“Mercell biedt ons een gestroomlijnd proces van A tot Z”
Ongeveer 350 fte; zo groot is de gemeente Stadskanaal in het oosten van Groningen. Met twee inkoopadviseurs die een jaarlijkse spend managen van ongeveer € 130 miljoen, waarvan € 57 miljoen beïnvloedbaar door inkoop. Wanneer je met twee man adviseert over bijna 45% van de spend van de gemeente, is een gestroomlijnde aanpak in een digitaal platform essentieel. Hierover spraken wij met Patrick Kuipers, inkoopadviseur bij de gemeente Stadskanaal.
Het succesverhaal van Stadskanaal met Mercell
Inkoop via losse documenten
Patrick werkt inmiddels tweeënhalf jaar bij de gemeente. Hij weet nog precies hoe het inkoopproces verliep toen hij er net kwam werken: “Het publiceren van aanbestedingen gebeurde voorheen via losse bestanden. Documenten werden handmatig aangepast en bewaard. Dat kon zorgen voor inefficiëntie en foutgevoeligheid, want we werkten niet altijd in dezelfde versie van de documenten. Daarom hadden we behoefte aan een gestandaardiseerde werkwijze.”
Zo ondersteunt Mercell de gemeente Stadskanaal
De gemeente zocht een digitale omgeving waarin allerlei inkoopgerelateerde processen op één platform geregeld konden worden. Zodoende is ze bij Mercell uitgekomen. Via dit platform kan namelijk het volledige Source-to-Contractproces worden doorlopen. Patrick vertelt: “Mercell biedt ons een kader voor het publiceren van aanbestedingen. Het platform heeft tools voor de inschrijf-, beoordelings- en gunningsfase.”
Vooral het intakeformulier vond de gemeente interessant. “Dat kan je direct openen vanuit een link én het is snel in te vullen.” In gesprek met Mercell kwamen de inkopers erachter dat de stap van een intakeformulier tot een tender makkelijk te maken was. Na een demo waren zij meteen enthousiast. “We zagen de mogelijkheden van werken met sjablonen en dat je ze op één plek kunt wijzigen. Het is een lerend bestand en je werkt altijd met de laatste versie,” legt Patrick uit.
Gemeente Stadskanaal zou in de toekomst ook graag de module voor contractbeheer willen afnemen.
“Mercell biedt ons een gestroomlijnd proces voor inkoop, van A tot Z. Dat spreekt ons aan!”
Patrick Kuipers, inkoopadviseur bij de gemeente Stadskanaal.
Mercell is eenvoudig te gebruiken
Het platform zorgt ervoor dat de gemeente Stadskanaal nu een uniforme werkwijze voor inkoop heeft. Alle communicatie verloopt in één systeem, van de Nota van Inlichtingen tot de gunning van een contract. Patrick: “We hebben nu alles op één plek, dat scheelt ons veel tijd.”
En een gestroomlijnd proces is nog maar het begin. Patrick vindt Mercell een prettig platform dat intuïtief te gebruiken is. “Bij de beoordeling van inschrijvingen worden soms collega’s betrokken die nog niet eerder met Mercell hebben gewerkt. Dan is het mijn taak om ze wegwijs te maken in het platform.”
Ook de beoordelingen zelf gaan nu een stuk soepeler. Vanuit Mercell kan er namelijk direct een link worden verstuurd naar de beoordelingscommissie. “Waar we eerst alle beoordelingsformulieren naast elkaar open moesten zetten, hebben we nu alles overzichtelijk in één systeem,” vertelt Patrick.
“Met Mercell hebben we nu alles op één plek. Dat scheelt ons veel tijd.”
Voorheen andere software
De gemeente Stadskanaal maakte bij de inkoop voorheen gebruik van een ander platform. Maar dat platform paste niet helemaal bij hun behoeften. “Hierin moest ik bestanden handmatig uploaden,” zegt Patrick, “en daardoor moest ik altijd dubbelchecken of ik wel de laatste versie van een document had gebruikt. In Mercell gebruik ik uitgebreide templates. Zo werken we automatisch in de meest up-to-date versie van de documenten.”
De voordelen van het gebruik van templates
Patrick maakt graag gebruik van de sjablonen in Mercell. “Tijdens de demo zagen we alle opties die de sjablonen in Mercell ons te bieden hadden. Daarover waren we meteen enthousiast, want het scheelt ons veel tijd.” Zo kreeg de gemeente gedurende twee aanbestedingen een aantal vragen over onduidelijkheden over onderdelen in de offerteaanvraag. “Dan passen we daar de sjablonen op aan, zodat deze informatie in de volgende aanbestedingen standaard verstrekt wordt.”
"In Mercell werken we automatisch in de meest up-to-date versie van de documenten."
Een uitgebreide implementatie levert veel op
Patrick ziet hoe belangrijk het is voor inkopers om zich te focussen op een succesvolle implementatie. Want hiermee zorg je ervoor dat je later in het traject een soepele aanbestedingservaring hebt.
Vanaf het begin af aan was hij betrokken bij de implementatie van Mercell. “Het implementatietraject was heel fijn. Samen met de Sales Consultant heb ik tijdens de demo alle opties bekeken. Hij dacht mee in wat er zou passen binnen onze budgetten én de tijd die we voor de implementatie zouden hebben,” vertelt Patrick. Vervolgens had hij iedere week een sessie met de Intake Consultant. “Ook dat was een prettige ervaring. Iedere week kwamen we een stapje verder in de implementatie. De eerste afspraak was in mei; in oktober waren we up-and-running. Dat was vrij rap.”
De gemeente Stadskanaal heeft ook nog plannen voor de toekomst. “De afgelopen jaren zijn in sneltreinvaart voorbij gevlogen. Dit jaar gaan we zorgen dat alles goed is ingericht. Daarna willen we kijken naar hoe we ook contractmanagement kunnen gebruiken binnen Mercell. Dan hebben we het cirkeltje rond: alle inkoopprocessen verlopen in één programma.”
“Mercell is ook handig voor andere gemeenten”
Patrick is erg tevreden over Mercell en hoe het nu wordt gebruikt: “Mercell biedt zó veel. Je moet natuurlijk tijd besteden aan de voorbereiding, maar daar ga je later veel profijt van hebben.” Hij raadt daarom andere gemeenten aan om zo veel mogelijk functies van Mercell te benutten. “Dan haal je de maximale waarde uit zo’n platform.”
En of hij Mercell aanraadt aan andere gemeenten? “Zeker, en dat heb ik ook al gedaan! Die gemeente in kwestie is al aan de slag gegaan met het platform.”