AI-lagar och dagliga rutiner

AI har onekligen en potential att förändra upphandlingsförfarandet. AI innebär redan stora fördelar vid offentliga upphandlingar, i synnerhet för leverantörer, och detta förväntas förstärkas ytterligare under 2025. Leverantörer kan utnyttja AI-verktyg för att sammanfatta komplexa anbudsdokument till koncisa texter och förbättra matchningen mellan deras kompetenser och köparnas behov, vilket är betydligt enklare jämfört med traditionella klassificeringskoder. Leverantörerna kan då identifiera och lämna anbud vid de mest upphandlingar som man anser vara mest relevanta, vilket ökar konkurrensen och delaktigheten vid offentliga upphandlingar.

För offentliga inköpare krävs välgjorda integrationer för att AI:s potential ska kunna utnyttjas. EU:s AI-förordning, som trädde i kraft 2024, utgör ett ramverk för ansvarsfull användning av AI med betoning på transparens, säkerhet och etiska metoder. Inköpare ska säkerställa att säljare efterlever förordningen genom due diligence-kontroller, dokumentation, datastyrning och övervakning. Enligt förordningen krävs det att människor deltar vid AI-beslut som utgör en hög risk, och inköpsavdelningar ska därför utforma anbudsspecifikationer genom mekanismer som involverar människor. 

Under nästa år kommer AI i ökande grad påverka de offentliga inköparnas dagliga arbete. Genom att AI automatiserar rutinuppgifter går det att utforma mer precisa anbudskrav, standardinnehåll kan fyllas i automatiskt och det blir enklare att kontrollera regelefterlevnaden. Verktygen kan analysera historiska data och marknadstrender för att föreslå bättre formuleringar och upphandlingsstrukturer, vilket motverkar oklarheter och partiskhet. Detta effektiviserar inte bara arbetsflöden, det frigörs även tid så att inköparna kan fokuserar på strategiska beslut.