Verbeter jouw aanbestedingsproces met eForms

De introductie van de eForms door de Europese Commissie vormt een belangrijk moment voor hoe tenders worden gepubliceerd. Laten we er dieper op in duiken en ontdek meer!

Update-2

eForms: het nieuwe publicatieformulier

Uiterlijk 25 oktober vervangen de eForms de huidige publicatieformulieren van alle Europese en EER-lidstaten. Zo zullen de eForms volgens de Europese Commissie:

  • De transparantie binnen het proces vergroten;
  • Uitgebreide gegevensverzameling mogelijk maken voor de aanbestedende dienst;
  • Lidstaten in staat te stellen om goed geïnformeerde en data gestuurde beslissingen te nemen;
  • Inkopers ondersteunen bij het opsplitsen van grote projecten in kleinere delen. Zo worden de projecten toegankelijker voor lokale en kleine ondernemers.

Meer weten over de lancering en doelen van de eForms? Je leest er alles over op de website van de Europese Commissie.

young business people group have meeting and working in modern bright office indoor

Nieuw toegevoegde velden

In de nieuwe eForms zijn nieuwe velden toegevoegd. Sommige velden zijn verplicht, terwijl andere velden optioneel zijn. Landen én organisaties kunnen zelf beslissen welke velden ze wel en welke ze niet gebruiken. Nog niet ieder land heeft de beslissing genomen welke optionele velden worden gebruikt.


Benieuwd naar deze velden? De Europese Commissie heeft een uitgebreide lijst opgenomen in het eForms implementatiehandboek. Dit handboek vind je hier.


Webinar: alles wat je moet weten over de eForms

Q&A uit het webinar:

Algemeen

Is er een vertaaltabel van de F-formulieren naar de nieuwe nummers?
Laat meer zien
Laat minder zien

Ja, die is er. Klik hier voor de conversie sheet in PDF-vorm. Zo weet je zeker dat je het juiste formulier erbij pakt.

Ik moet een wijziging of gunning publiceren naar aanleiding van een tender
die ik in onze oude tendermodule heb aangekondigd. Hoe doe ik dat?
Laat meer zien
Laat minder zien

 Om je te helpen hebben wij een instructie geschreven waarin verschillende situaties en oplossingen aan bod komen. Klik hier voor de instructie.

Hoe maak ik percelen aan in mijn formulieren?
Laat meer zien
Laat minder zien

Hiervoor hoef je niets te doen! Zodra je in het platform (CTM of Source-to-Contract) percelen hebt aangemaakt en je het formulier start, bevat deze automatisch dezelfde percelen.

Wanneer werkt de link op TenderNed waarbij je rechtstreeks naar de tender gaat in het platform
waaruit je publiceerde (CTM of Source-to-Contract)?
Laat meer zien
Laat minder zien

Inmiddels moet de link gewoon werken. Alle tenders die vanaf 21 december 2023 gepubliceerd worden, linken correct door naar onze platformen.

Hoe kan ik een ingevuld en/of gepubliceerd formulier opnieuw raadplegen?
Laat meer zien
Laat minder zien

Voor gebruikers van Source-to-Contract:

Klik op het formulier om deze online te openen. Of klik op de drie puntjes aan de rechterkant van het formulier. Kies hier de optie “Exporteren naar PDF”. Je kunt nu het formulier inzien.

Voor gebruikers van CTM: 

Klik op E-formulieren in de checklist. Klik vervolgens op “Vul het formulier in” om het formulier online te bekijken. Je kunt ook kiezen voor “PDF downloaden”. Nu kun je het formulier inzien.

TenderNed aansluitnummer

Wat is mijn aansluitnummer?
Laat meer zien
Laat minder zien

Het TenderNed aansluitnummer is een uniek nummer dat jouw organisatie van TenderNed krijgt of heeft gekregen. Het aansluitnummer zorgt ervoor dat de aankondiging die je verzendt vanuit Source-to-Contract of CTM onder jouw organisatienaam verschijnt op TenderNed. Dit nummer vul je in Source-to-Contract in bij het aanmaken van jouw eForm. 

Weet je het aansluitnummer van jouw organisatie niet? En is deze niet automatisch ingevuld? Neem dan contact op met jouw beheerder.

Ik werk met twee verschillende TenderNed aansluitnummers.
Hoe kan ik makkelijk kiezen tussen die twee?
Laat meer zien
Laat minder zien

Als je organisatie met meer dan één aansluitnummer werkt, zorg dan dat het veld bij “Organisatie instellingen” > “Organisatieprofiel” leeg is. Zo kunnen inkopers zelf het aansluitnummer waarmee zij willen publiceren invullen in hun tenders.

