Wonen Limburg bereidt zich voor op de naderende aanbestedingsplicht
Wonen Limburg is de grootste woningcorporatie van de provincie. Het is een corporatie die niet de stenen, maar juist de mensen centraal stelt. Ze beheren 26.000 woningen en 3.000 eenheden overig maatschappelijk vastgoed en er werken 250 medewerkers.
Aanbestedingsplicht woningcorporaties
Woningcorporaties zijn nog geen aanbestedende dienst, maar kunnen dat mogelijk wel worden. Op 9 juni 2021 publiceerde de Europese Commissie een persbericht met daarin de stelling dat woningcorporaties een aanbestedingsplicht hebben. Nederland staat hier lijnrecht tegenover en is van mening dat woningcorporaties niet onder de overheid vallen. Een definitief oordeel blijft sindsdien uit, maar als woningcorporaties inderdaad een aanbestedingsplicht hebben, dan zullen bepaalde processen moeten veranderen.
De vraag is: in hoeverre bereid je je als woningcorporatie al voor op deze mogelijke aanbestedingsplicht? We spreken Marcel en Frits over hun keuzes en overwegingen.
“Bij langlopende contracten met een grote impact willen we voorkomen dat we contracten moeten ontbinden door gewijzigde wet- en regelgeving”
Risicobeheersing: bij grote aanbestedingen Europees aanbesteden
“In 2022 hebben we een strategische uitvraag gedaan voor onderhoud, met een contractwaarde van bijna een miljard euro en een doorlooptijd van maximaal 10 jaar”, vertelt Marcel. “Een traject met veel impact. Met de mogelijke aanbestedingsplicht in het vooruitzicht, wilden wij deze alvast Europees aanbesteden. Hierdoor voorkomen we dat we straks het risico lopen een meerjarige samenwerking te moeten ontbinden.”
Frits: “We zijn nog niet aanbestedingsplichtig, maar hanteren wel al langer in alle aanbestedingen de aanbestedingsprincipes, zoals non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Dit omdat dit aansluit bij professioneel opdrachtgeverschap. Voorafgaand maken we een inkoopstrategie waarin we een afweging maken. Naast de aanbestedingsprincipes kijken we ook naar bijvoorbeeld doelmatigheid en redelijkheid. Dit trekken we door in de procedure en contractmanagement.”
Aansluitnummer TenderNed
Een Europese aanbesteding uitzetten, gaat niet zomaar. Daarvoor had Wonen Limburg een aansluitnummer bij TenderNed nodig. Dit aansluitnummer is normaal gesproken alleen voor aanbestedende diensten beschikbaar, maar via een omweg hebben zij dit toch gekregen. Marcel: “Het was niet veel werk om aan te vragen, maar wel nieuw, waardoor ook TenderNed moest schakelen. De keuzes die we moesten maken in het systeem waren niet altijd van toepassing, dus daar hebben we een andere route voor gevonden. Mercell heeft daarbij geholpen.”
Overstap naar Mercell
Naast de Europese aanbesteding, heeft Wonen Limburg in 2022 ook besloten om over te stappen van Negometrix naar Mercell. Hoe is dat bevallen? “Mercell is gebruiksvriendelijk en werkt intuïtief, vertelt Frits. “Je wordt door het hele aanbestedingsproces heen geleid. We werken veel met templates, waardoor we snel klaar zijn met de uitvraag. Als we alle stukken klaar hebben liggen, dan is de tender dezelfde dag nog de deur uit.” Marcel: “We zijn hierin snel en kundig geholpen door Mercell. Bovendien is Mercell voor de inschrijvers ook veel gebruiksvriendelijker. De inrichting en het uiterlijk van Mercell maakt het veel overzichtelijker ten opzichte van Negometrix. Ook hebben we een training van het systeem en hulp bij de inrichting gehad.”
“Zowel qua software als kennis zijn wij er klaar voor”
Advies andere woningcorporaties
Of de vooruitstrevende route die Wonen Limburg heeft gekozen, voor iedere woningcorporatie geschikt is, durven Frits en Marcel niet te zeggen. “Het verschilt per corporatie, maar als je hele grote aanbestedingen uitvraagt, dan zou ik het wel doen. De kleine tenders kun je nog wel opnieuw starten, maar bij grote aanbestedingen wil je het risico op ontbinding niet lopen. Wij hebben er in ieder geval voor gekozen om het op deze manier te doen. We zijn er helemaal klaar voor. Zowel qua software als qua kennis”, aldus Frits.