Fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning och hur du får dem att fungera i praktiken
En väl genomförd upphandling stärker konkurrensen och säkrar ett bra utgångsvärde. Men inom offentlig upphandling realiseras det verkliga värdet under hela avtalets löptid. En strukturerad avtalsförvaltning och systematisk uppföljning är avgörande för att skydda resultat, säkerställa efterlevnad och värna offentliga medel.
Här presenterar vi de fem centrala nycklarna till effektiv avtalsuppföljning och hur du omsätter dem i praktiken med Mercell Tendering.
Digitalisering i sig innebär inte kontroll. De flesta upphandlare, 74 procent, använder i dag någon form av avtalsverktyg. Det innebär att avtal i allt större utsträckning lagras digitalt i stället för i pärmar eller mejl. Trots det används verktygen ofta som arkiv i stället för som aktiva styrsystem. 53 procent saknar antingen funktioner för dynamisk avtalsuppföljning, eller använder dem inte i praktiken.
När avtal sprids över gemensamma mappar, inkorgar och kalkylblad blir det lätt att förbise förpliktelser. Viktiga datum missas. Fakturor godkänns slentrianmässigt. Brister i leverantörens prestation hanteras informellt utan dokumentation. När problemen väl blir synliga har organisationen ofta redan betalat priset, ekonomiskt, operativt och ibland juridiskt.
ProcurFinlands svar på glappet efter tilldelningsbeslut
Fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning*, publicerad av ProcurFinland inom ramen för ett initiativ från Finansministeriet, tydliggör riskerna med bristande uppföljning efter tilldelningsbeslut.
Vägledningen riktar sig till yrkesverksamma inom offentlig sektor med ansvar för avtalets fullgörande, särskilt avtalsansvariga. Syftet är att säkerställa att upphandlande myndigheter får exakt det som har avtalats och betalats för, samt att avtalets prestation följs upp, dokumenteras och hanteras under hela avtalsperioden.
Kärnan är tydlig. Offentlig upphandling lyckas inte vid tilldelning. Den lyckas under leveransen. I denna artikel visar vi hur du går från teoretisk vägledning till praktiskt genomförande.
Betydande ekonomiska och operativa fördelar kan uppnås under avtalsperioden när avtalet följs upp aktivt och efterlevs.”
* Under 2024 gav det finländska finansministeriet Procurement Finland i uppdrag att stärka effekten och hållbarheten i den offentliga upphandlingen genom programmet Programme for Impactful Public Procurement. Som en del av detta arbete publicerades vägledningen Fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning för att stödja upphandlande myndigheter som omfattas av den finländska lagen om offentlig upphandling (1397/2016), med möjlighet till tillämpning även inom andra reglerade upphandlingsområden. Vägledningen är brett tillämplig på kontrakt som avser varor, tjänster och byggentreprenader. Läs den här.
Varför avtalsuppföljning brister efter tilldelning
Risken med bristande avtalsleverans handlar inte bara om ineffektivitet. Den handlar om att tappa kontrollen över skattebetalarnas pengar, över leverantörers ansvarstagande och över den juridiska hållbarheten, samtidigt som organisationen på papperet framstår som korrekt.
Vanliga operativa svagheter kan snabbt utvecklas till allvarliga problem:
- Missade options- och slutdatum leder till stressade förlängningar eller sena nya upphandlingar
- Felaktiga fakturor betalas, vilket orsakar ekonomiskt läckage
- Avtalsvillkor kan inte upprätthållas, vilket ger kvalitetsbrister och försämrad leverans
- Bristfällig dokumentation av klagomål försvårar uppsägning eller uteslutning av leverantör
- Köp utanför avtal minskar kostnadseffektiviteten
- Otydligt ansvar leder till brister i styrning, särskilt vid personalförändringar
Som svar på dessa utmaningar presenterar vägledningen ett praktiskt ramverk: fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning. De beskriver vad upphandlande myndigheter aktivt behöver göra för att säkra värdet genom hela upphandlingscykeln. Frågan är hur rekommendationerna blir en naturlig del av det dagliga arbetet.
