Een aanbesteding verliezen is vervelend. Uitgesloten worden van een inschrijving is nog veel vervelender. In dat geval mag je niet (meer) meedoen aan een aanbesteding en dat kan je al overkomen door een kleine fout. Ontzettend zonde, want je verliest hiermee een mooie kans. Gelukkig kan je voorkomen dat je wordt uitgesloten. Wij hebben 6 tips opgesteld, waarmee je uitsluiting voorkomt.
1. Houd je administratie op orde
De eerste valkuil die leveranciers wel eens maken is het niet op orde hebben van de administratie. Administratie is bij een aanbesteding ontzettend belangrijk. De aanbestedende dienst kan bijvoorbeeld om bepaalde certificaten en referenties vragen. Kan je die niet aanleveren? Of zijn ze misschien niet meer up-to-date? Dan kan de aanbestedende dienst je uitsluiten van de aanbesteding. Zorg er daarom voor dat je alle benodigde documenten klaar hebt liggen.
2. Lever de inschrijving op tijd aan
Je kent het misschien wel: vlak voor een deadline wil je nog éven wat puntjes op de i zetten. Net als je alles wil indienen, hapert het internet of voert je computer een update uit... De deadline is verstreken. Helaas betekent dat ook dat de aanbesteding gesloten is. Zorg er daarom voor dat je ruim van tevoren alle documenten klaar hebt staan. Of nog beter: dat je je al hebt ingeschreven. Wij raden aan om minstens een dag voor de deadline de inschrijving af te ronden. Zo ben je verzekerd van een plekje in de aanbesteding.
3. Wees eerlijk over je ervaring en capaciteit
Schrijf je aanbod zo eerlijk en transparant mogelijk. Het is verleidelijk om jouw organisatie in een positiever daglicht te plaatsen. Misschien weet je dat je nét niet aan een vraag of eis kan voldoen. Of misschien lukt het nét wel onder bepaalde omstandigheden. Wees hier eerlijk over.
Zo kan de aanbestedende dienst een weloverwogen keuze maken. Het is voor alle partijen vervelend als tijdens de uitvoering blijkt dat iets toch niet mogelijk is. Dat kan voor aankomende aanbestedingen ook negatieve effecten hebben. Zorg er daarom voor dat je eerlijk en transparant inschrijft.
4. Houd je aan de regels en voorschriften
Deze tip is een open deur. Toch is het goed om er even bij stil te staan. Bij aanbestedingen horen strakke regels. Hou je je hier niet aan? Dan kan je worden uitgesloten van de inschrijving.
Neem bijvoorbeeld het contactmoment met de aanbestedende dienst. Vragen kan je stellen via de contactmodule van het systeem. Toch zien we nog vaak dat leveranciers denken: ik zet deze vraag of opmerking even op de mail. Buiten de nota van inlichtingen mag de aanbestedende dienst geen vragen beantwoorden. Ook mag je als leverancier geen contact hebben met de aanbestedende dienst over de aanbesteding. Bespreek daarom alle opmerkingen, vragen of bijzonderheden voor of na de aanbestedingsprocedure. Of stel de vragen in de Nota van Inlichtingen.
5. Neem de uitsluitingsgronden door
In de meeste aanbestedingen zijn uitsluitingsgronden opgenomen. Zo hebben overheidsinstellingen bij aanbestedingen boven de drempel verplichte uitsluitingsgronden. Je wordt uitgesloten als je bent veroordeeld voor bijvoorbeeld fraude, omkoping of deelneming aan een criminele organisatie.
Daarnaast mag de aanbestedende dienst facultatieve uitsluitingsgronden toepassen. Hieronder vallen valse verklaringen, aanzienlijke tekortkomingen bij eerdere opdrachten of een slechte financiële situatie.
Neem daarom vooraf de uitsluitingsgronden van de aanbesteding door. Zo weet je zeker dat je niet onverwacht wordt uitgesloten van de inschrijving. Heb je vragen? Of zijn bepaalde uitsluitingsgronden onduidelijk? Neem dan contact op met de aanbestedende dienst. Zo heb je opheldering voordat je je inschrijft op de aanbesteding. Let bij het contact op dat je het enkel over de uitsluitingsgronden hebt. Vragen over de aanbesteding worden via de nota van inlichtingen beantwoord.
6. Lees het Programma van Eisen
Alle specificaties van de aanbesteding kan je vinden in het Programma van Eisen (PvE). Hierin staan zowel de technische als functionele specificaties. Denk bijvoorbeeld aan het resultaat van een dienst of het doel van een product. Een aanbestedende dienst kan ook eisen stellen op het gebied van duurzaamheid.
Het Programma van Eisen is vaak een onderdeel van de aanbestedingsleidraad. Lees dit programma goed door voor je begint aan je inschrijving. Zo kom je erachter wat de aanbestedende dienst belangrijk vindt en wat harde eisen zijn. Hier kan je vervolgens rekening mee houden bij het inschrijven. Zo zorg je ervoor dat jouw inschrijving aansluit bij de aanbesteding.
