Anbudsprosessen kan oppleves frustrerende for tilbyder, for det kan være mange grunner til at du blir avvist. Det kan være forhold som gjelder spesifikt deg som leverandør, tilbudet du leverer til anbudet, eller at du ikke benytter deg nok av den tidligere erfaringen oppdragsgiver har med firmaet ditt.
– Som tilbyder i en anbudskonkurranse er det alltid en sjanse for å glemme noe eller overse noe viktig i beskrivelsene, og i verste fall kan forglemmelsen føre til at tilbudet ditt blir avvist i anbudskonkurransen, sier Fredd Olsen, rådgiver i Mercell.
Han har mange års erfaring med gjennomføring av innkjøpsprosesser for offentlige oppdragsgivere, og vet godt hva som kjennetegner et vinnertilbud.
1: Hvilke regler gjelder for avvisning?
Dokumentasjonskrav ved anbud
En vanlig grunn for å bli avvist er at tilbyderen ikke har sendt inn den dokumentasjonen som er etterspurt. I konkurransegrunnlaget til anbudet er det oppgitt hva du skal sende inn for å dokumentere forskjellige forhold.
Det er oppdragsgiveren som bestemmer graden av dokumentasjonskrav og hvilke minimumskrav som gjelder, og i praksis står han ganske fritt til å fastsette kravene ut fra sitt behov.
– Men det står også i regelverket for anskaffelser at dokumentasjonskravene skal stå i forhold til kontrakten. Det betyr at oppdragsgiveren ikke kan pålegge tilbyderne å dokumentere alt mellom himmel og jord for en liten eller ukomplisert kontrakt, sier Fredd Olsen.
I tillegg er det slik at dokumentasjonskravene skal være relevant for oppdraget. Oppdragsgiver kan derfor ikke kreve dokumentasjon av forhold som er irrelevante for det som skal leveres i anbudskonkurransen.
Leverandørens dokumentasjonsplikt i anbudskonkurranser
Regelverket sier klart at det er leverandørene som må sørge for å levere den dokumentasjonen som er etterspurt i anbudet, og at tilbudet til anbudet er klart og riktig utformet. Det er altså din plikt som tilbyder å sende inn etterspurt dokumentasjon.
RIKTIG DOKUMENTASJON: Det er viktig at du som tilbyder sender inn dokumentasjonen som oppdragsgiver ber om.
I anskaffelser over EØS-terskelverdien må du fylle ut ESPD-skjema. Når dette skjemaet er ferdig utfylt, fungerer dette som midlertidig dokumentasjon på at firmaet oppfyller de kravene som er satt i anbudet. Når oppdragsgiveren er klar for å tildele kontrakten til deg, vil du bli forespurt om å sende inn dokumentasjon på de forholdene som er oppgitt i skjemaet.
– Har du allerede sendt inn den samme dokumentasjonen til den samme oppdragsgiver i en tidligere konkurranse, og dokumentasjonen fortsatt er gyldig, behøver du ikke å sende det inn på nytt, forklarer rådgiveren i Mercell.
Skulle oppdragsgiveren likevel etterspørre samme dokumentasjon som tidligere, kan du nevne at dette allerede er sendt inn og hvilken anbudskonkurranse det gjelder.
Andre grunner for avvisning i en anbudskonkurranse
I visse tilfeller både kan og må oppdragsgiver avvise leverandører på grunn av forhold ved leverandøren. Det er altså et skille mellom tilfeller der oppdragsgiver plikter å avvise, og der oppdragsgiver har en rett til å avvise.
AVVIST: Å bli avvist kan være frustrerende. Sørger du for å leverer tilbud som svarer på alt, vil du stille sterkere i anbudsprosessen.
Leverandører som ikke oppfyller kravene som er satt for deltakelse i anbudskonkurransen, skal avvises. Det betyr at hvis firmaet ditt ikke tilfredsstiller minimumskravene for kvalifikasjon, så skal firmaet avvises.