Kontakta oss för att få veta mer eller fortsätt läsa artikeln.
Fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning i offentlig upphandling, från vägledning till genomförande
1: Identifiera avtalsrisker
Effektiv avtalsuppföljning börjar innan avtalet undertecknas. Vägledningen betonar att avtalspecifika risker och möjliga förändringssituationer ska identifieras redan under planeringen av upphandlingen. Tydliga och precisa ändrings- och optionsklausuler ska inkluderas i upphandlingsdokumenten om flexibilitet ska vara möjlig under avtalsperioden. Riskfördelningen bör bedömas realistiskt, bland annat genom marknadsdialog, så att förändringar kan hanteras genom fördefinierade avtalsmekanismer i stället för ad hoc-lösningar.
Vad som ofta går fel
Risker och förändringsbehov hanteras först när de uppstår. Utan tydliga klausuler saknas strukturerade mekanismer för att hantera ändringar under avtalets fullgörande.
Så omsätter du detta med Mercell Tendering
Mercell Tendering hjälper dig att planera upphandlingen i ett tidigt skede, strukturera upphandlingsdokument och genomföra marknadsdialog för att identifiera realistiska risker, kostnadspåverkan och möjliga förändringsscenarier innan avtalssignering.
Efter tilldelning handlar det om att säkerställa att riskfördelning och ändringsklausuler förblir synliga och spårbara under hela avtalsperioden. Med Mercell kan du:
- Dokumentera avtalspecifika risker från planeringsstadiet till avtal
- Strukturera avtalsinformation med centrala förpliktelser och riskrelaterade klausuler
- Samla all avtalsdokumentation i ett säkert och gemensamt arkiv
- Bevara ett fullständigt revisionsspår över beslut och ändringar
2: Ha full överblick över vad som har avtalats
Avtalsuppföljning kräver tydlig insyn i vad som faktiskt har avtalats. Avtal ska lagras elektroniskt och vara lättillgängliga. Centrala metadata ska registreras, exempelvis leverantör, avtalsvärde, giltighetstid, slutdatum, uppsägningstid, sista dag för att utnyttja option samt ansvarig avtalsförvaltare.
Varje avtal bör ha en utsedd ansvarig person som förstår avtalsmekanismerna, följer upp prestation och ekonomisk användning samt säkerställer att organisationen använder avtalet korrekt.
Vad som ofta går fel
Avtal lagras inkonsekvent. Viktiga datum är svåra att överblicka. Ansvar förskjuts vid personalförändringar. Uppföljningen blir fragmenterad.
Så omsätter du detta med Mercell Tendering
För att hantera avtal konsekvent mellan olika team behöver du ett gemensamt system som gör avtalsvillkor, viktiga datum och ansvar tydliga och lättillgängliga, utan att vara beroende av enskilda personers kunskap eller utspridd lagring. Mercell gör det möjligt för dig att:
- Samla alla avtal och metadata i en gemensam och tillförlitlig källa
- Följ milstolpar och få påminnelser om exempelvis slutdatum och optioner
- Tydliggör ansvar genom rollbaserade arbetsflöden
- Säkerställ versionshantering och kontinuitet över tid
3: Ha kontroll på fakturorna
Granskning av fakturor är en central del av ansvarsfull avtalsuppföljning. Fakturor ska inte bara attesteras. Den upphandlande myndigheten måste kontrollera att ett giltigt avtal finns, att avtalad prestation har levererats och att fakturans innehåll, inklusive priser och eventuella tillägg, överensstämmer med upphandlingsdokument och avtal. Felaktiga fakturor ska returneras med tydlig begäran om korrigering.
Vad som ofta går fel
Attestering blir rutin. Mindre avvikelser upprepas över tid, särskilt i komplexa tjänsteavtal med flera prissättningsmekanismer.
