Inschrijven op aanbestedingen? Zakelijke kansen liggen voor het oprapen

Onlangs publiceerde de Europese Rekenkamer een Speciaal Verslag over de huidige Europese aanbestedingsmarkt. Wat blijkt? Bij veel Europese aanbestedingen schrijft maar één leverancier zich in. Hier kan jij je als leverancier voordeel mee doen. De kansen liggen namelijk voor het oprapen.

Waarom is de Europese aanbestedingsmarkt verschoven van veel naar weinig concurrentie? En hoe kan jij de huidige markt strategisch inzetten bij jouw inschrijvingen? Want met weinig concurrentie kan jij je beter in de markt positioneren. Wij delen het in deze blog.

In deze blog:

  • Waarom er nu minder inschrijvingen zijn op Europese aanbestedingen

  • Openbare aanbestedingen en de voordelen voor mkb’s

  • Met deze strategieën win jij de Europese aanbestedingsmarkt

  • Best practices voor jou als mkb’er

  • Dit is de toekomst van Europese aanbestedingen

 

Waarom er nu minder inschrijvingen zijn op Europese aanbestedingen

Tussen 2011 en 2021 onderzocht de Europese Rekenkamer de effecten van onder meer nieuwe wetgeving van de Europese aanbestedingsmarkt. Het verslag duikt in het concurrentievermogen van de markt voor werken, goederen en diensten. Hiervoor gebruikt de Europese Rekenkamer data van TED. Dit zijn de belangrijkste bevindingen en trends van het rapport:

  • Steeds meer inkopers in de publieke sector gunnen een opdracht onderhands. Hierdoor slaan ze het openbare aanbestedingsproces over. In 2021 gebeurde dit in ongeveer 15,8% van alle Europese aanbestedingsprocedures. We zien hierdoor een afname van de concurrentie.

Aanbestedingen krijgen vaak maar één inschrijving. Tussen 2011 en 2021 stegen de gevallen met slechts één inschrijving van 23,5% naar 41,8%. Dit betekent dat er minder concurrentie onder inschrijvers is.

De Nederlandse aanbestedingsmarkt heeft iets meer concurrentie. Het dashboard van de Europese Rekenkamer laat zien dat eind 2021 maar 22% van de aanbestedingen één inschrijving hadden. 

  • Concurrentie op de Europese markt is bijna gehalveerd. Waar in 2011 een aanbesteding gemiddeld 5,7 inschrijvers had, was dat tien jaar later nog maar 3,2.

 

Per regio en sector verschillen de trends. In de bouw is er bijvoorbeeld meer concurrentie, terwijl de sectoren zorg en transport steeds vaker maar één inschrijving krijgen. Slechts 5% van de opdrachten wordt via een buitenlandse leverancier vervuld. Dit lage cijfer laat zien dat weinig aanbestedingen in de EU naar leveranciers uit andere lidstaten gaan. Alle mogelijkheden zijn dus nog open voor het stimuleren en makkelijker maken van (inschrijven op) aanbestedingen in het buitenland. 

De impact van een krimpende markt

Voor leveranciers zijn de bovenstaande trends ook merkbaar. De markt krimpt en er is minder concurrentie. Ook zijn er steeds meer onderhandse gunningen. Dat is voor jou als leverancier lastig, want je komt hiermee minder snel aan een mooie opdracht.

De verminderde concurrentie is het gevolg van deze drie uitdagingen: 

  1. Complexe aanbestedingsprocessen;

  2. Strenge regels;

  3. Te weinig kennis en middelen op het gebied van inkoop.

 

Openbare aanbestedingen en het voordeel voor mkb’s

Tegelijkertijd zorgen de openbare aanbestedingen voor meer kansen voor jou. Want met minder inschrijvingen maak jij als leverancier meer kans. Zeker kleinere leveranciers of mkb’s krijgen door de Europese ontwikkelingen nieuwe kansen. Wij hebben ze voor je op een rijtje gezet.

 

1. De markt biedt veel langetermijnkansen

De markt voor overheidsopdrachten is enorm. Jaarlijks is de spend ongeveer € 2 biljoen, oftewel 14% van het bruto binnenlands product van de Europese Unie. Je kan aanbesteden zien als een arena waarin jouw bedrijf betrouwbare langetermijncontracten afsluit met verschillende aanbestedende diensten. Europese aanbestedingen bieden meer dan een (kort) contractje. Door binnen te komen bij grote Europese spelers zorg je voor een stabiele positie in een lucratieve markt. 

