Offentlig upphandling är strukturerad, men sällan helt exakt. Upphandlare beskriver behov på olika sätt, använder varierande terminologi och väljer ibland CPV-koder som är bredare än väntat. Därför behöver en effektiv bevakningsprofil kombinera både sökord och CPV-koder, och den behöver ses över och förbättras löpande.

Den här guiden beskriver hur du steg för steg bygger upp din profil och hur du bör tänka för att anpassa den till hur upphandlare faktiskt publicerar upphandlingar.

 

1. Börja med att definiera vad du faktiskt erbjuder

Innan du börjar arbeta med sökord eller CPV-koder behöver du ha tydlig koll på din egen affärsinriktning. Många leverantörer försöker täcka allt de skulle kunna leverera, men det leder ofta till spretiga träffar och otydliga prioriteringar.

Fokusera i stället på vad du verkligen vill vinna. Vilka är dina kärnprodukter eller tjänster? Vilka delar av erbjudandet skapar störst värde och vilka marknader eller branscher riktar du dig aktivt mot? Att formulera detta tydligt ger en stabil grund och minskar risken för att bevakningsprofilen senare blir för bred eller otydlig.

 

2. Översätt ditt erbjudande till upphandlarens språk

När ditt affärsfokus är tydligt är nästa steg att tänka som en upphandlare. Upphandlare beskriver sällan en upphandling på samma sätt som leverantörer beskriver sina lösningar. Fokus ligger ofta på behov, resultat och regelefterlevnad, och språket är i många fall mer administrativt än kommersiellt.

I detta skede är det klokt att ta fram en bred lista med sökord. Tänk på synonymer, alternativa formuleringar och olika sätt som dina tjänster kan beskrivas i en upphandlingsannons. Fundera på vilka problem upphandlaren försöker lösa, inte bara på vad din produkt heter. Listan behöver inte vara perfekt från början, syftet är att fånga bredden i hur ditt erbjudande kan komma att uttryckas i en upphandlingskontext.

 

3. Lär av tidigare upphandlingar

Om du har deltagit i offentliga upphandlingar tidigare är dessa en värdefull källa till insikt. Genom att granska tidigare upphandlingar kan du se vilka CPV-koder som användes, vilka sökord som återkom och om det fanns viktiga begrepp som saknades i din nuvarande bevakning.

Detta steg synliggör ofta skillnaden mellan hur leverantörer ser på sitt erbjudande och hur upphandlare formulerar sina behov. Att minska det glappet är ett av de mest effektiva sätten att förbättra träffsäkerheten i din bevakningsprofil.

 

4. Förstå CPV-strukturen innan du väljer koder

CPV-koder är hierarkiskt uppbyggda, från mycket breda kategorier till mer detaljerade klassificeringar. Många leverantörer väljer antingen alltför generella koder eller begränsar sig till koder som är för snäva.

Genom att sätta dig in i CPV-strukturen får du en bättre förståelse för hur dina tjänster är placerade i det officiella upphandlingsramverket. Börja på en övergripande nivå och fördjupa dig successivt tills du hittar grupper och klasser som speglar ditt erbjudande. Att använda sökfunktioner i CPV-verktyg kan också hjälpa dig att identifiera relevanta koder som du annars riskerar att missa.

 

5. Välj CPV-koder som speglar verkligheten, inte det perfekta

Målet med CPV-valet är inte att hitta den enda perfekta koden, utan att fånga merparten av de upphandlingar som är relevanta för din verksamhet. En praktisk tumregel är att en CPV-kod bör täcka minst 80 procent av det du faktiskt levererar.

Det är ofta bättre att inkludera en något bredare kod än att riskera att missa upphandlingar där upphandlaren valt en mer generell klassificering. Upphandlare använder inte alltid den mest exakta CPV-koden, och din bevakningsprofil behöver ta höjd för den variationen.

