Dags att tänka om kring verktygen bakom offentlig upphandling

Något håller på att hända inom offentlig upphandling. Systemen som proffs arbetar i, ramverken de följer, och det ansvar som definierar området har länge betraktats som stela, regeltunga och komplicerade.

Upphandling har alltid handlat om struktur — dess styrka, men också dess börda.

Men nu sker en tyst men tydlig förändring. En ny generation av upphandlare kliver fram med bredare ambitioner. Diskussionerna fokuserar allt mer på hållbarhet, innovation, digitalisering och samhällsnytta. Rollen ses inte längre som enbart administrativ — den ses allt oftare som strategisk.

Dessa teman stod i centrum på årets SOI (Sveriges Offentliga Inköpare) Årskonferens 2025. Under dialogen framkom ett gemensamt ramverk av utmaningar, förväntningar och en tydlig önskelista för framtiden. Mercells team deltog aktivt, lyssnade noga på offentliga beställare och yrkesverksamma som både navigerar dagens komplexitet och vill forma morgondagens system.

Den här artikeln belyser fem aktuella utmaningar som lyftes under konferensen – och den framtidsvision som växer fram.

 

1. Avtalsuppföljning: När en gör jobbet för fyra

En av de mest framträdande frågorna är avtalsuppföljning.

Tilldelningsfasen hamnar ofta i fokus, men det är efter tilldelningen som det verkliga värdet måste säkras. Levererar leverantörerna det som utlovats? Följs tidsplanen? Håller kvaliteten?

Ofta vilar detta ansvar på en enda person, som ska hantera krav, dokumentation och rapportering – ofta utan stöd av integrerade verktyg. Resultatet blir en reaktiv miljö, där problem hanteras först när de uppstår och förbättringsmöjligheter går förlorade.

Vad man efterfrågar är tydligt: effektivitet i efterfasen. Inte mindre ansvar – men bättre stöd. Digitala arbetsflöden, automatiska påminnelser, strukturerad rapportering. Du vill inte jaga data – du vill att den ska komma till dig.

 

2. Mjuka krav: När ambition möter motstånd

En återkommande utmaning är införandet av mjuka krav i upphandlingar – kriterier kopplade till samhällsnytta, miljömässig hållbarhet och innovation. Även om dessa ligger i linje med politiska mål och medborgarnas förväntningar, innebär de risk.

Om kraven ifrågasätts rättsligt kan de vara svåra att försvara. Det blir en balansgång mellan ambition och juridik. Många upphandlare tvekar – inte av övertygelse, utan av brist på stöd.

Det man efterfrågar är starkare riktlinjer och större trygghet. Det finns ett tydligt behov av ramverk som möjliggör användningen av mjuka krav som håller i domstol – inte regler som hämmar ambitioner, utan strukturer som stöttar dem. Upphandlare vill kunna driva samhällsvärde med självsäkerhet – inte behöva välja mellan framsteg och regelefterlevnad.

 

3. AI i upphandling: Människan måste förbli central

Artificiell intelligens får allt större plats i offentlig sektor – även inom upphandling. Fördelarna är tydliga: effektiv analys, automatiserad poängsättning, minskad administration.

Men med vinsterna kommer också oro. Om beslut fattas av algoritmer – var ligger ansvaret? Hur säkerställs rättvisa och transparens?

Det upphandlare föreställer sig är en etisk AI. Verktyg som är transparenta, spårbara och integrerade i välkända system. Målet är inte att ersätta människan. Automatiseringen ska stötta omdömet – inte ersätta det.

 

4. Leverantörsurval: Deltagande utan hinder

Offentlig upphandling ska vara inkluderande. Ändå har många leverantörer – särskilt små eller nya – svårt att delta. Dokumentationen är ofta komplicerad, plattformarna ovana och kraven tunga. Detta gynnar dem som redan lärt sig systemet.

Upphandlare vill se en förändring. Målet är inte att sänka ribban – utan att förenkla onödig komplexitet. Det man vill ha är enkelhet. System som är lättare att förstå och använda – för både köpare och leverantörer. Upphandlingsportaler bör designas med användarvänlighet i fokus – lika intuitiva som en modern webbläsare.

 

5. Kostnadsuppföljning: Trycket ökar

Upphandlare verkar under ständig granskning – med rätta. Skattepengar ska vara spårbara, försvarbara och välinvesterade. Men i många organisationer är kostnadsuppföljning fortfarande tungrodd och splittrad. Systemen talar inte med varandra, och datan är utspridd eller dold bakom administration.

Fokus hamnar mer på att samla in data än att tolka den. Kraven på rapportering ökar – men verktygen hänger inte med.

Det man behöver är överblick. System som pratar samma språk. Dashboards designade för tydlighet – inte förvirring. Du vill kunna säga: "Det här spenderade vi, därför, och det här fick vi för det" – med trygghet.

 

En ny syn på offentlig upphandling

Ingen av dessa utmaningar är nya. De speglar vardagen för många inom upphandling. Det som förändras är viljan att hitta bättre vägar framåt. Över hela sektorn märks en gemensam strävan: att lämna tillfälliga lösningar och istället bygga system som matchar rollens ambitioner.

Upphandlare ber inte om genvägar. De ber om genomtänkt design – plattformar som är intuitiva, verktyg som håller juridiskt, och digitala lösningar som gör det möjligt att leverera mer med samma resurser. Det är inte lyx – det är nödvändigt.

Samtalen under SOI-konferensen 2025 bekräftade detta. Gemensamt med igenkänningen av problemen fanns en stark delad vision: en upphandling som är mer agil, mer effektiv och bättre rustad att skapa samhällsnytta över tid.

Det var i detta sammanhang som många besökare visade stort intresse för Mercell Tendering – en nästa generations plattform som är framtagen just för dessa behov. Genom att knyta ihop hela upphandlingscykeln, erbjuder Mercell Tendering ett enklare, smidigare arbetssätt – från tidig planering och upphandlingsskapande till tilldelning och leverantörshantering. Den minskar manuella steg, effektiviserar processer och frigör tid till det som verkligen spelar roll.

Det här är mer än en önskelista. Det är en konkret vision om hur offentlig upphandling kan bli en starkare, mer målstyrd motor för samhällsutveckling.