Därför bör upphandlingar och avtal hanteras koordinerat
Alltför ofta liknar offentliga upphandlingar en trasig kedja snarare än ett sammanhängande flöde.
Offentliga upphandlingar är tänkta att vara smidiga processer. Förväntningar och krav anges så att den lämpligaste leverantören kan väljas ut. Avtalet formaliserar detta beslut och säkerställer en leverans. Två sammanlänkade delar av samma process.
Men i praktiken hanteras de ändå separat.
I den offentliga sektorn hanteras anbud och avtal ofta i olika system, och av olika medarbetare som kanske inte samarbetar alls. När en leverantör tilldelas ett avtal hanteras bakomliggande beslut och dokumentation manuellt, de sparas i olika mappar eller går kanske förlorade när ett avtal tecknats. Det som börjar som en tydlig, strukturerad process blir snabbt något fragmenterat. Avtalet blir statiskt och bakgrunden till det faller i glömska.
Detta har sitt pris. Det skapar onödig komplexitet i en process som har stor juridisk, ekonomisk och administrativ betydelse. Än viktigare är att det förhindrar offentliga inköpare att uppnå de resultat de eftersträvat.
Kostnaden för uppdelningen
Offentliga inköpare lyfter alltid fram samma utmaning: att avtalshanteringen fortfarande är den mest förbisedda delen av upphandlingen.
Alltför ofta liknar offentliga upphandlingar en trasig kedja snarare än ett sammanhängande flöde. Ett team hanterar upphandlingen. Ett annat tar hand om avtalstecknandet. Ett tredje hanterar leveransen. Systemen kommunicerar inte. Viktig information skrivs in flera gånger, skickas med e-post eller laddas upp manuellt. Filerna sparas som pdf:er eller separata kalkylark. När något går fel eller en deadline missas försöker enskilda personer återskapa vad som hänt, ofta utan att ha hela bilden.
Detta gör att allt går långsammare. Riskerna och den administrativa bördan ökar, och det blir svårare att få en översikt över leverantörerna. Lärdomar från tidigare upphandlingar förs inte vidare. Förpliktelser följs inte upp konsekvent. Och de strategiska mål som anges vid upphandlingen glöms ofta bort när avtalet har tecknats.
En offentlig inköpare säger: "För mycket tid ägnas åt manuella kontroller och dubbelarbete. Inte för att teamen är okunniga, utan för att deras upphandlings- och avtalsverktyg inte är sammankopplade."
Ett flöde från upphandling till avtal
Problemet är inte bara lagringen. Det är kontinuiteten. För offentliga inköpare vore det bra med ett processflöde från upphandling till avtal samt vidare till genomförande och förnyelse, så att de inte behöver börja från noll vid varje steg.
När upphandlingar och avtal hanteras i samma system behöver ingen information läggas in på nytt och gamla bortsorterade dokument behöver inte letas fram. Varje beslut, förpliktelse och klausul är kopplad till sin ursprungliga kontext. Avtalsansvariga – på både central och lokal nivå – arbetar med samma aktuella uppgifter och kan lita på att det bara finns en version av sanningen.
Ett gemensamt system blir också mer översiktligt. Alla åtgärder loggas från start. Förpliktelser blir enklare att följa upp. Och leverantörer kan hållas ansvariga baserat på ursprungsvillkoren, inte bara på hur någon minns dem.
Ge avtalen en ny roll
Hos många offentliga inköpare behandlas avtal fortfarande som avslutningen på en process. Undertecknat, sparat och enbart läst igen om något skulle gå fel. Men detta fungerar inte längre i dagens upphandlingslandskap, där ekonomisk press, hållbarhetsmål och mer komplexa leverantörsrelationer kräver mer än en grundläggande översikt.
Avtal är mer än bara juridiska formaliteter. När de hanteras aktivt kan de öka servicekvaliteten, säkerställa bra leveranser och utgöra en ram för ett långsiktigt värdeskapande. Det är också ett policyverktyg som kan hjälpa inköpare att uppfylla miljömål, hantera förändringar och definiera ansvar i varje överenskommelse.