 

6. Testa innan du låser profilen

Testning är ett avgörande steg som ofta förbises. Innan du fastställer din profil bör du granska vilka upphandlingar som matchar varje sökord och CPV-kod. Det ger en tydlig bild av om bevakningen är för bred, för snäv eller rimligt balanserad.

Breda termer kan generera stora mängder träffar, medan mycket specifika begrepp riskerar att missa relevanta affärer. Ofta kan kombinationer av sökord eller justeringar i hur de matchas förbättra relevansen avsevärt. Genom att testa tidigt kan du göra dessa justeringar innan profilen börjar användas skarpt.

 

7. Bygg din första kompletta bevakningsprofil

När du har verifierat dina sökord och CPV-koder är det dags att samla allt i en komplett bevakningsprofil. I detta steg blir kompletterande filter som geografi, kontraktsvärde och exkluderingar viktiga. De säkerställer att de upphandlingar du får inte bara är relevanta innehållsmässigt, utan också realistiska för din organisation att arbeta med.

Se denna version av profilen som en startpunkt snarare än ett slutgiltigt resultat.

 

8. Använd aviseringar och automatisering för att behålla fokus

Mercell Bidding gör det möjligt att sätta upp aviseringar och filter som stödjer era interna arbetssätt. Genom att anpassa notiser och urvalskriterier kan du minska manuellt arbete och fokusera på de affärsmöjligheter som har störst potential.

Detta är särskilt värdefullt för team som bevakar upphandlingar kontinuerligt och behöver en tydlig överblick utan att överösas av irrelevanta träffar.

 

9. Följ upp resultaten när profilen är aktiv

När bevakningsprofilen är igång är det viktigt att noggrant följa upp vilka upphandlingar den genererar. Identifiera vilka träffar som är relevanta och vilka som inte är det, och försök se mönster. Irrelevanta träffar pekar ofta på sökord eller CPV-koder som behöver justeras, medan missade upphandlingar kan avslöja luckor i profilen.

Den tidiga uppföljningen ger värdefulla insikter som gör det möjligt att snabbt förbättra precisionen.

 

10. Se bevakningsprofilen som en levande lösning

Marknader förändras, verksamheter utvecklas och upphandlares beteenden skiftar över tid. Därför bör din bevakningsprofil ses över regelbundet. För de flesta leverantörer räcker det med en kvartalsvis genomgång.

Vid genomgången är det värdefullt att analysera hur många upphandlingar du får, hur många du går vidare med och vilka som leder till anbud eller vinster. När du öppnar en upphandling, notera vad som triggat träffen. Med tiden ger detta en djupare förståelse som hjälper dig att finjustera profilen så att den fortsätter leverera affärsnytta.

 

Praktiska riktlinjer att ha i åtanke

Utgå alltid från upphandlarens perspektiv när du bygger din bevakningsprofil. Börja med viktiga sökord och koppla dem därefter till relevanta CPV-koder, inte tvärtom. Om ett begrepp känns för generellt, testa det innan du förlitar dig på det. Som tumregel gäller att om ett sökord eller en CPV-kod genererar fler än 300 träffar under en tolvmånadersperiod är den ofta för bred och bör förfinas.

AI-baserade förslag kan också hjälpa till att identifiera relevanta sökord som du annars kanske inte hade tänkt på. Undvik samtidigt att börja för snävt. Det är i regel enklare att justera en bred bevakning än att återhämta missade affärsmöjligheter på grund av en alltför restriktiv profil.

 

Behöver du hjälp för att få det rätt?

Att sätta upp en träffsäker bevakningsprofil är ett av de viktigaste stegen mot framgång inom offentlig upphandling, och det behöver inte göras på egen hand.

Om du behöver teknisk hjälp eller har frågor kring din inställning finns Mercell Support alltid tillgängliga. Om du söker mer strategisk och marknadsspecifik vägledning kan våra branschexperter och Value Delivery-team hjälpa dig att finjustera profilen så att den stödjer dina affärsmål.

En genomtänkt bevakningsprofil är mer än ett filter. Den är grunden för att hitta rätt affärsmöjligheter och konkurrera med trygghet.