– Her er det ingen bønn. Hvis det for eksempel er satt minimumskrav til kredittrating A, så vil et firma med rating B bli avvist fra anbudskonkurransen. Det er også noen andre rent rettslige forhold som kan gjøre at firmaet blir avvist, forklarer Olsen.
Er du nysgjerrig kan du ta en titt i Forskrift om offentlige anskaffelser § 9-5 og § 24-2.
Oppsummering av regler for avvisning for anbud
Som tilbyder i en offentlig anbudskonkurranse er det du som har dokumentasjonsplikten. Dette betyr at du aldri kan basere deg på at oppdragsgiveren ber deg ettersende noe dokumentasjon. Manglende dokumentasjon vil derfor i mange tilfeller medføre at firmaet ditt blir avvist fra anbudskonkurransen.
2: Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet
Hvorfor blir du avvist?
Kan du bli avvist fordi oppdragsgiveren ikke ønsker å ha deg med i anbudskonkurransen? Hvilke feil kan du gjøre, og hvorfor har ikke oppdragsgiveren bedt om tilleggsopplysninger før du ble avvist?
– Det er ulike regler rundt oppdragsgiverens plikt og rett til å avvise deg, men kravet til likebehandling i anbudskonkurranser gjelder uansett, forsikrer Olsen.
UNNGÅ USIKKERHET: Ved å sette deg godt inn i reglene rundt anbud har du større sjanse for å vinne konkurransen.
Oppdragsgiverens plikt til å avvise tilbudet
Tilbud som ikke er levert i henhold til kravene som er beskrevet i Forskrift om offentlige anskaffelser skal avvises.
For det første handler det om rene formalfeil:
- Tilbudet må leveres før anbudets frist.
- Tilbudet må leveres på en måte som er tillatt. Du kan for eksempel ikke sende tilbud på e-post eller i posten.
Bryter du disse retningslinjene er oppdragsgiver pliktig til å avvise tilbudet ditt, og her er det ingen slingringsmonn.
Andre grunner til avvisning kan være innholdet i selve tilbudet:
- Tilbudet inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene.
- Har du levert et alternativt tilbud uten at dette er åpnet for, medfører det et avvik. Selv om du mener du har en bedre løsning enn den oppdragsgiveren spør etter, så hjelper det ikke. Du må svare på de samme spesifikasjonene som de andre tilbyderne.
- Du har tatt vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene i anbudskonkurransen.
- Hva som er vesentlig er ikke tydelig avklart, men om forbeholdet gir deg et konkurransefortrinn, skal tilbudet avvises.
- Tilbudet er unormalt lavt i forhold til ytelsen og de andre tilbudene.
- Oppfyller du ikke krav til arbeidsmiljø, sosiale forhold, HMS og lignende, skal du avvises.
- Før tilbudet blir avvist skal du få redegjøre for hvorfor tilbudet er så lavt.
Avvik eller uklarheter i tilbudet
Vær oppmerksom på reglene knyttet til anbudskonkurranser, altså tilfeller der det ikke er tillatt å forhandle. Forhandlingsforbud innebærer at endringer eller avklaringer ikke skal føre til en forbedring av tilbudet.
Disse reglene gjelder først og fremst over EØS-terskelverdien, men oppdragsgiveren kan velge å basere anbudskonkurransen på anbudsprinsippene i nasjonale konkurranser også, men da skal dette være klart og tydelig beskrevet i anbudspapirene.
– Det er nok mange som føler at tilbudet i en anbudskonkurranse har blitt urettmessig avvist. Mange tilbydere er egentlig ikke klar over hvor lite som skal til før avvisningsplikten gjelder i anbudskonkurranser, legger han til.
AVVISNINGSPLIKT: Husk at forbehold du legger inn i anbudskonkurransen kan føre til at oppdragsgiver priser tilbudet høyere enn nødvendig.
