Wanneer leveranciers te laat instappen

Op het moment dat een aanbesteding wordt gepubliceerd, zijn de behoeften meestal al vastgesteld en is het aanbestedingsproces achter de schermen al geruime tijd bezig. De ruimte om invloed uit te oefenen op de scope is beperkt en de eisen liggen vast. Een aanzienlijk deel van de uitgaven in de publieke sector vindt bovendien plaats via directe gunningen, bijvoorbeeld bij opdrachten onder de nationale drempelwaarden. Deze worden niet altijd openbaar aangekondigd en zijn lastig te signaleren zonder inzicht in de achtergrond van deze beslissingen.

Daarnaast hebben veel leveranciers te maken met concurrenten die dankzij lokale aanwezigheid of bestaande relaties al signalen ontvangen lang voordat er extern iets zichtbaar wordt.

Zonder inzicht in deze vroege beslissingen lopen leveranciers het risico waardevolle kansen te missen en bij andere kansen onder ongunstige voorwaarden in te stappen.

 

Notulen van vergaderingen geven toegang tot de vroegste marktsignalen

Bij gemeenten wordt pas ingekocht nadat er een formeel besluit over is genomen. Dit kan gaan om een geplande renovatie, een investering in een digitaal systeem, de inzet van externe adviseurs of organisatorische veranderingen. Deze besluiten worden vastgelegd in vergaderverslagen. Hoewel deze documenten vaak omvangrijk en technisch zijn, bieden zij direct inzicht in toekomstige zakelijke kansen.

Notulen van vergaderingen vormen daarmee vaak het allereerste signaal dat er een behoefte ontstaat.

 

De uitdaging: de informatie is er, maar lastig te benutten

Hoewel notulen openbaar zijn, zijn ze voor veel leveranciers moeilijk te gebruiken. Ze worden gepubliceerd op uiteenlopende websites, verschillen sterk in structuur en opmaak en bevatten vaak honderden pagina’s tekst. Het handmatig monitoren en analyseren van deze documenten is tijdrovend en inefficiënt. Daardoor blijft veel bedrijfskritische informatie onbenut.

De kern is dat de data wel bestaat, maar zonder de juiste tools praktisch ontoegankelijk is.

 

Mercell maakt vergaderverslagen toegankelijk en bruikbaar voor leveranciers

Mercell heeft binnen Mercell Bidding functionaliteit ontwikkeld die vergaderverslagen van gemeenten en regio’s samenbrengt op één centrale plek. Deze documenten worden doorzoekbaar en kunnen worden gemonitord op dezelfde manier als reguliere aanbestedingen. Leveranciers kunnen filteren op vakgebied, trefwoorden of CPV-codes om snel de informatie te vinden die relevant is voor hun aanbod.

Informatie die voorheen moeilijk te beheren was, wordt zo omgezet in een concreet en waardevol onderdeel van het business development-proces. Bij Mercell noemen we dit Sales Leads.

 

AI creëert inzicht en identificeert zakelijke kansen

Met behulp van AI kan de inhoud van vergaderverslagen op een geheel nieuwe manier worden geanalyseerd en geïnterpreteerd. Lange documenten worden samengevat tot overzichtelijke inzichten en relevante besluiten worden automatisch uitgelicht. AI kan bovendien herkennen wanneer een passage of besluit wijst op een toekomstige aankoop of een mogelijke aanbesteding.

Hierdoor veranderen vergaderverslagen van ongestructureerde tekst in gestructureerde zakelijke kansen. In de praktijk betekent dit dat leveranciers vroegtijdige signalen ontvangen over aankomende kansen, zonder dat zij grote hoeveelheden documenten hoeven door te nemen.

 

Hoe leveranciers deze inzichten strategisch kunnen inzetten

Wanneer leveranciers vergaderverslagen structureel integreren in hun commerciële strategie, ontstaan er nieuwe mogelijkheden. Vroege inzichten maken het mogelijk om de juiste gemeenten en regio’s te prioriteren en contact te leggen voordat er sprake is van een concrete aanbesteding. Gesprekken kunnen zich dan richten op behoeften, oplossingen en mogelijke benaderingen, in plaats van op het reageren op een vastgestelde set eisen.

Dit versterkt relaties, bouwt vertrouwen op en vergroot de kans dat een aanbestedende dienst later vraagt om precies het type oplossing dat de leverancier biedt. Vroege informatie stelt leveranciers in staat om op te treden als partner in plaats van uitsluitend als inschrijver.

 

Een concreet voorbeeld

Stel je een leverancier van digitale leeroplossingen voor. In Mercell Bidding ziet deze leverancier dat een gemeente heeft besloten een strategie te ontwikkelen voor verdere digitalisering van het onderwijs. In een andere gemeente staat in de vergaderverslagen dat men wil onderzoeken of het huidige leerplatform vervangen moet worden. Dit zijn nog geen aanbestedingen, maar wel duidelijke signalen dat zich in de toekomst kansen gaan aandienen.

De leverancier kan contact opnemen met de gemeente, expertise aanbieden en een relatie opbouwen lang voordat er een formeel traject start. Zo verandert een vergaderverslag van een anoniem pdf-bestand in een concrete Sales Lead.

 

Wanneer sales proactief wordt in plaats van reactief

Door vergaderverslagen te monitoren, komen leveranciers dichter bij de oorsprong van publieke opdrachten. Het verkoopproces begint niet langer bij de aankondiging van een aanbesteding, maar bij het eerste besluit dat wijst op een behoefte. Dit leidt tot betere planning, relevantere klantgesprekken en een voorspelbaardere pipeline.

Het doel is niet alleen om meer opdrachten te winnen, maar vooral om de juiste opdrachten te winnen, met meer invloed op het proces.

De kern is dat vroege inzichten verkoop in de publieke sector slimmer en beter voorspelbaar maken.

 

De toekomst van publieke sector sales begint waar besluiten worden genomen

Aanbesteden begint zelden met een aankondiging. Het begint wanneer een bestuur of commissie een behoefte vaststelt en een besluit neemt dat richting geeft aan de toekomst van een publieke organisatie. Met de nieuwe functionaliteit van Mercell kunnen leveranciers deze signalen vastleggen op het moment dat ze ontstaan.

Dit creëert een concurrentievoordeel dat voorheen moeilijk bereikbaar was en zet een nieuwe standaard voor hoe leveranciers met de publieke sector kunnen samenwerken. De toekomst van sales in de publieke sector draait niet om wachten op kansen, maar om het herkennen ervan op het moment dat ze ontstaan.

 

Vooroplopen in de publieke sector?

Ontdek hoe Mercell Bidding vergaderverslagen verandert in een praktisch instrument voor proactieve sales. Met realtime toegang tot vergaderverslagen van gemeenten en regio’s kun je kansen vroegtijdig signaleren, klantbehoeften beter begrijpen en handelen voordat concurrenten de signalen überhaupt zien.

Probeer Mercell Bidding en begin vandaag nog met het monitoren van de kansen van morgen.