7 steg inför att lämna ett anbud

Gör allt rätt redan från början

Inom offentlig upphandling finns det inte utrymme för försening. Du får inte möjligheten att lämna in kompletterande uppgifter. Deadline för inlämnat anbud är skarp deadline. Är du ens en minut sen så är har du missat din chans. Det är med andra ord viktigt att du får till allting rätt från början. När du börjar planera för att lämna in ditt anbud så är det därför viktigt att dubbelkolla upphandlingsdokumenten flera gånger, så du inte missar någon avgörande uppgift. Det kan vara mycket att tänka på, så vi har passat på att samla allt i en checklista för dig.

Lycka till nu!

 

Steg 1. Gå igenom upphandlingsdokumenten flera gånger

Läs igenom upphandlingsdokumenten i lugn och ro, flera gånger. Anteckna gärna relevanta uppgifter som efterfrågas, skall-krav eller annat som är bra att känna till direkt. Det finns många detaljer, kriterier och krav som är viktiga att inte missa i ditt anbud.

• Vad som är syftet med upphandlingen? 
• Finns det något som sticker ut, som är särskilt viktigt att besvara på tydligast möjliga sätt? 
• Vad behöver du som leverantör berätta om och styrka upp med underlag? 

Krav och önskemål kan vara utspridda i underlaget, se till att du går igenom allt noggrant och skriv upp vad upphandlaren vill veta. Gör en egen checklista med de krav som behöver besvaras i upphandlingsdokumenten som du sen enkelt kan bocka av för att säkerställa att du inte missar något viktigt som måste vara med.

 

Steg 2. Börja i god tid och gör en tidplan

Det kan vara tidskrävande att lämna in ett anbud, så se till att börja i god tid. Gör en egen tidplan där du planerar för viktiga datum och när olika dokument måste vara klara. Vissa upphandlingar begär dokumentation från tredje part, så det kan ta extra tid att få allt på plats. I Upphandlingsdokumenten hittar du oftast följande delar:

• Administrativa villkor
• Krav på leverantören
• Krav på upphandlingsföremålet
• Grund för utvärdering
• Kontraktsvillkor
• Kontraktsuppföljning

För att underlätta för dig själv kan det vara bra använda dessa som rubriker och sen under rubrikerna sammanfatta viktiga detaljer som du inte får missa i anbudet.

 

Steg 3. Sista anbudsdagen - när är deadline för att skicka in ditt anbud?

Vi kan inte nog påminna dig om att börja i tid. Deadline för inlämningen är en skarp deadline. Om upphandlaren överhuvudtaget ska pröva ditt anbud, så är minimikravet att det lämnas in i tid. Generellt gäller att anbudet ska lämnas in absolut senast 23.59 sista dagen på tidsfristen.

Det kan vara så att den upphandlande organisationen har valt en längre tidsfrist än den lagstadgade minimifristen, i dessa fall finns det inte något hinder mot att ange ett annat klockslag. 

Se till att dubbelkolla datumet för sista anbudsdag flera gånger, så att du inte lägger ner all tid och kraft på att skapa ditt anbud i onödan - vilket det blir om du lämnar in det försent. 

 

Steg 4. Ställ frågor tidigt i processen

Är det något du undrar över i underlaget? Se till att ställa frågorna tidigt i upphandlingsprocessen om det är något du känner dig osäker på och behöver få förtydligande kring, så att upphandlaren får tid att svara.

Kontakta upphandlaren på det sätt som önskas, oftast via Frågor och svar-funktionen i upphandlingssystemet, för att få svar på dina frågor. Var uppmärksam på när det är sista dagen är för att ställa frågor.

Kom ihåg att huvudregeln generellt är att de frågor som en anbudsgivare ställer och de svar den upphandlande organisationen ger under upphandlingsförfarandet, ska alla anbudsgivare och övriga intressenter också få ta del av.

Förväxla inte frågor under upphandlingen med en dialog inför en upphandling. En proaktiv dialog med upphandlaren inför en upphandling sker på det sätt som du/ni vill och har inga formkrav på sig. Det betyder att andra potentiella leverantörer inte per automatik får ta del av er dialog.

 

Steg 5. Gör det så enkelt som möjligt för upphandlaren

Upphandlaren ska gå igenom ditt anbud och andras anbud, alltså dina konkurrenter, samtidigt. Det är viktigt att du skriver att tydligt anbud som är lätt att förstå. Gör vad du kan för att underlätta så att upphandlaren får en tydlig överblick.

• Förtydliga eventuella termer och förkortningar.
• Svara på det som efterfrågas, undvik onödigt långa och krångliga förklaringar. 
• Hänvisa inte till externa källor och webblänkar, utan se till att upphandlaren får allt underlag samlat direkt i ditt anbud.

Det kan tyckas onödigt strikt med strukturen men det är otroligt frustrerande för upphandlaren att behöva leta efter relevant information i en salig röra. Många leverantörer slarvar med detta, även om man inte bedöms på hur strukturerad man är som leverantör så ger det goda signaler till den upphandlande organisationen kring hur ni är att samarbeta med. 

 

Steg 6. Vad tydlig med att ditt företag uppfyller alla krav

Du behöver vara noggrann, tydlig och inte slarva när du besvarar alla frågor i upphandlingsdokumenten. Se till att det tydligt framgår att ditt företag uppfyller samtliga krav, beskriv också tydligt hur ni uppfyller alla skall-krav, bör-krav och andra utvärderingskriterier för att ni ska få så bra resultat som möjligt. Var särskilt uppmärksam på att ni uppfyller skall-kraven, som är ju är obligatoriska.

Det är viktigt att komma ihåg att oavsett värderingsgrund i upphandlingen så finns det alltid obligatoriska krav att besvara. Det kan även finnas kriterier som syftar till kvalitet, miljöegenskaper, kompetens, leveranstid, garanti, service och uppföljning etc. Genom att belysa hur väl ditt företag bemöter dessa kriterier i anbudet finns det en chans att ditt anbud vinner trots att ni inte har lägst pris. Värdera därför alla krav i upphandlingen lika mycket, oavsett om de är obligatoriska eller inte.

 

Steg 7. Dubbelkolla alla uppgifter innan du skickar in anbudet

Säkerställ att ditt anbud uppfyller samtliga krav och villkor som angetts i upphandlingsdokumenten. Ett ofullständigt anbud kommer mest troligt inte att vinna upphandlingen så se till att alla delar är med. Om du svarar på frågor i ett fristående dokument, se till att du är noga med att uppge vilken fråga du svarar på. Gå igenom din egna checklista du skrev i början och se till att dubbelkolla alla detaljer, som: 

• Stämmer alla kontaktuppgifter till er på företaget?
• Har du lämnar rätt kontaktuppgifter till referenserna?
• Lämnar du in anbudet på önskat språk?
• Är det rätt representant från företaget som skriver under som avsändare?
• Har du bifogat samtliga bilagor som upphandlaren efterfrågar? Är det rätt bilagor?
• Besvarar du alla skall-krav?

 

Du är på god väg

Som du säkert förstått av den här checklistan så är förberedelse och ett systematiskt arbete av största vikt inför arbetet med att lämna ett anbud. Jobba strukturerat och dubbelkolla så att alla detaljer verkligen är med. Arbetar du i ett upphandlingssystem såsom Mercell upphandlingssystem, så är det lättare att få översikt och se att alla delar är med.