I forrige artikkel så vi på viktigheten av å sette seg inn i kontraktsvilkårene før man deltar i en konkurranse. Både for å forstå sine forpliktelser og ansvar som leverandør, og for å unngå overraskelser eller problemer.
Men hva hvis man ikke klarer å etterleve forpliktelsene sine? Hvordan bør man håndtere situasjonen, og hva kan oppdragsgiver gjøre?
Les del 1 om Etterlevelse av regler og kontraktsvilkår
Det kan selvsagt være mange grunner til at uenigheter oppstår. Det kan være eksterne faktorer som økte priser, som igjen påvirker dine produksjonskostnader, det kan være at nøkkelpersoner i bedriften sier opp, eller at dere rett og slett har tatt på dere for mye og kjemper for å holde hodet over vannet. Kanskje er det underleverandører som ikke klarer å levere, eller at et skip med varene dine har grunnstøtt. Potensielle ytre faktorer er mange.
Hvis du ser at det kan oppstå problemer, er det som oftest bedre å være proaktiv i stedet for å vente å se om det løser seg.
Vi har tidligere sett på kommunikasjonen i privat-offentlige kundeforhold. Ha alltid en god og åpen dialog med kunden. Selv om det kan gjøre litt vondt å ta den telefonen, så kan en åpen og ærlig dialog bidra til at dere sammen får løst utfordringene så fort som mulig, og på en måte som fungerer for dere begge. Det er sjelden en god og langvarig løsning å late som om ingenting har skjedd.
Forsinkelser i leveransen er ofte en kilde til mye frustrasjon, og det kan også påføre oppdragsgiver kostnader som ellers kunne vært unngått.
Igjen kommer man langt med god kommunikasjon. Forsøk å være ærlig om forsinkelsen, og gi en konkret forklaring på grunnen. Lytt til oppdragsgiveren og tilby løsninger for å kompensere for forsinkelsen, som f.eks. å øke ressursene hvis du har mulighet, eller endre leveringsplanen.
Glem ikke å fokusere på kvaliteten. Selv om man er forsinket, er det viktig å sørge for at kvaliteten holder høy standard, og om mulig, forsøk å levere mer enn det oppdragsgiveren forventer.
Hvis alt ser mørkt ut, kan det være en idé å søke ekstern hjelp. Enten fra en juridisk rådgiver eller en konsulent med kompetanse innen offentlige anskaffelser eller kontraktsrett. Kanskje du kan få hjelp til å se saken fra en ny side, og hvis problemene har oppstått fordi oppdragsgiveren selv er vanskelig, så er det greit å ha noen du kan sparre med, og som kan bistå med gode råd.
Hva kan skje hvis du bryter kontraktsvilkårene?
Uforutsette hendelser kan skje, og det kan selvsagt hende at dere av forskjellige årsaker ikke er i stand til å oppfylle kontrakten, til tross for iherdige forsøk. Derfor er viktig å være forberedt på hva som kan være konsekvensene ved brudd på kontraktens betingelser.
Vi går selvsagt ut fra at dere i ditt firma gjør så godt dere kan, men det er dessverre en realitet at det også finnes firmaer som ikke nødvendigvis gjør sitt beste, og i verste fall bevisst forsømmer sine forpliktelser.
Det er ikke uvanlig at oppdragsgiver holder tilbake betalingen dersom ting ikke er levert i henhold til avtalen. I mer alvorlige situasjoner, kan oppdragsgiver ty til dagmulkt.
De fleste kontrakter har bestemmelser knyttet til dagmulkt ved forsinket levering. Dagmulkt kan være et fast beløp per dag, eller en prosentvis andel av kontraktssummen, men ofte begrenset oppad til et gitt beløp. Det sitter som oftest langt inne hos oppdragsgiver å kreve dagmulkt, og dette er ofte et virkemiddel for å signalisere at “dette ser vi faktisk ganske alvorlig på”. 
Krav om dagmulkt kommer ikke ut av det blå, man har gjerne fått flere advarsler først. For at oppdragsgiver kan kreve dagmulkt, må han fremlegge dokumentasjon som bekrefter at det har blitt sendt skriftlig varsel om forsinkelsen, og at dere har fått en rimelig frist for å utbedre forsinkelsen. Det må også kunne dokumenteres at man ikke har utbedret forsinkelsen innen fristen.
Når oppdragsgiver kan dokumentere at kontraktsvilkår ikke har blitt oppfylt, og at man fortsetter å bryte de selv etter flere forsøk på å forbedre situasjonen, kan han ha rett til å heve kontrakten. Oppsigelse av en kontrakt er det mest dramatiske virkemiddelet og medfører vesentlige ulemper både for dere og for kunden.
For kunden medfører det at de må finne en ny leverandør. Det er ikke gitt at de bare kan kontakte firmaet som ble nummer to i konkurransen, og i mange tilfeller må de kanskje legge ut en ny anbudskonkurranse.
For deg som leverandør er det naturligvis også problematisk. Ikke bare får man et frynsete rykte, men det kan påvirke mulighetene til å delta i fremtidige offentlige konkurranser. I ESPD-skjemaet er det nemlig et eget avvisningsvilkår som dreier seg om hvorvidt firmaet har fått hevet kontrakten hos en tidligere oppdragsgiver. Hvis man må svare “ja” her, ligger man tynt an til å få delta i fremtidige konkurranser.
Hva kan resultere i oppsigelse av kontrakten?
Som vi allerede har snakket om, så kan forsinkelser berettige heving av kontrakten. Det må riktignok kunne dokumenteres godt, og dere må ha fått en rimelig mulighet til å rette opp manglene.
Dersom oppdragsgiver kan dokumentere at dere har brutt viktige sikkerhetsregler eller har utført arbeidet på en farlig måte, kan dette også være grunn til heving. Det samme gjelder dersom leveransen er i strid med gjeldende lover eller regler.
Oppdragsgiver må også dokumentere at det er blitt gitt skriftlig varsel om brudd på kontrakten, og at bruddet innen en rimelig frist.
Opsummering
Innen du deltar i en anbudskonkurranse, er det viktig at du setter deg innen i kontraktsvilkårene for å unngå overraskelser eller problemer. Tenk over om eventuelle endringer i lover, avgifter, miljøregler osv vil kunne påvirke prissetting eller leveransen, for å unngå konflikter med kunden.
Når du først har signert kontrakten, er det viktig å forstå og følge alle regler og krav som gjelder, levere varene eller tjenestene i henhold til spesifikasjonene, holde seg til tidsfrister, følge regler for prising og betaling, og overholde lover og regler som gjelder for leveransen. Gjør du ikke det, kan det få konsekvenser som kan gå ut over deres muligheter til å delta i nye konkurranser senere.
Da er det bare å ønske lykke til!