5 sätt att ta kontroll över offentlig avtalshantering

Varje dag hanterar offentliga inköpare miljoner avtal, vart och ett kopplat till strikta juridiska krav, leverantörskrav och deadlines för avtalsförnyelser. Många arbetar dock fortfarande med föråldrade kalkylark och manuell spårning – vilket leder till missade deadlines, risk för regelbrott och ekonomiska förluster.

En effektiv hantering av avtal handlar inte bara om administration. Det ger även förbättrade leverantörsrelationer, kostnadsbesparingar och god regelefterlevnad. Utan rätt verktyg är det en ständig utmaning att spåra villkor, avtalsförnyelser och skyldigheter.

Genom att erbjuda en centraliserad, automatiserad lösning hjälper vi inköpare att effektivisera arbetsflöden, uppfylla regelkrav och förvandla avtalshanteringen från en reaktiv börda till en proaktiv strategi.

Läs bloggartikeln om de fem förklaringarna till att Mercell gör avtalshanteringen enklare, smartare och effektivare.

 

1. Utforma snabbt konsekventa avtal med hjälp av mallar

Avtalshantering kan snabbt bli en tidskrävande och ineffektiv process där det är lätt att begå juridiska misstag, såvida inte processen är standardiserad. Hur många timmar går i onödan åt till att utforma avtal från grunden? Hur ofta leder inkonsekvenser till problem med regelefterlevnaden? Varje manuellt utformat avtal ökar riskerna för fel, förseningar och bortkastade resurser.

Med Mercell kan inköpsavdelningen utforma avtal snabbt, konsekvent och tryggt med hjälp av standardiserade och juridiskt granskade mallar. Ingen mer osäkerhet kring paragrafer, krav eller villkor – varje avtal följer en standardiserad, korrekt struktur, vilket minskar riskerna och sparar värdefull tid.

För offentliga inköpare innebär detta att avtalen alltid uppfyller upphandlingsregler och interna policyer. Cheferna kan ta det lugnt eftersom de vet att medarbetarna arbetar enligt en enhetlig, tillförlitlig process, medan ekonomiansvariga får en bra översikt över avtalens kvalitet och innehåll.

 

2. Strukturerad hantering och säker lagring

Borttappade avtal, ändlösa e-postsökningar och dåligt organiserad lagring är inte bara frustrerande utan en faktisk risk. När avtal göms i inkorgar eller förvaras på personliga hårddiskar får inköparna ägna värdefull tid åt att leta efter viktig information, just när de behöver den som mest. Det blir oundvikligt att deadlines missas, att möjligheter går förlorade och att det uppstår problem med regelefterlevnad.

Med Mercell förvaras alla avtal på en central, säker och välorganiserad digital plats, vilket säkerställer enkel åtkomst för behöriga användare. I stället för att slösa tid på att leta i en röra kan inköparna omedelbart filtrera och hitta avtal efter nyckelord, avtalsnummer, leverantör eller kategori.

För inköpare och ekonomiansvariga innebär detta att de snabbare hittar vad de söker, transparensen ökar och de kan fatta bättre beslut när de utvärderar tidigare leverantörer eller förbereder förhandlingar.

 

3. Automatiserade påminnelser och uppföljningar av avtal

Ett vanligt problem när man hanterar många avtal är att man missar när avtal ska förnyas. Leverantörerna blir inte utvärderade, vilket ökar risken för dålig service. Viktiga prisjusteringar missas, vilket påverkar budgeten. Tänk att slippa oroa sig för att återigen missa när avtal löper ut.

Med Mercell kan användare ställa in automatiserade påminnelser kopplade till specifika händelser, t.ex.:

• Kommande avtalsförnyelser
• Index- och prisjusteringar
• Uppföljning av hur leverantörer sköter sig och uppfyllande av avtalsvillkor
• Utvärdering av avtal inför nya upphandlingar

Påminnelser skickas automatiskt till berörd person via e-post, vilket säkerställer att alla viktiga deadlines hålls. För ekonomiansvariga innebär detta en proaktiv risk- och kostnadshantering, medan chefer kan lita på att avtal följs upp systematiskt och effektivt.

 

4. Data och rapporter för välgrundade beslut

För att kunna fatta informerade beslut om leverantörsrelationer och inköp krävs det korrekta data. Hur många avtal är aktiva respektive avslutade? Uppfyller leverantörer sina åtaganden? Ligger utgifterna inom avtalsgränserna? Utan tydlig information riskerar inköpare att förbise kostnadsbesparande möjligheter och krav som inte uppfyllts.

Med Mercell samlas alla viktiga data på en plats. Med specialanpassade rapporter och realtidsinformation får chefer och ekonomiansvariga en fullständig översikt över avtalsstatus, utgiftsmönster och hur leverantörerna sköter sig.

Via plattformen går det enkelt att hitta information om:

• Antal pågående och avslutade avtal
• Utgifter jämfört med maxgräns för avtal
• Leverantörers prestationer och uppfyllande av avtalsvillkor
• Antal kontrakt där det ställs hållbarhets- och miljökrav.

Med denna information får beslutsfattare bättre underlag för att kunna optimera inköpen, identifiera kostnadsbesparingar och säkerställa att avtalen uppfyller långsiktiga affärsmål.

 

5. Full kontroll och transparens i avtalshanteringen

Utan ett strukturerat system blir det en utmaning att spåra vem som har skapat, granskat eller godkänt ett avtal, samt vilka ändringar som tillkommit. Denna brist på synlighet leder ofta till dålig kommunikation och styrning samt risk för regelbrott.

Mercell gör avtalshanteringen tydlig och strukturerad. Med en tydlig procedur för avtalsutformning, granskning och godkännande får inköpare full spårbarhet och ansvar tydliggörs. Varje åtgärd registreras, vilket undanröjer osäkerheten och gör regelefterlevnaden enkel.

Mercell erbjuder även rollbaserad åtkomst, så att rätt personer får rätt behörighet. Chefer kan se alla avtal, inköpare kan sköta förhandlingar och kommunikationen med leverantörer, medan ekonomiansvariga får tillgång till finansiella rapporter och uppföljningar av avtal.

 

Slutsats: Gå över till proaktiv avtalshantering

Avtalshantering ska inte behöva vara en ineffektiv process. Utmaningen är inte längre hur man förbättrar avtalshanteringen. Det handlar snarare om hur mycket ett reaktivt arbetssätt kostar er inköpsavdelning. Varje missad förnyelse, felarkiverat avtal eller förbiseende av regler är ett resultat av att man väntat tills problem uppstått i stället för att förhindra dem.

Med Mercell kan inköpare övergå från reaktiv till proaktiv avtalshantering. Genom att införa strukturerade arbetsflöden, säker lagring, automatiserade påminnelser och realtidsinformation får organisationen den framsynthet och kontroll som behövs för att avtal ska kunna hanteras på ett strategiskt sätt. Chefer, inköpare och ekonomiansvariga kan förutse problem, minska riskerna och öka effektiviteten – och förvandla avtalshanteringen till en värdeskapande funktion snarare än en administrativ börda.