Under finner du et par eksempler fra DIFIs gamle veileder som beskriver utfordringen godt:
Eksempel 1:
En oppdragsgiver har fått inn to tilbud. Tildeling av kontrakten skal skje basert på hvilket tilbud som har lavest pris. Tilbud A har en samlet pris på 100 000 kr, tilbud B har en samlet pris på 130 000. I tilbud A er det tatt et forbehold som ikke lar seg prissette nøyaktig. Oppdragsgiver prissetter forbeholdet til et sted mellom 20-40 000 kr.
Prissettingen av forbeholdet avgjør rangeringen av tilbudene, og vil derfor medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene. Tilbud A må derfor avvises i denne anbudskonkurransen.
Eksempel 2:
I en åpen anbudskonkurranse om drifts- og vedlikeholdstjenester av veinettet, mottok kommunen et tilbud de mente inneholdt en åpenbar feil. Kommunen kontaktet leverandøren per e-post og ba om å få bekreftet at prisen var feil, og samt å få opplyst korrekt pris. Kommunen gav uttrykk for at de mente at prisene var meget høye.
Leverandøren justerte deretter prisene sine slik at de ble lavere, og vant anbudskonkurransen. Uten priskorreksjon ville tilbudet vært det nest dyreste i pris. Etter priskorreksjonen ble de nest billigst. KOFA kom frem til at feilen kunne ha medført tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene, og at tilbudet skulle vært avvist i denne anbudskonkurransen.
Som eksemplene viser skal det veldig lite til for å kunne bli avvist. Som tilbyder må du derfor være nøye på at du ikke svarer på en måte som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes. Du kan ikke lage alternative prissystemer eller ta forbehold som gjør at prissammenligningen blir uklar.
Legg merke til at eksemplene er hentet fra anbudskonkurranser. Hvis det er åpent for forhandlinger eller at oppdragsgiveren har beskrevet at han planlegger å bruke mulighetene for dialog med tilbyderne i en nasjonal anbudskonkurranse, er regelverket en del rundere, siden oppdragsgiver da har mulighet til å avklare og forhandle om alle forhold i tilbudet.
3: Hvordan kan du bruke oppdragsgivers erfaring med ditt firma til å vinne kontrakten?
Blir kontrakten lagt ut på nytt anbud?
Nå har vi blant annet sett på hvordan du som mangeårig leverandør kan risikere å miste kontrakten til en konkurrent hvis du ikke er på hugget. Nå skal vi se på hvordan du kan bruke oppdragsgivers gode erfaring med ditt firma til å vinne kontrakten.
GOD ERFARING: Kompetanse og erfaring er viktig for en seriøs oppdragsgiver, og det er ingenting i veien med å bruke ditt gode renommé for å stikke av med kontrakten.
Vi kan tenke oss to tilfeller:
- Kompetanse er oppgitt som tildelingskriterium, og dokumentasjonskravet er CV for de personene som skal dedikeres til anbudsoppdraget.
- Tildelingskriteriene dreier seg om arbeidsmetodikk, oppgaveforståelse eller løsningsforslag i forskjellige varianter.
CV for anbudsoppdraget
I det første tilfellet må du skrive CV-ene spesielt rettet mot nettopp dette anbudsoppdraget. Du må trekke frem de jobbene du har gjort for denne oppdragsgiveren tidligere, og du må passe ekstra godt på beskrive hvilke resultatmål oppdragene hadde og hvordan du oppnådde disse resultatene.
– Du skal ikke ta frem den gamle CV-en og satse på at det holder. Bruk god tid på å vurdere hva som står i tildelingskriteriet og hvordan du kan gi oppdragsgiveren akkurat det han trenger for å argumentere for å velge nettopp deg, forklarer Fredd Olsen.
I tilfelle 2 ovenfor er fremgangsmåten egentlig mye den samme. Sørg for å referere til tidligere oppdrag du har gjort for oppdragsgiveren og tydelig vise til:
- Resultatmål
- Prosess
- Fremdrift
- Resultater
Dette vil gi oppdragsgiveren argumenter som holder vann i en tildelingsbeslutning for anbudet.