Så omsätter du detta med Mercell Tendering
Fakturaverifiering blir avsevärt mer tillförlitlig när avtalsvillkor, prisdokumentation och kompletterande underlag är lättillgängliga och konsekvent lagrade på ett och samma ställe. Mercell stödjer detta genom att säkerställa att avtalsdokumentationen är centraliserad och spårbar under hela avtalsperioden. Det gör det möjligt för dig att:
- Få tillgång till strukturerad avtalsdokumentation och överenskomna villkor på ett ställe
- Lagra fakturarelaterad dokumentation tillsammans med avtalet
- Säkerställ spårbarhet som stärker ansvarstagande och revisionsberedskap
För organisationer som vill stärka kontrollen över avtalskostnader kan Mercells data även användas i externa BI-verktyg som PowerBI för analys och rapportering.
4: Genomför strukturerade uppföljningsmöten
Strukturerad uppföljning är avgörande under avtalsperioden. Avtalsansvarig bör kalla till regelbundna uppföljningsmöten, minst årligen för samtliga avtal. Mötesanteckningar ska dokumenteras och sparas tillsammans med avtalet.
Uppföljningsmöten ska omfatta prestation, överenskomna indikatorer och förbättringsområden samt bidra till en konstruktiv dialog och ett långsiktigt samarbete.
Vad som ofta går fel
Uppföljning sker reaktivt och utan dokumentation. Återkoppling är inkonsekvent. Kunskap går förlorad när personer byter roll.
Så omsätter du detta med Mercell Tendering
Nyckeln är att göra avtalsuppföljningen repeterbar och strukturerad, så att mötesdokumentation, uppföljningsåtgärder och dialog om prestation dokumenteras och är tillgängliga genom hela avtalsperioden. Mercell gör det möjligt för dig att:
- Definiera milstolpar och nyckeltal för strukturerad uppföljning
- Dokumentera möten systematiskt i avtalsregistret
- Bevara historik över prestation och överenskomna åtgärder
Key 5: Hantera klagomål och avvikelser
Bristande efterlevnad ska hanteras utan dröjsmål. Klagomål och avvikelser ska dokumenteras på ett verifierbart sätt, särskilt om situationen kan leda till uppsägning eller uteslutning av leverantör. Skriftliga påpekanden ska tydligt beskriva avvikelsen, ange nödvändiga korrigerande åtgärder och tidsramar samt lagras systematiskt.
Vad som ofta går fel
Problem hanteras informellt eller för sent. Dokumentation saknas när en eskalering blir nödvändig.
Så omsätter du detta med Mercell Tendering
För att hantera brister i leverantörens prestation på ett effektivt sätt behöver dokumentationen vara centraliserad och spårbar, så att klagomål och korrigerande åtgärder är tillgängliga över tid och inte påverkas av personalförändringar. Mercell gör det möjligt för dig att:
- Samla dokumentation om klagomål i avtalsregistret
- Bevara revisionsspår över prestation och kommunikation
- Säkerställ att information inte fastnar i enskilda inkorgar eller filer
Slutsats: Få varje avtal att leverera värde
ProcurFinlands fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning är tydliga. En stark styrning av offentlig upphandling förutsätter strukturerad uppföljning under hela avtalsperioden. Insyn, tydligt ansvar, dokumentation och åtgärder i rätt tid är grundläggande för att skydda offentliga medel och säkerställa leverans.
Utmaningen ligger sällan i att förstå principerna. Den ligger i att tillämpa dem konsekvent över avtal, team och år.
Mercell Tendering knyter samman hela upphandlingsprocessen, från tidig planering och marknadsdialog till genomförd upphandling och strukturerad avtalsuppföljning. Det hjälper upphandlande myndigheter att skapa robusta avtal från början, säkra kontinuitet efter tilldelningsbeslut och upprätthålla den dokumentation och spårbarhet som krävs för att följa upp leverantörens prestation, kontrollera fakturering och agera tryggt vid avvikelser.
Inom offentlig upphandling säkras resultatet inte genom att underteckna ett avtal. Det säkras genom att förvalta och följa upp det systematiskt.
Se hur Mercell hjälper dig att omsätta Finlands fem framgångsfaktorer till avtalsuppföljning i praktiken
Boka en kort demo och upptäck hur strukturerad avtalsuppföljning, dokumentation och livscykelkontroll kan bli en naturlig del av ditt dagliga upphandlingsarbete.