 

2. Overheidsopdrachten zorgen voor stabiele inkomstenstromen

Een van de kenmerken van overheidsopdrachten is hun betrouwbaarheid. Aanbestedingen bieden een consistente inkomstenstroom. Als mkb is financiële voorspelbaarheid erg prettig. Hiermee kan je nauwkeurige prognoses en een strategische planning maken. Zo kan je in de toekomst inspelen op nieuwe kansen.

 

3. Voor iedere niche een contract

Overheidsopdrachten omvatten een breed scala aan goederen en diensten, van basisbenodigdheden tot complexe infrastructuurprojecten. Deze diversiteit opent de deur voor allerlei soorten bedrijven met een specifieke niche. Of je nu gespecialiseerd bent in IT-oplossingen, consulting of bouw; er is altijd wel een vraag in de publieke sector die aansluit bij jouw expertise.

4. Gelijke concurrentie tussen grote bedrijven en mkb’s

De Aanbestedingswet zorgt ervoor dat het speelveld tussen inschrijvers gelijk is. Zo kunnen mkb’s concurreren met grotere organisaties op basis van kwaliteit, innovatie en waarde. Dat betekent dat grote organisaties niet per definitie de voorkeur hebben bij grotere projecten. Als mkb maak je evenveel kans om (forse) contracten in de wacht te slepen. Je moet hiervoor natuurlijk wel de opdracht daadwerkelijk kunnen uitvoeren.

 

5. Je krijgt netwerk groeit

Met het binnenhalen van een overheidsopdracht krijg je niet alleen je inkomsten; het vergroot ook de zichtbaarheid van je bedrijf. Je komt in contact met belangrijke besluitvormers, verbreedt je professionele netwerk en vergroot je geloofwaardigheid in de markt. Met deze zichtbaarheid kan je jouw bedrijf laten groeien.

 

6. Innovatieve en duurzame oplossingen worden gestimuleerd

De publieke sector heeft steeds meer voorkeur voor innovatieve oplossingen en duurzame praktijken. Als mkb biedt dit mooie kansen om je te onderscheiden door geavanceerde, milieuvriendelijke producten of diensten aan te bieden. Hiermee kan je de markt leiden en toekomstige trends en voorkeuren vormgeven.

 

7. (Voorbereiding op) overheidsopdrachten zorgt voor een toekomstbestendig bedrijf

Bij het inschrijven op een aanbesteding komt veel kijken. Van kennis over de markt tot precies weten hoe een aanbestedingsproces verloopt. Je hebt een bepaalde mate van compliance, risicobeheer en operationele efficiëntie nodig. Deelnemen aan aanbestedingen daagt je ook uit om je bedrijf constant te verbeteren. Ervaring met aanbestedingen vergroot ook de algemene veerkracht en concurrentiekracht van je bedrijf.

 

8. Overheidsopdrachten zorgen voor veiligheid en transparantie

Overheidscontracten bieden een zekerheid en voorspelbaarheid die moeilijk te vinden is in de privésector. Je krijgt duidelijke voorwaarden, geplande betalingen en gevestigde regels voor geschillenbeslechting. Als leverancier is deze transparantie en wettelijke bescherming erg fijn. Ook verminderen ze de risico's die normaal gesproken komen kijken bij zakelijke transacties.

 

Waarom overheidscontracten zo fijn zijn

Veiligheid en transparantie zijn niet de enige voordelen van overheidsopdrachten. Ze zorgen ook voor stabiliteit en de groei van jouw bedrijf. Bij de juiste opdrachten is er veel ruimte voor innovatie en jouw eigen creatieve invulling. Daarom is het slim om je als leverancier in te schrijven op overheidsopdrachten. 

 

Met deze strategieën win jij de Europese aanbestedingsmarkt

Toch kan de Europese markt soms lastig zijn voor beginnende of kleine ondernemers. De markt is complex en vergt wat tijd en aandacht om goed te doorgronden. Wij delen een aantal tips die kunnen helpen bij een succesvolle inschrijving op de Europese aanbestedingsmarkt. 