För att tillföra ett verkligt värde måste avtalshanteringen vara en del av en större bild. Det innebär att man överger separata system och att avtalen förs in i upphandlingsflödet, från tidig planering till slutresultat.
För att uppnå detta behöver avtalsverktygen vara ett stöd i det arbete inköparna redan gör. En plattform som inte bara spårar dokument, utan samlar hela livscykeln på en plats.
Mercell Tendering knyter ihop upphandlingens hela livscykel
Med den uppgraderade plattformen Mercell Tendering inleds avtalscykeln långt före att avtalet tecknas, dvs. redan på upphandlingens planeringsstadium. Upphandlingar och avtal behandlas inte längre som separata faser, utan som delar av en sammanhängande process. När en leverantör tilldelats ett avtal överförs informationen direkt till avtalsstadiet, utan att det behövs manuella insatser eller andra verktyg. Resultatet är ett mer sammanhållet arbetsflöde, från tidig planering till uppföljning av avtal.
Struktur och kontroll från start till mål
Mercells plattform för avtalshantering är designad för att skapa överskådlighet, struktur och kontroll under avtalets hela livscykel, från upprättande till förnyelse.
I stället för att förlita sig på fragmenterade system och manuell hantering hanteras alla leverantörsavtal på samma plats, med full spårbarhet från start till mål. Granskningar, förhandlingar, förnyelser och efterlevnadskontroller begravs inte längre i mejltrådar eller kalkylark. Förpliktelser följs upp automatiskt, deadlines framgår tydligt, och när avvikelser uppstår kan inköparna hantera dem direkt i systemet, där all kontext och dokumentation finns samlad.
Gör avtalshantering till en strategisk prioritering
Plattformen gör dock mer än bara strukturerar information. Den möjliggör ett nytt tankesätt där avtalshanteringen går från att vara reaktiv och administrativ till att bli proaktiv och strategisk.
Avtal kan skapas på några minuter med hjälp av standardiserade mallar som uppfyller upphandlingslagar och interna policyer. Detta snabbar inte bara upp processen utan säkerställer att olika avdelningar arbetar likadant och att de efterlever regler. De behöver inte oroa sig för inaktuella klausuler eller motstridiga villkor eftersom alla avtal följer samma pålitliga struktur.
Allt på ett ställe
Även dokumentlagringen är effektiv. I stället för att filer sparas på olika datorer eller verktyg som inte är sammankopplade finns alla avtal i ett säkert digitalt arkiv där det går att söka på leverantör, avtalsvärde, fas i livscykeln med mera. Det blir då enklare för medarbetarna att hitta vad de behöver när de behöver det, utan att de behöver förlita sig på kollegor eller inaktuella register.
Inbyggda uppföljningar
Att följa upp avtal blir en del av processen, inte något man kommer på efterhand. Relevanta aktörer får automatiskt aviseringar när något viktigt närmar sig, som att en deadline behöver förnyas, priser revideras eller avtalsprojekt följas upp. Inköpare och avtalsansvariga kan vidta åtgärder i tid, medan chefer kan lita på att förpliktelser uppfylls och risker är under kontroll.
Insikter som leder till bättre beslut
På plattformen finns även realtidsöversikter med info om avtalsstatus, leverantörers prestationer och konsumtionstrender. Med dessa rapporter blir det inte bara enklare att hantera befintliga avtal, de ger också information inför framtida beslut om upphandlingar och besparingar samt synliggör hur framgångsrika avtalen är på sikt.
En plattform för hela upphandlingsteamet
Varje steg i ett avtals livscykel, från skisser till tillägg, spåras och dokumenteras. Användarna har rollbaserade behörigheter på rätt nivå så att de ser och har kontroll på det de behöver. Det är tydligt vem som har gjort vad, ingen risk för motstridiga versioner och teamen arbetar inte skilda från varandra i silos. Alla jobbar i samma system, med en gemensam förståelse för vad avtalet är, vad statusen är och vad som väntar härnäst.
Se hur Mercell för samman upphandlings- och avtalshantering i ett system.
Boka en kort demonstration och ta reda på vad en enhetlig process skulle innebära för er.