Haagse Hogeschool: “Mercell is goed te koppelen aan andere applicaties”

Al meer dan 14 jaar werkt de Haagse Hogeschool met Mercell en haar voorlopers. In de jaren is er veel veranderd, maar één ding is hetzelfde gebleven: het gemak waarmee ze digitaal kan aanbesteden. Van welke functie maakt de Haagse Hogeschool het meeste gebruik? En wat zijn de dromen voor de toekomst? Wij spreken met Eelko Bakker, teamleider van de afdeling Inkoop en Contractmanagement bij de Haagse Hogeschool.

Kan je ons meer vertellen over de inkoopafdeling van de Haagse Hogeschool?

“De Hogeschool is een vrij grote organisatie. We hebben meer dan 2.000 medewerkers en 25.000 studenten. Onze spend is daardoor jaarlijks bijna 80 miljoen euro. De afdeling inkoop werkt inmiddels voor de hele organisatie. Vroeger deden we vooral facilitaire aanbestedingen, maar tegenwoordig werken we steeds meer samen met de hele organisatie. Hierdoor kopen we ook een grotere diversiteit aan producten en diensten in, zoals boeken, software, marketingcampagnes en HRM-advies.

Dat betekent dat de werklast veel groter is geworden. Mijn team bestaat uit twee senior inkoopadviseurs, een contractmanager en een contractbeheerder. Ik ben de teamleider en doe ook de aanbestedingen.”

Hoe verliep de overgang tussen Negometrix3 en Mercell?

“Vorig jaar hebben we de overstap gemaakt van Negometrix3 naar Mercell. Een aantal collega's keken er wel tegenop. Ze hadden natuurlijk al jaren ervaring met Negometrix. Gelukkig ging de overgang heel soepel. Dat kwam onder meer door de trainingssessies van Mercell. 

Bij de Haagse Hogeschool gebruiken we vaak een raamovereenkomst of een Europese aanbesteding. Daarvoor hebben we modellen van klaarstaan die –voor zover dat kan- al zijn ingevuld. Dat scheelt ons weer tijd. Ik heb ook wel eens TenderNed gebruikt. In vergelijking is Mercell veel flexibeler. We kunnen bijvoorbeeld vooraf instellen dat er meerdere nota van inlichtingen komen. Mercell kan je dus precies op maat inrichten.”

Welke functie gebruik je het meeste?

“De software van Mercell heeft bij ons een koppeling met SURFconext. Daarmee kunnen medewerkers makkelijker inloggen. Aanbestedingen worden namelijk beoordeeld door collega's uit de hele organisatie. Vroeger moest je een mailtje sturen met een wachtwoord om in het systeem te komen. Maar onze medewerkers krijgen niet zo vaak met een aanbesteding te maken. Die mailtjes en wachtwoorden raakten altijd kwijt. Met SURFconext gaat het in één keer goed.

Met deze extensie kan je namelijk inloggen met je e-mailadres van de hogeschool. Het is een single sign-on. Zo raken medewerkers nooit meer hun inloggegevens kwijt. Ik zou Mercell Source to Contract in combinatie met SURFconext daarom zeker aan andere scholen aanraden.”

Met welke functie ben je blij verrast?

"De functie voor de beoordelingscommissie vind ik erg fijn. Je hebt vaak een commissie van vier of vijf mensen. Zij beoordelen alle inschrijvingen eerst individueel en komen daarna bij elkaar. Tijdens de vergadering bespreken ze welke scores ze hebben gegeven en waarom. Ter plekke kunnen ze een score overschrijven. Bijvoorbeeld: een commissielid had eerst een 8 gegeven aan de inschrijving, maar heeft na overleg toch besloten om een 10 te geven.

Deze functie maakt het makkelijk om in de sessie tot een consensus te komen. Dat maakt de beoordelingsvergaderingen succesvol en scheelt de leden veel tijd. Ze krijgen na afloop ook direct de uitslag te zien.

Ik ben ook blij verrast door de flexibiliteit van het Mercell Source-to-Contract. Je kan relatief eenvoudig een nota van inlichtingen toevoegen of de planning aanpassen. Als wij de planning aanpassen, zien de leveranciers dat in hun dashboard.”