1. Leer het terrein kennen

Doe grondig marktonderzoek. Je wil natuurlijk dat jouw dienst precies aansluit op wat de inkopers zoeken. Daarom is het slim om te onderzoeken welke soorten contracten er zijn. Lees ook de aankondigingen goed door. Hoe kan je jouw product of dienst zo positioneren dat het dé perfecte match is voor de aanbesteding? Door op aanbestedingsplatforms zoals Mercell de aanbestedingen in de gaten te houden, kan je je precies op het juiste moment op de juiste aanbesteding inschrijven.

Leer en werk aan je netwerk. Duik de boeken in én ga netwerken. Forums, workshops en seminars zijn niet alleen om te leren; ze zijn jouw ticket naar insiderinzichten. Ook kan je hier betekenisvolle connecties maken. Weet je niet zo goed waar je moet beginnen? In ons Kenniscentrum delen we kennis, tips en trucs voor het maken van een succesvolle inschrijving.

 

2. Wees er op tijd bij

Start zelf de gesprekken. Het is slim om contact te houden met aanbestedende diensten, of je hun opdrachten nu gewonnen hebt of niet. Als je weet wanneer contracten op de markt komen, kan je op tijd actie ondernemen. Door goed contact te onderhouden, weet je precies wat de aanbestedende diensten zoeken. Hiermee kan je jouw oplossingen zó toespitsen dat ze perfect bij de opdracht én de opdrachtgever passen.

 

3. Laat zien dat je de inkopers écht begrijpt

Pas je antwoorden aan op de vragen die inkopers stellen. Je wil natuurlijk altijd antwoorden op de vragen. Maar je kan ook verder kijken dan de basis. Laat zien dat je niet alleen de vereisten begrijpt, maar ook de onderliggende behoeften van de aanbestedende dienst. Je inschrijvingen springen in het oog wanneer ze laten zien dat je écht begrijpt waar de inkoper naar op zoek is.

Val op met kwaliteit en innovatie. Kwaliteit en innovatie zijn niet alleen modewoorden; het zijn de beste vrienden van je inschrijving. Overheden hebben veel interesse in innovatieve oplossingen van hoge kwaliteit. Als mkb’er kan jij hier goed op inspelen. Laat daarom zien hoe jouw staan voor hoge kwaliteit en innovatie.

 

Best practices voor jou als mkb’er

We deelden net een aantal strategieën waarmee jij meer kans maakt op de Europese aanbestedingsmarkt. Deze strategieën hebben tijd en aandacht nodig om volledig uitgewerkt te worden. Wil jij al direct een verbeterslag maken? Hier zijn een aantal best practices voor jou als mkb’er.

  1. Blijf op de hoogte. Houd aanbestedingsplatforms en aankondigingen goed in de gaten. Zo zie je kansen als één van de eersten en kan je direct beginnen met jouw inschrijving. Eenvoudig op de hoogte blijven? Lees meer over de opties bij Mercell.

  2. Laat je professionaliteit zien. Dat kan je doen door je te registreren bij aanbestedingsplatforms en de juiste certificeringen te behalen. Ze laten zien dat je een serieuze speler bent.

  3. Bouw relaties op. Netwerken is niet alleen maar gezellig kletsen. De kracht van netwerken zit in het creëren van samenwerkingen en het verkrijgen van inzichten. Deze kunnen tot mooie kansen leiden.

  4. Werk samen en behaal grotere winsten. Soms kan het bundelen van krachten met grotere bedrijven deuren openen naar contracten die anders misschien net buiten bereik liggen.

  5. Benadruk wat jou uniek maakt. Het draait allemaal om het laten zien van jouw waarde en de kwaliteit van wat je te bieden hebt. Denk er hierbij aan dat de publieke sector op zoek is naar oplossingen waarbij duurzaamheid en innovatie centraal staan.

  6. Bereid je zorgvuldig voor. Elke offerte moet zo zijn opgesteld dat duidelijk wordt waarom jij de beste keuze bent. Dit is dé kans om jouw unieke verkoopargumenten te delen. Denk er hierbij ook aan dat je aan alle vereisten voldoet.

  7. Laat technologie het werk voor je doen. Online aanbestedingsplatforms en digitale tools kan je slim inzetten om administratief werk te verlichten. Denk aan automatische e-mails op het moment dat een relevante aanbesteding wordt gepubliceerd. Of een systeem dat jouw inschrijving direct op de juiste manier voor de inkoper verwerkt.

