemand die je werk nakijkt en alle vakjes controleert. Je kan ook samenwerken met mensen die je kunnen helpen om het inschrijfproces vanuit verschillende invalshoeken te bekijken.”

 

Mercell voor leveranciers

Bij Mercell ondersteunen we jou en je inschrijfteam bij elke stap van het proces. Met ons platform ervaar je een gestroomlijnde samenwerking. Je wijst rollen en verantwoordelijkheden toe aan je teamleden en verdeelt het werk onder elkaar.  

Met notificaties mis je nooit een deadline. Zo kun jij je concentreren op wat het belangrijkst is. Beheer moeiteloos de communicatie met de koper en je hebt toegang tot al je (historische) documenten. Het is alles wat je nodig hebt om topinschrijvingen in te dienen en je kansen om het contract binnen te halen te maximaliseren.