Strategier för att öka leverantörernas deltagande: En guide för offentliga inköpare

Offentlig upphandling är mer än en strävan efter att spara kostnader. Det handlar om att skapa en konkurrensutsatt miljö för leverantörer som främjar innovation - samtidigt som man upprätthåller rättvisa och transparens (vilket i slutändan säkerställer att skattebetalarnas pengar används på bästa sätt).

Ett avslöjande som nyligen gjordes av Europeiska revisionsrätten kastar dock ljus över en oroande förändring: Under det senaste årtiondet har konkurrensfördelarna i anbudsförfarandena minskat. 

Vad innebär detta? Vi närmar oss ett landskap som domineras av en handfull välkända ansikten som slåss om kontrakten - vilket borde få oss att tänka om när det gäller våra upphandlingsstrategier. 

I den här artikeln går vi igenom resultaten från EU-rapporten, tar upp de hinder som leverantörerna stöter på och, framför allt, beskriver de åtgärder som inköpare kan vidta för att blåsa nytt liv i leverantörskonkurrensen. 

 

 

I den här artikeln: 

• Uppackning av Europeiska revisionsrättens rapport

• 6 utmaningar för leverantörer att navigera i offentlig upphandling

• Hur man återupplivar leverantörernas engagemang: Ett strategiskt förhållningssätt till upphandling

 

 

Uppackning av Europeiska revisionsrättens rapport

Europeiska revisionsrättens senaste rapport om offentlig upphandling i EU belyser viktiga trender under det senaste årtiondet.

 

 

Låt oss gå igenom de viktigaste resultaten:

 

 

1. Stigande trend för direktupphandlingar

År 2021 skedde 15,8 % av upphandlingen genom direktupphandling, vilket tyder på en övergång till att välja bland förkvalificerade leverantörer snarare än öppna anbudsförfaranden. Denna metod, som kallas "direktupphandling", återspeglar inköparnas preferens för betrodda, specialiserade leverantörer och lägger mer fokus på effektivitet och etablerade relationer än på bredare konkurrensutsatta processer.

Vad innebär detta? En övergång från öppna tävlingar till direkta inbjudningar, vilket minskar antalet chanser för företagen på marknaden. Det begränsar antalet leverantörer, vilket leder till färre anbud på projekt, och påverkar överlag mångfalden och konkurrensen inom offentliga utgifter.

 

2. Ökning av förfaranden med ett enda anbud

Mellan 2011 och 2021 ökade antalet förfaranden med endast ett anbud från 23,5 % till 41,8 %.

Detta tyder på att köparnas attraktionskraft har minskat. Med andra ord leder det till färre konkurrensutsatta anbudsförfaranden och i vissa fall elimineras konkurrensen helt. Detta leder till färre valmöjligheter och potentiellt högre kostnader för den offentliga sektorn.

 

3. Antalet anbudsgivare minskar

Det genomsnittliga antalet anbudsgivare per förfarande har minskat kraftigt från 5,7 till 3,2. 

Effekten? Begränsad konkurrens påverkar i hög grad hur B2G-marknaden för offentlig upphandling fungerar, vilket leder till färre leverantörer på fältet.

 Denna förändring kan leda till bestående effekter på marknaden genom att göra det svårare för nya leverantörer att komma in och handla med den offentliga sektorn, vilket kan påverka kvaliteten och priset för offentliga kontrakt.

 

 

4. Det varierar mellan regioner och sektorer

Rapporten visar att konkurrensnivåerna varierar, med sektorer som byggsektorn som upplever mer konkurrens, medan hälso- och sjukvårdstjänster och transport ser fler situationer med ett enda anbud.

Detta visar på behovet av mer sektorsspecifika upphandlingsstrategier för att öka konkurrensen.

 

5. Det finns begränsad gränsöverskridande upphandling

Endast 5 % av kontrakten är direktupphandlingar över landsgränser. Detta öppnar en möjlighet att spara pengar genom att tillåta fler gränsöverskridande inköp i EU-upphandlingar.

 

6 utmaningar för leverantörer att navigera i offentlig upphandling

Att utforska området offentlig upphandling innebär stora utmaningar för leverantörer, särskilt på grund av de höga inträdesbarriärerna som hindrar mindre små och medelstora företag från att få tillgång till offentliga kontrakt.

Dessa utmaningar hindrar leverantörer från att delta och dämpar även konkurrensen och innovationen på marknaden.  

 

Här följer en genomgång av de 6 största hindren för leverantörer:

 

1. Att navigera i komplexa anbudsprocesser

Små och medelstora företag stöter ofta på höga inträdeshinder och betydande kostnader när de överväger att gå in på marknaden för offentliga utgifter, främst på grund av den invecklade anbudsprocessen. 

Detaljerat pappersarbete och strikta administrativa kriterier kan överväldiga dessa företag - och hindra de mindre aktörerna från att ens försöka.

EU-rapporten belyser en viktig fråga: Den tid det tar att besluta om en kontraktstilldelning har ökat markant, från 62,5 dagar 2011 till 96,4 dagar 2021. Detta inkluderar inte ens den tid som läggs på överklagandeförfaranden mot tilldelningsbeslut. 

En sådan utdragen process ökar avsevärt arbetsbelastningen och stressen i samband med anbudsgivning, särskilt för mindre företag. Det handlar inte bara om extra pappersarbete, utan även om den osäkerhet och ekonomiska press som drabbar små och medelstora företag oproportionerligt hårt.

 

2. Uppfylla höga certifieringsstandarder

Många kontrakt kräver att leverantörerna har specifika certifieringar eller uppfyller höga branschstandarder, vilket kan vara både dyrt och tidskrävande för små och medelstora företag att erhålla, vilket effektivt begränsar deras marknadstillträde.

