Förenkla inköpsplaneringen med Mercell
Effektivisera inköpen med Mercell: förenkla arbetsflöden, stärk samarbetet, uppfyll regelkrav och gör processerna effektiva och smidiga.
Planering är avgörande för smidiga och lyckade inköp. Med planering kan offentliga inköpare få ut mesta möjliga av sin budget, allt fungerar smidigt och alla berörda involveras.
För många inköpare är detta dock en tidskrävande uppgift. Faktum är att 40 % av inköpsresurserna går till planering och förberedelser för att bästa möjliga resultat ska kunna uppnås.
Vilka är de svåraste utmaningarna?
-
Att vara beroende av manuella processer och kalkylblad
-
Svårt att spåra och hantera förfrågningar
-
Ineffektivt samarbete mellan inblandade
-
Brist på standardiserade processer för ärendehantering.
Resultatet? Slöseri med både tid och resurser.
Med en digital lösning går det att effektivisera dessa processer, öka transparensen och göra upphandlingsplaneringen smidigare.
I det här inlägget går vi igenom hur en effektiv planering kan förenkla jobbet för upphandlingar, vi presenterar Mercell Procurement Planning och ger ett verkligt exempel på processen från förfrågan till upphandling.
Upphandlingar med Mercell: Effektiviserar inköpen från start till mål
Med Mercell Tendering utförs alla delar av inköpsprocessen på en och samma integrerade och användarvänliga plattform. Kärnan i lösningen är modulen Procurement Planning med följande viktiga funktioner:
-
Standardiserade förfrågningar: Se till att alla uppgifter inhämtas från start så att det inte uppstår förseningar eller förvirring.
-
Effektivisera arbetsgången: Konvertera enkelt inköpsförfrågningar till genomförbara planer och upphandlingar för att minimera manuellt arbete och felaktigheter.
-
Förbättra samarbetet: Med integrerade kommunikationsverktyg förenklas samarbeten både internt och med externa intressenter.
-
Uppfyll regelkrav: Se till att arbetsflödena är strukturerade, kan granskas och uppfyller alla regler.
Modulen har funktioner som lämpar sig för såväl rutininköp som för komplexa upphandlingar, bland annat:
-
Stöd vid utformning: Använd standardiserade mallar eller anpassade format för att definiera behov, uppfylla regler och maximera värdet.
-
Utforma upphandlingar: Konvertera inköpsförfrågningar till upphandlingar, spara tid och undvik dubbelarbete.
-
Samarbete i realtid: Gör det enklare för de inblandade att ge feedback och kommunicera direkt via plattformen.
-
Godkännandeflöden: Effektivisera gransknings- och godkännandeprocesser, snabba på beslut och undvik flaskhalsar.
-
Projektledningsverktyg: Dynamisk övervakning av arbetsuppgifter som möjliggör strategiska beslut och proaktiv projektledning.
Mercells modul för upphandlingsplanering kan anpassas till era behov och planer så att ni kan följa upp arbetet, dela kalendrar och tilldela roller för en sömlös koordination.
Genom att sömlöst överföra data från planering till upphandling ökar effektiviteten och allt blir tydligt och tillförlitligt från start till mål.
Exempel ur verkligheten: Förenkla upphandling av IT-utrustning
Hur fungerar det i praktiken? Föreställ er detta scenario: En avdelning har fått i uppdrag att köpa in 400 bärbara datorer och dockningsstationer.
Steg 1: Skapa en begäran
Processen börjar när avdelningschefen lämnar in en inköpsbegäran via en säker länk från Mercell. Denna länk:
-
Finns enkelt tillgänglig utan att det behövs åtkomst till Mercell-plattformen.
-
Innehåller alla viktiga detaljer, som artikelnamn, mängd och eventuella tekniska specifikationer.
-
Utgår från anpassningsbara mallar som säkerställer kompletta och korrekta förfrågningar.
Steg 2: Granska förfrågan
Den som planerar inköpet granskar förfrågan på sin dashboard och får en överblick över alla inkomna förfrågningar. Under denna fas gör inköparen följande:
-
Verifierar att förfrågan är komplett och korrekt.
-
Samlar liknande förfrågningar – exempelvis kombinerar två separata förfrågningar om inköp av datorer till en inköpsplan.
Steg 3: Utforma en inköpsplan
Med Mercells intuitiva verktyg kan planeraren skapa en detaljerad inköpsplan genom att:
-
Välja en mall som är utformad för inköp av IT-utrustning.
-
Kategorisera varor som "datorer" och "tillbehör" för att tydliggöra och ta fram rapporter.
-
Lägga till tidsplaner, beräknade kostnader och annan viktig information.
Steg 4: Samarbete mellan inblandade
Via Mercell Tendering blir det smidigt att samarbeta. Interna intressenter, som avdelningschefer, kan granska och godkänna planen, medan externa partner kan bidra via meddelandeverktyg. Detta säkerställer att alla är informerade och införstådda.
Steg 5: Upphandling
När inköpsplanen är klar förvandlas den med bara ett klick till en upphandling.
Detta gör att all information överförs direkt till upphandlingsfasen. Det finns därför inget behov av manuellt dubbelarbete och risken för misstag minimeras.
Från förfrågan till resultat: Fördelar med Mercells Procurement Planning
Mercells modul för upphandlingsplanering förenklar varje steg i inköpsprocessen och gör den tydlig, tillförlitlig och effektiv.
Standardiserade mallar säkerställer tydliga förfrågningar som uppfyller ställda krav, medan automatiserade arbetsflöden och rollbaserade behörigheter effektiviserar godkännandena och garanterar tillförlitligheten.
Förfrågningar omvandlas enkelt till genomförbara planer och det finns verktyg för samarbete mellan interna team och externa intressenter.
Modulen kan anpassas så att det går att följa upp och justera processer, tilldela roller samt säkerställa ett smidigt genomförande och en sömlös övergång från planering till upphandling.
Viktiga fördelar:
-
Upphandlingsplaneraren sparar tid tack vare effektiva verktyg och arbetsflöden.
-
Chefer får insyn så att de kan fatta informerade, proaktiva beslut.
-
De inblandade kan samarbeta transparent för en ökad effektivitet.
Oavsett om det handlar om rutininköp eller komplexa projekt erbjuder Mercells upphandlingsplanering ett smartare, mer sömlöst sätt att lyckas med upphandlingar.
Slutsats
Mercells modul för upphandlingsplanering förenklar arbetsflöden, förbättrar samarbetet och säkerställer att regelkrav uppfylls – allt på en användarvänlig plattform.
Med standardiserade mallar och sömlösa övergångar från förfrågningar till upphandling blir processen effektiv och tidsbesparande.
Modulen kan anpassas efter era behov så att ni kan hantera godkännanden och justera planer, vilket gör upphandlingsprocessen smidig och enkel. En lösning för såväl rutininköp som för komplexa projekt som ökar transparensen och förenklar samarbetet mellan alla involverade.