  8. Blijf leren. Maak gebruik van trainingsprogramma's en hulpmiddelen. Ze kunnen jouw kennis van de inkoopregels en best practices aanscherpen. Denk hierbij aan Mercells Kenniscentrum. 

  9. Houd een oogje op de markt. Kijk regelmatig of er nieuwe aanbestedingen zijn en stel waarschuwingen in voor sleutelwoorden van jouw sector. Laat deze handeling automatisch verlopen met Mercell Markt Inzicht. Proactief zijn is ontzettend belangrijk.

  10. Doorzettingsvermogen loont. De aanbestedingswereld is ontzettend complex, zeker voor mkb’ers. Zit het even tegen? Verlies de moed niet. Van elke aanbesteding leer je iets nieuws. Door inzichten te verzamelen kun je je toekomstige voorstellen verbeteren. Geduld is een schone zaak.

Dit is de toekomst van Europese aanbestedingen 

Je weet nu hoe je als mkb’er doeltreffend in kan spelen op de aanbestedingsmarkt. Maar de markt staat nooit stil. Bij Mercell verwachten we een aantal trends in de (nabije) toekomst. Deze willen we graag met je delen, zodat jij er goed op voorbereid bent.

 

1. Nieuwe wetgeving

Wij verwachten beleidsverschuivingen die het aanbestedingsproces makkelijker maken en de concurrentieregels herzien. Het doel hiervan is om Europese aanbestedingen toegankelijker te maken voor kleinere leveranciers. Hiermee wordt een eerlijker aanbestedingsklimaat bevorderd in economisch onzekere tijden.

 

2. Digitale revolutie

Vooruitgang op het gebied van AI en machine learning zorgt voor een revolutie op het gebied van aanbestedingen. Als leverancier kan je het bijvoorbeeld gebruiken in het formuleren van een mooie inschrijving. Tegelijkertijd gebruiken inkopers het ook in hun aanbestedingsdocumenten. Gebruik je tools als ChatGPT? Controleer de informatie dan altijd goed. Zo weet je zeker dat jouw sleutel tot de grote schat ook de actuele wet- en regelgeving volgt.    

 

3. Marktdynamiek

We zien dat de verschillen tussen mkb’s en grotere bedrijven bij de inschrijving steeds kleiner worden. Hierdoor kan je als ondernemer ook kans maken op grote overheidsopdrachten. Dat opent voor jou weer deuren om te groeien.

4. Duurzaam en sociaal aanbesteden

Duurzaamheid, milieuvriendelijkheid en maatschappelijke verantwoordelijkheid worden binnen de Europese aanbestedingsmarkt steeds belangrijker. Zo moeten bedrijven, zowel inkopers als leveranciers, zich houden aan de CSRD. Ook krijgen duurzame oplossingen meer de voorkeur bij een aanbesteding. Als leverancier kan je dit doelgericht en succesvol inzetten. 

 

Meer toekomstige trends:

  • Verplichte milieunormen. Deze zijn in lijn met groen inkopen en de principes van de circulaire economie.

  • Innovatie aanmoedigen door het inkoopproces te verbeteren en met analyses om de processen te stroomlijnen.

  • De inkoop van grote bedrijven professionaliseert. Hiermee wordt overheidsgeld effectiever besteed.

  • Transparantie en integriteit worden versterkt door strengere regels. Hiermee worden eerlijkheid en vertrouwen in inkoopprocessen gegarandeerd.

  • Coöperatieve aanbestedingen worden bevorderd. Hierbij worden middelen in alle EU-lidstaten gebundeld. Dit zorgt voor meer efficiëntie en betere resultaten.

  • Prioriteit voor sociale impact door de nadruk te leggen op het creëren van banen, eerlijke lonen en diversiteit. 

 

Conclusie

Uit het verslag van de Europese Rekenkamer blijkt dat Europese aanbestedingen steeds minder inschrijvingen krijgen. Hierdoor kan je als leverancier meer kans maken om een mooie opdracht in de wacht te slepen.

Tegelijkertijd is dit hét moment voor leveranciers om zich te onderscheiden. Dit kan je doen door technologische innovaties te omarmen en je aan te passen aan de ontwikkelingen in de publieke sector. Wil jij tips en informatie over hoe je in kan spelen op deze ontwikkelingen? Houd dan onze blogs in de gaten.