Norges mest effektive fylkeskommune innen digitale anskaffelser

Møre og Romsdal har utviklet seg til å bli en frontfigur innen digitale anskaffelser. Deres historie med Mercell startet helt tilbake i 2010.

Mercells anbudsplattform

Flere kundehistorier

12 års samarbeid med Mercell

Da Møre og Romsdal fylkeskommune kjente behovet for å effektivisere og digitalisere anskaffelsesprosessene i administrasjonen tilbake i 2010, ble dette starten på et langt og fruktbart samarbeid med Mercell.

Innkjøpsseksjonen i Møre og Romsdal gjennomførte høsten 2010 en konkurranse på KGV-verktøy, og det var Mercell sine løsninger som fikk best gjennomslag.

— De hjalp oss med å komme i gang sånn at vi lettere kunne forstå hvilke moduler vi trengte å kunne noe om, forklarer Torgeir Riksfjord fra innkjøpsseksjonen i Møre og Romsdal.

Fylkesutvalet 2019 -2023 © Møre og Romsdal fylkeskommune.t5da853b4.m1600.xZUKrSvNA

Innkjøpsseksjonen vår gikk fra to til tre ansatte høsten 2010, og vi så at det sakte men sikkert ville bli behov for å gjennomføre flere konkurranser, men med de samme ressursene. For å få til dette måtte vi ha på plass elektroniske verktøy samt integrasjon mot vårt sak-og-arkiv-system. Dette har effektivisert arbeidshverdagen vår. "

Torgeir Riksfjord

Stort behov for effektivisering

Man har sett de siste årene at behovet for å effektivisere offentlige anskaffelser har vært betydelig i offentlig sektor.

For Møre og Romsdal ble tidsbruken på anskaffelser så store at det tvang seg frem måter å effektivisere tilbudsgjennomføring, herunder åpning, evaluering og arkivering av tilbud. De så også behovet for å øke kvaliteten på det som ble arkivert per konkurranse. Få er klar over hvilke muligheter som åpner seg dersom man tar fullt utbytte av et velfungerende KGV-verktøy.

Standard KGV-verktøy bidrar til å effektivisere gjennomføringen av anskaffelsene, sikre at all relevant informasjon blir lagret trygt og gir et grunnlag for uthenting av statistikk, for å nevne noe. Når offentlige anskaffelser blir skybasert og samlet til ett system, reduseres de administrative kostnadene og det blir lettere å spore hva pengene går til. Dette fører til bedre tjenester for dine skattepenger.

Digital innovasjon gjør hver enkelt innkjøper og tilbudsansvarlig mer effektiv. Man blir bedre til å vurdere tilbud og skanne markedet for produkter og tjenester av høyere kvalitet.

Visste du at?

I dag er det faktisk sånn at offentlige oppdragsgivere bør anskaffe KGV for å oppfylle kravene til elektronisk kommunikasjon. Hovedregelen er at all kommunikasjon i en offentlig anskaffelse skal foregå elektronisk. Dette innebærer blant annet at det er obligatorisk med elektronisk innlevering av tilbud

Ny æra med digitale anskaffelser

For Møre og Romsdal fylkeskommune ble dette starten på en helt ny tid som innkjøper. Likevel var de klar over at skulle de bli best i klassen innen KGV- og KAV-løsninger, måtte man akseptere å bruke en del tid i starten.

— Vi aksepterte at vi i begynnelsen ville bruke noe mer tid per konkurranse for å lære oss systemet. Vi fikk god opplæring i februar 2011, samt god oppfølging og bistand fra Mercell etter at løsningen ble tatt i bruk. Vi fikk rask respons på våre spørsmål og henvendelser.

— I tillegg har vi stilt krav. Vi har siden dag en vært en krevende, men saklig kunde, der vi har utfordret Mercell på forbedringer knyttet til både KGV og KAV, forklarer Riksfjord.

I tillegg nevner Riksfjord følgende bidragsytere for deres suksess med digitale anskaffelser:

"Viktigheten av å tidlig få på plass integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, slik at alt som skal arkiveres automatisk blir overført"

Møre og Romsdal besluttet at alle anskaffelser over NOK 100 000,- eks. mva skulle gjennomføres via Mercell.

Kjenner du til KAV?

Med KAV-løsningen fra Mercell får du oversikt over alle eksisterende avtaler, leverandørinformasjon og relevante tilbakemeldinger. Avtalene er tilgjengelig for brukeren til enhver tid, på en sikker og effektiv måte. Med KAV kan alle autoriserte ansatte se og søke etter aktuelle avtaler. Søkekriteriene er skreddersydd til å passe din virksomhets spesifikke behov, samt økt tilgjengelighet.

Call to Action

Do you use cloud contract mangement?

With the cloud contract mangement solution from Mercell, you get an overview of all existing agreements, supplier information and relevant feedback. The agreements are available to the user at all times on a safely encrypted platform.

With cloud contract management, all authorised employees can view and search for relevant contracts. The search criteria are tailored to suit your business' specific needs, and you can assign contracts and tasks to specific individuals.

All contractual agreements in one place

The buyer department in Møre og Romsdal county municipality points to several reasons why they have managed to make good business agreements over the years.

The versatility of the needs notification module, which means that it is used in the majority of competitions to get information about what is to be procured, the value of the procurement, and when it is desired to be delivered.

The fact that both the ESPD form and the e-certificate are implemented directly into the system is a great advantage.

Implementation of mini-competitions from the contract management system on parallel framework agreements, with logging of which agreements have received many assignments.

The opportunities to extend the agreements - and that this is logged in the contract management system, have been useful. The same applies to the notification of when agreements are approaching their expiry date.

How to succeed with digital sourcing

With long-term work and a strong focus on learning all the features our platform provides, Møre og Romsdal County Municipality has managed to streamline its purchases. Riksfjord believes that similar organisations can benefit greatly from the service, if you really support it.

Among other things, Riksfjord believes that by using the solutions and making an active assessment of the various modules, they will experience great progress.

"The most important thing for us has been to take the solution actively into use from day one, but also that we both assessed and tested whether other modules in Mercell gave us more utility value. The fact that one can, for example, "design" the content of the notifications we get from the system, has been very useful in that we receive the relevant information in the planning process."