Vragen over het invullen van het formulier

Ik voeg nu steeds een rechtbank handmatig toe.
Kan ik een rechtbank ook standaard toevoegen als organisatie?
Laat meer zien
Laat minderzien

Ja, dat kan. Beheerders van Source-to-Contract kunnen de rechtbank vooraf invullen door naar “Organisatie-instellingen” > “Sjablonen” > “Publicatieformulieren” te gaan.

Bij onze organisatie ben ik de contactpersoon in het organisatieprofiel. Volgens mij word ik nu automatisch overgenomen in het organisatieprofiel van de koper.

Moeten mijn collega's dit steeds overschrijven, of kan dit anders? Ik hoef namelijk niet bij elke tender de contactpersoon te zijn.
Laat meer zien
Laat minderzien

Voorheen kon de inkoper de gegevens aanpassen in het formulier bij “Organisaties”. Na de update van 3 januari wordt de contactpersoon van de tender in plaats van de organisatie automatisch ingevuld. Hiermee wordt deze vraag structureel opgelost. 

Waarom worden niet meer velden vooraf ingevuld?
Laat meer zien
Laat minderzien

Bij sommige velden (waar je zou verwachten dat deze vooraf worden ingevuld) wordt nu nog geen informatie vanuit de tender voor je overgenomen. Wij werken er hard aan om de formulieren zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. Onze ambitie is om in de toekomst zo veel mogelijk velden automatisch te laten invullen.

Is bij een rectificatie alles wat vooraf is ingevuld in overeenstemming met de eerdere publicatie?
Laat meer zien
Laat minderzien

Ja, dat klopt. Om je te helpen, hebben wij sommige informatie vastgezet die je volgens de regels van TED niet mag wijzigen.

Gunning

Wordt een aanbesteding die in een oud formulier is aangekondigd automatisch omgezet naar het nieuwe formulier als ik de gunning wil publiceren?
Laat meer zien
Laat minder zien

Voor zowel gebruikers van CTM als Source-to-Contract geldt: 
Voor tenders die zijn aangemaakt op het moment dat de eForms werden uitgerold, kon je tot 31 december 2023 nog de oude formulieren gebruiken bij een wijziging of gunning. 

Na 31 december 2023 worden de lopende tenders aangepast, zodat deze ook eForms gebruiken. 

Ik heb een aankondiging van opdracht (F02) gepubliceerd voor de aanpassing van de publicatieformulieren.
De aankondiging van gunning (F03) wil ik publiceren na de aanpassing, levert dit nog extra handelingen op?
Laat meer zien
Laat minder zien

Voor gebruikers van Source-to-Contract: 
Als dit het geval is, dan zoek je het TED-documentnummer van je tender op. Deze vind je terug in Source-to-Contract bij het F02-formulier met het format 123456-2023 (zes cijfers – jaartal van aankondiging). 

Geef in je gunning aan dat een eerdere aankondiging al is gedaan. Voeg daar het TED-documentnummer in om de gunning aan de aankondiging te koppelen. Zo zorg je dat TED weet dat deze twee publicaties bij elkaar horen.

Voor gebruikers van CTM:
Open in CTM je oude formulier. Klik op de TED-link om op TED zelf het documentnummer op te zoeken. Deze vind je bovenaan het formulier.

Geef in je gunning aan dat een eerdere aankondiging al is gedaan. Voeg daar het TED-documentnummer in om de gunning aan de aankondiging te koppelen. Zo zorg je dat TED weet dat deze twee publicaties bij elkaar horen.

Heb je nog vragen naar aanleiding van het webinar of deze Q&A?
Stel ze gerust via eforms-nl@mercell.com

"
“With eForms, the European Commission provides a tailorable set of notices that can be used to advertise all kinds of tenders at both national and European levels across EU and EEA countries.”
Julien Louvrier, Productmanager van eForms implementatie van Mercell

Een naadloze overgang met de Notice Editor van Mercell Source-to-Contract

Bij Mercell streven wij naar een zo goed mogelijke koppeling tussen de tendermodule in Mercell Source-to-Contract en eForms. We zetten ons volledig in om ervoor te zorgen dat onze tendermodule tegen het einde van het jaar naadloos aansluit op de eForms.  

