När leverantörer kommer in för sent

När en upphandling väl annonseras är behoven oftast redan definierade och upphandlingsprocessen har pågått internt under lång tid. Möjligheten att påverka omfattning och inriktning är då mycket begränsad och kraven är redan fastställda. En betydande del av affärerna i offentlig sektor sker dessutom genom direktupphandlingar, det vill säga inköp som ligger under gällande tröskelvärden. Dessa annonseras inte alltid offentligt och kan vara svåra att upptäcka utan insyn i bakgrunden.

Många leverantörer möter också konkurrens från aktörer som, tack vare lokal närvaro eller etablerade relationer, får signaler långt innan något blir synligt externt.

Utan insyn i tidiga beslut riskerar leverantörer därför att missa värdefulla affärsmöjligheter och att gå in i andra med sämre förutsättningar.

 

Mötesprotokoll ger tillgång till de tidigaste marknadssignalerna

I kommuner och regioner föregås nästan varje upphandling av ett formellt beslut. Det kan handla om en planerad renovering, en investering i ett nytt digitalt system, behov av externa konsulter eller organisatoriska förändringar. Dessa beslut dokumenteras i mötesprotokoll. Dokumenten är ofta omfattande och tekniska, men de ger en direkt inblick i framtida affärsmöjligheter.

Mötesprotokoll är med andra ord ofta den allra första indikationen på att ett behov håller på att växa fram.

 

Utmaningen: informationen finns men är svår att använda

Även om mötesprotokoll är offentliga handlingar är de svåra för många leverantörer att arbeta med. De publiceras på olika webbplatser, har varierande struktur och format och innehåller ofta hundratals sidor text. Att manuellt bevaka och analysera dessa dokument är både tidskrävande och ineffektivt. Resultatet blir att stora mängder affärskritisk information förblir oanvänd.

Kärnproblemet är att informationen finns, men i praktiken är otillgänglig utan rätt verktyg.

 

Mercell gör mötesprotokoll tillgängliga och användbara för leverantörer

Mercell har utvecklat funktionalitet i Mercell Bidding som samlar mötesprotokoll från kommuner och regioner på ett och samma ställe. Dokumenten blir sökbara och kan bevakas på samma sätt som traditionella upphandlingar. Leverantörer kan filtrera på affärsområde, sökord eller CPV-koder för att hitta den information som är mest relevant för det egna erbjudandet.

Det innebär att data som tidigare var svår att hantera nu blir en konkret och värdefull del av affärsutvecklingsarbetet, det som vi på Mercell kallar Sales Leads.

 

AI skapar insikter och identifierar affärsmöjligheter

Med hjälp av AI kan innehållet i mötesprotokoll analyseras och tolkas på ett helt nytt sätt. Omfattande dokument sammanfattas till lättillgängliga insikter och relevanta beslut lyfts fram automatiskt. AI kan även identifiera formuleringar och beslut som pekar mot framtida inköp eller kommande upphandlingar. På så sätt omvandlas ostrukturerad text till strukturerade affärsmöjligheter.

I praktiken innebär detta att leverantörer får tidiga signaler om kommande möjligheter utan att behöva läsa igenom stora mängder dokument.

 

Så kan leverantörer använda insikterna strategiskt

När leverantörer börjar integrera mötesprotokoll i sin affärsstrategi öppnas nya möjligheter. Tidig information gör det möjligt att prioritera rätt kommuner och regioner och att ta kontakt innan någon upphandling ens är planerad. Dialogen kan då handla om behov, lösningar och möjliga angreppssätt i stället för att svara på ett redan fastställt kravunderlag. Det stärker relationer, bygger förtroende och ökar sannolikheten att den offentliga aktören senare efterfrågar just den typ av lösning som leverantören erbjuder.

Den avgörande poängen är att tidig information gör det möjligt för leverantörer att agera som partners snarare än enbart anbudsgivare.

 

Ett konkret exempel

Föreställ dig en leverantör av digitala lärplattformar. I Mercell Bidding ser leverantören att en kommun har fattat beslut om att ta fram en strategi för ökad digitalisering i skolan. I ett annat mötesprotokoll framgår att en kommun planerar att se över möjligheten att ersätta sin nuvarande lärplattform. Det är ännu inga upphandlingar, men tydliga signaler om att framtida affärsmöjligheter håller på att ta form.

Leverantören kan ta kontakt, dela med sig av sin expertis och bygga en relation långt innan något formellt initiativ startar. På så sätt utvecklas ett mötesprotokoll från en anonym PDF till ett konkret Sales Lead.

 

När försäljningen blir proaktiv i stället för reaktiv

Genom att bevaka mötesprotokoll kommer leverantörer närmare ursprunget till affärer i offentlig sektor. Säljprocessen börjar inte längre vid upphandlingsannonsen, utan vid det första beslut som signalerar ett behov. Det leder till bättre planering, mer relevanta kunddialoger och en mer förutsägbar affärspipeline. Målet är inte bara att vinna fler affärer, utan att vinna rätt affärer med större möjlighet att påverka processen.

Den centrala insikten är att tidig information gör försäljningen mot offentlig sektor både smartare och mer förutsägbar.

 

Framtidens affärer i offentlig sektor börjar där besluten fattas

Upphandling börjar sällan med en annons. Den börjar när en nämnd eller styrelse identifierar ett behov och fattar beslut som formar framtiden för en offentlig organisation. Med Mercells nya funktionalitet kan leverantörer fånga upp dessa signaler i samma ögonblick som de uppstår. Det skapar en konkurrensfördel som tidigare varit svår att nå och sätter en ny standard för hur leverantörer kan arbeta mot offentlig sektor.

Med andra ord handlar framtidens försäljning i offentlig sektor inte om att vänta på affärsmöjligheter, utan om att identifiera dem i samma stund som de föds.

 

Vill du ligga steget före i offentlig sektor?

Upptäck hur Mercell Bidding kan göra mötesprotokoll till ett praktiskt verktyg för proaktiv försäljning. Med tillgång till kommunala och regionala mötesprotokoll i realtid kan du identifiera affärsmöjligheter tidigt, förstå kundernas behov och agera innan konkurrenterna ens har sett signalerna.

Testa Mercell Bidding och börja bevaka morgondagens affärer redan i dag.