 

3. Överbrygga informationsluckor

Ett annat hinder för små och medelstora företag är att de helt enkelt inte känner till vilka upphandlingsmöjligheter som finns. Denna typ av informationsasymmetri gynnar större företag som har mer resurser att avsätta för att hitta dessa möjligheter. 

 

4. Hantera resursbegränsningar

De ekonomiska och mänskliga resurser som krävs för att förbereda anbud, genomföra marknadsundersökningar och uppfylla efterlevnadskrav kan ta hårt på små och medelstora företag. Med andra ord blir det svårt för dem att konkurrera effektivt.

 

5. Överbrygga erfarenhetsklyftan

Mindre erfarna små och medelstora företag kan ha svårt att förstå upphandlingsprocessernas komplexitet, bedöma riskerna korrekt och förhandla villkoren på ett effektivt sätt. Det ger dem en nackdel redan från början. 

 

6. Förbättra kommunikationen

Slutligen kan dålig kommunikation mellan inköpare och leverantörer i den offentliga sektorn leda till att små och medelstora företag saknar nödvändig information för att uppfylla upphandlingskriterierna. 

 

Hur man återupplivar leverantörsengagemanget: Ett strategiskt förhållningssätt till upphandling

I den komplexa värld som offentlig upphandling utgör krävs en blandning av förståelse för externa marknadskrafter och intern företagsdynamik för att förbättra leverantörernas engagemang. 

Det är därför det är viktigt för upphandlare att effektivt hantera och anpassa sig till interna intressenter. 

Hur kommer det sig? För att denna anpassning säkerställer att upphandlingsstrategierna inte bara förstås i hela organisationen utan också stöds fullt ut. 

Att styra upphandlingsprocessen i en riktning som fokuserar på att främja konkurrens, hantera leverantörer effektivt och välja funktionella framför tekniska krav är avgörande.

Hur kan upphandlare påverka och anpassa dynamiken mellan interna intressenter för att uppnå bättre resultat?

Upphandlingsansvariga befinner sig i ett kritiskt skede och måste hantera påtryckningar både utifrån och inifrån organisationen. En vanlig utmaning är den stora bristen på förståelse för upphandling bland interna team. 

 

 

Att övervinna denna utmaning innebär följande:

 

Lyfta fram vikten av konkurrens: Det är viktigt att visa de interna teamen varför en konkurrensutsatt marknad är avgörande för de bästa upphandlingsresultaten.

Fokusera på leverantörshantering: Det handlar om att övertyga interna grupper om vikten av en stark leverantörshantering för att bygga upp gynnsamma relationer.

Prioritera alla funktionella krav: Betona att de är anpassade till affärsmålen och att de är flexiblare än rigida tekniska specifikationer: 

Bättre övergripande verksamhetsanpassning: Funktionella krav hjälper upphandlingsarbetet att stödja breda affärsmål, vilket förbättrar leverantörshanteringen och kostnadseffektiviteten.

Använd tydlig kommunikation: Genom att använda ett enkelt språk för att beskriva behoven kan alla inblandade förstå projektets mål och överbrygga klyftan mellan tekniska och icke-tekniska intressenter.

Flexibilitet och anpassningsförmåga: Genom att fokusera på vad som behöver uppnås vid den aktuella tidpunkten blir det lättare att göra ändringar när behoven växer.

Utvärdering av leverantörer: Att börja med funktionella behov vid val av leverantör garanterar att lösningarna uppfyller viktiga krav innan man går in på tekniska detaljer. 

Proaktiv kommunikation: Genom att betona vikten av att offentliggöra anbud tidigt kan man förbereda både marknaden och interna team och förbättra transparensen och räckvidden.

Strategier för att förbättra upphandlingen: Anpassa affärs- och marknadsbehov

Upphandling handlar inte bara om att köpa och sälja; det handlar om att tillgodose avdelningarnas större behov. 

Det handlar om att vägleda avdelningarna att se värdet i konkurrens, hantera leverantörer på ett bra sätt och prioritera praktiska behov framför tekniska detaljer. Målet är att skapa en upphandlingsprocess som inte bara är konkurrenskraftig utan också matchar avdelningarnas strategiska mål.

För att hålla konkurrensen sund under hela upphandlingsprocessen, särskilt under anbudsförberedelserna, är det därför viktigt att:

Säkerställa öppen och tidig kommunikation för att göra upphandlingsprocessen tydligare för alla potentiella leverantörer.

Genomföra djupgående marknadsundersökningar och uppsökande verksamhet för att förstå och knyta kontakter med leverantörerna.

Anpassa kontraktsmöjligheterna så att de passar ett brett spektrum av leverantörer, från småföretag till stora företag, vilket bidrar till att uppmuntra innovation och mångfald.

Håll utvärderingarna rättvisa och objektiva, och ge konstruktiv feedback för att förbättra alla framtida förslag.

Genom att fokusera på dessa strategier kan upphandlare skapa ett dynamiskt, inkluderande och innovativt ekosystem för upphandling. Ett system som både stöder organisationens långsiktiga mål - och intressenternas behov.

 

Slutsats

När vi navigerar i den föränderliga terrängen för offentlig upphandling är det tydligt att en förändring av strategierna är avgörande. 

Genom att anpassa sig till interna intressenters förväntningar och fokusera på viktiga faktorer som konkurrens, praktiska behov och tidigt marknadsengagemang kan upphandlare göra processen för att köpa varor och tjänster mycket mer dynamisk och tilltalande. 

Detta tillvägagångssätt tillgodoser inte bara eventuella omedelbara affärskrav - utan rustar också organisationerna för större framgång på en dynamisk och snabb marknad.  Att prioritera denna förändring innebär att vi skapar ett livligt, rättvist och transparent utrymme för offentlig upphandling.