“Oppdragsgiveren kjenner oss godt og vet hva vi leverer”
Uansett om du har jobbet for samme oppdragsgiver i 20 år, har ikke oppdragsgiveren lov til å legge vekt på såkalte utenforliggende forhold. Dette betyr at det bare er opplysninger du har skrevet i tilbudet til anbudskonkurransen som kan vurderes.
BEST PÅ PAPIRET: Du må sørge for å gi oppdragsgiver god grunn til å velge deg. Tilbudet ditt må være det som svarer best på kriteriene som er oppgitt, uavhengig av hvilket forhold dere har fra tidligere.
Hva oppdragsgiveren vet om ditt firma eller dine konkurrenter fra tidligere anbudsoppdrag, skal i prinsippet ikke ha noen betydning i konkurransen.
Unntaket er om det er lagt inn noen slike vilkår i konkurransegrunnlaget, som i dette eksemplet:
I en konkurranse om maleoppdrag hadde oppdragsgiver oppgitt «egne erfaringer» som et tildelingskriterium. Her er kanskje fristende å tro at denne oppdragsgiveren har dårlig erfaring med firmaer de har brukt før, og at de derfor vil ha muligheten til å sile de ut i denne anbudskonkurransen.
Skriv som om det er til en helt ukjent kunde
For å være sikker på at du ikke bommer, må du skrive som om du skriver til en fremmed oppdragsgiver.
– Dette er et ganske vanlig problem. Innkjøpere opplever ofte at tilbudet fra den leverandøren som har kontrakten fra før har vært en svak besvarelse, og at man må lete med lys og lykte etter argumenter for å kunne tildele kontrakten til den samme leverandøren.
I mange tilfeller er det en annen og ny tilbyder som egentlig har et mye bedre tilbud (I hvert fall på papiret, og det er det som teller). Du kan med andre ord ikke basere deg på at oppdragsgiveren vil lete etter de gode argumentene i ditt anbud, de må du servere på et sølvfat!
Oppsummering
Som vi nå har lest kan du ikke ta det for gitt at oppdragsgiveren velger ditt firma bare fordi han har lyst. Regelverket setter krav til at oppdragsgiverens beslutning kan begrunnes ut fra det som er oppgitt i tilbudene. Alle andre såkalte utenforliggende forhold er det ikke lov til å bruke i evalueringen, uansett hvor mye oppdragsgiveren har lyst.
Så huskereglene blir:
- Skriv tilbudet som om du ikke kjenner kunden fra før.
- Legg vekt på det du har gjort for oppdragsgiveren tidligere.
Har du alt dette i bakhodet, så ligger du godt an. Lykke til!
Kontakt
Fredd Olsen
Key Account Manager
Telefon: +47 924 22 534
Mail: frol@mercell.com
Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.
Dette kan Mercell hjelpe deg med
- Anbudsbloggen: Få tips og nyheter for
- Anbudsbistand: Styrk dine muligheter med anbudsbistand fra Mercell.
- Anbudsvarsling: Motta aktuelle anbud på e-post med Mercell anbudsvarsling.
- Markedsanalyse: Nå dine salgsbudsjetter ved å se muligheter i det offentlige markedet.
Ønsker du å bli tryggere i anbudskonkurranser?
Vi gir deg innsikten du trenger for å levere gode tilbud og vinne anbud. Les mer om våre kurs her.
Mercell – markedsplassen for innkjøpere og leverandører
Mercell er en ledende digital plattform for offentlig anbudsverktøy og har nylig kommet inn på procurement-markedet. Vår unike markedsplass forenkler anbuds- og anskaffelsesprosessen og gjør det trygt og enkelt for innkjøpere å finne relevante leverandører for deres innkjøpsbehov. Mercell sørger også for at leverandører finner relevante forretningsmuligheter, samt verktøy for å motta og håndtere kjøp fra offentlige og private innkjøpere digitalt.
Kontakt oss: post@mercell.com / 21 01 88 00
Mercell Norge AS
21 01 88 00 / post@mercell.com
Askekroken 11, 0277 Oslo
Besøk oss på mercell.no