Daarom introduceren wij onze Notice Editor. Met de Notice Editor ondersteunen wij bij de opmaak van het publicatieformulier en vereenvoudigen we de manier van publiceren.

De Notice Editor module biedt verschillende functies die het invullen van formulieren een nieuwe betekenis geeft: 

  • Een nieuwe look-and-feel ondersteund door de nieuwste technologieën;
  • Met de My Checklist-functie navigeer je eenvoudig door de Notice Editor en vul je succesvol formulieren in;
  • Het ontwerp is responsief en ontworpen voor verschillende devices, zoals tablets;
  • Verbeterde flexibiliteit, waardoor je velden kunt prioriteren. Ook kun je in de gewenste volgorde navigeren;
  • De auto-save functie zorgt ervoor dat je werk automatisch wordt opgeslagen;
  • Een real-time weergave van de status van je eForm. Zo kun je zien of het nog een concept, klaar voor publicatie of al verzonden is.
eForms images

My Checklist

Ervaar het eenvoudig invullen van eForms met de My Checklist-feature. Het leidt je intuïtief door de Notice Editor heen. Ook biedt het een uitgebreide lijst van taken die je moet afvinken en markeert My Checklist velden die nog aandacht behoeven.

Het voordeel van My Checklist? Je hoeft niet meer door het hele formulier heen te spitten, op zoek naar het ontbrekende veld. My Checklist laat automatisch zien welke velden nog in- of aangevuld moeten worden. 

Ook worden de velden gegroepeerd per perceel. Zo weet je in één oogopslag welke velden nog aandacht nodig hebben.

MeForms (2)


Deze 4 velden kom je tegen in de Notice Editor

In de Notice Editor zijn er verschillende soorten velden. Ieder veld heeft weer andere voorwaarden en een verschillend invulproces. Dit is een korte lijst met velden die je vaak zult tegenkomen.

  • Vooraf ingevulde vergendelde velden

Deze velden bevatten al informatie uit de tendermodule. In de Notice Editor kun je deze informatie niet veranderen. Wil je de informatie aanpassen? Dan kan dat in de tendermodule. Dit type veld is gemarkeerd met dikgedrukte tekst. Zo zie je dat het niet bewerkt kan worden.

  • Vooraf ingevulde ontgrendelde velden

Deze velden zijn automatisch ingevuld met informatie uit de tendermodule. Je kunt ze direct bewerken in de Notice Editor.

  • Lege verplichte velden

Deze velden moeten worden ingevuld voordat de tender kan worden gepubliceerd. Je kunt ze herkennen aan de vetgedrukte rode omlijning. Ook staat er een sterretje (*) naast de titel en staat de tekst ‘verplicht’ in het rood onder elk veld.

  • Lege verplichte velden

Deze velden zijn optioneel. Je mag zelf kiezen of je de extra informatie wilt toevoegen of als dit gewenst is van jouw organisatie. Deze velden hebben een subtiele grijze omlijning.

Houd er rekening mee dat deze velden onjuist ingevuld zijn, dit wordt aangegeven in My Checklist.

10-2

Lees meer over de eForms

read-more

Instructie vervolgpublicatie Negometrix3

Ontdek hoe je stap voor stap een vervolgpublicatie kunt doen wanneer je in Negometrix3 een tender bent gestart.
read-more

Publiceren van een gunningsbericht

Ontdek in 3 stappen hoe je een gunningbericht publiceert met de Notice Editor
read-more

CTM gebruikerservaring

Lees meer over CTM gebruikerservaring
read-more

S2C gebruikerservaring

Lees meer over S2C gebruikerservaring

Instructievideo eForms

Correpsondentie tussen eForms en 2.0.9. formulieren

In onderstaande tabel vind je de conversie tussen de standaard formulieren en de eForms.

NegometrisPortal - Correspondence between standard forms and eForms

 

Veelgestelde vragen over de eForms

m-shape
Wat verandert er met de nieuwe eForms?
Ik heb een publicatie in Negometrix3 of NegometrixPortal en wil een vervolg publicatie doen. Kan dat nog?
Wat verandert er wanneer de Notice Editor wordt gelanceerd?
Benieuwd welk publicatieformulier correspondeert met de oude 2.0.9. formulieren?
Hoe maak ik een publicatieformulier aan?
Hoe publiceer ik het formulier?
Wat kan ik doen als mijn publicatie is afgekeurd door TED?
Hoe bewerk ik een publicatieformulier?
Hoe vul ik een publicatieformulier in?
Hoe publiceer ik een gunningsbericht?