Förståelse för eForms 

Under de senaste månaderna eForms har satt en ny standard för hur vi publicerar anbud. Vi har full förståelse för att det kan ta lite tid att vänja sig vid detta nya tillvägagångssätt. Här följer en guide hur du kan jobba smartare med eForms framöver. Julien Louvrier, vår produktchef för implementering av eForms, dig allt du behöver veta om eForms; allt från sammanhanget och Europeiska kommissionens mål till vår plattforms kompatibilitet. Oavsett om du redan har erfarenhet eller är nybörjare på eForms, låt oss guida dig framåt.   

 

Läs Juliens blogg här.

 

Orsaken bakom eForms

Med eForms tillhandahåller Europeiska kommissionen en skräddarsydd uppsättning meddelanden som kan användas för att annonsera alla typer av anbud på både nationell och europeisk nivå i EU- och EES-länderna. 

EU-kommissionens främsta mål är att få mer kontroll över europeiska anbudsdata och skapa fler datapunkter. Tanken är att agera stöd till medlemsländerna att fatta välinformerade och datadrivna beslut om sina offentliga utgifter. Dessutom kommer eForms, enligt EU-kommissionen, att: 

  • Öka transparensen

  • Hjälpa till att identifiera korruption

  • Stödja upphandlare i att dela upp sina stora projekt i mindre delar för att förbättra tillgängligheten för mindre företag till offentlig upphandling;

  • Underlätta för företag och organisationer att hitta upphandlingar som motsvarar deras bransch och geografiska läge

Eftersom eForms bara har varit i drift i några månader är det för tidigt att avgöra om dessa mål har uppnåtts och om de har genererat några förbättringar.

 

Utmaningen med att lansera eForms

eForms behövde implementeras i nationella e-upphandlingssystem i hela Europa, men också skräddarsys för att uppfylla varje lands specifika krav. Det innebär att det inte fanns en färdig lagstiftning som beslutsfattarna kunde lämna över vid implementering. Istället var de nationella myndigheterna tvungna att sätta sig ner med de olika intressenterna för att bestämma hur olika egenskaper hos eForms skulle implementeras lokalt på bästa sätt. 

Samtidigt som medlemsländerna funderade på hur de skulle skräddarsy eForms enligt sina behov, utvecklade Europeiska unionens publikationsbyrå de nya formulärens tekniska specifikationer. Dessa specifikationer var fortfarande under arbete när systemleverantörer som Mercell var tvungna att börja arbeta med implementeringen. De tekniska specifikationerna för eForms fortsatte att utvecklas under resans gång och är fortfarande inte färdiga. 

 

Lanseringen av eForms präglades av osäkerhet

Övergången till eForms innebar att en betydande mängd ny information infördes, bland annat nya fält, nya regler och nya meddelanden. Denna övergång präglades av osäkerhet, eftersom alla medlemsländer under den första lanseringen av eForms inte hade kommit överens om vilka fält som skulle vara obligatoriska eller frivilliga, och i länder där eForms skulle användas för annonsering av upphandlingar under tröskelvärdet fick myndigheterna klara sig utan specifikationer från kommissionen. 

Vi förstår att detta innebar en avsevärd mängd ny information för dig som inköpare att bearbeta. Det kräver en ständig ansträngning att navigera genom dessa ständiga förändringar och att hålla sig uppdaterad med de senaste specifikationerna. Detta gäller inte bara för oss, som måste se till att våra system uppfyller kraven, utan även för dig som inköpare, som måste hantera och anpassa dig till dessa komplexa förhållanden.    

Nu finns det dock en bättre förståelse för de obligatoriska fälten i eForms för upphandlingar över tröskelvärdena. Europeiska kommissionen har gett en omfattande översikt över alla de olika fälten, som du kan hitta här. 

https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=OJ:L_202302884

 

Säkerställa vår plattforms efterlevnad av eForms-direktivet

I augusti 2023 i Finland och i oktober 2023 i resten av Europa introducerar vi Mercell Notice Editor. Detta helt nya gränssnitt ger dig tillgång till alla de formulär som definieras i eForms-förordningen och säkerställer att du kan publicera meddelanden som uppfyller kraven. Det innehåller widgeten "Min checklista" som guidar dig genom de obligatoriska fälten och hjälper dig tills meddelandet är klart för publicering. Status för ditt meddelande är alltid synlig så att du säkert kan bekräfta att det är klart.

Sedan denna modul togs i drift har vi kontinuerligt förbättrat vår förståelse för eForms obligatoriska fält och regler. Vi har inte bara säkerställt att inköpare kan fortsätta att publicera sina upphandlingar, utan vi har också fokuserat på att förbättra din upplevelse i Notice Editor:

  • Översättningarna har förbättrats

  • Navigationen av fel har förfinats

  • Och viktigast av allt, vi uppgraderar kontinuerligt reglerna, fälten och kodlistorna baserat på de regelbundna utgåvor som görs av Publikationsbyrån.

 

Kommande förbättringar av Mercells lösning

Eftersom eForms är relativt nya kräver de ständiga uppdateringar. Detta gäller inte bara för våra system, utan är en realitet inom hela Europeiska unionen. Det här är några av de senaste förbättringarna i Notice Editor: 

  1. Vi har uppgraderat funktionaliteterna i Notice Editor så att den fungerar fullt ut på mindre bärbara datorer, surfplattor och större mobiltelefoner.

  2. Visningen av tidszoner förbättras i eForms

  3. Möjligheten att kopiera data från ett ställe till ett annat introduceras som en beta-funktion i Finland och Sverige.

  4. Vi fokuserar också på utvecklingen av förifyllda fält. För närvarande är det inte alla fält som du kan förvänta dig att fylla i automatiskt. Vår ambition är att så många fält som möjligt ska fyllas i automatiskt, vilket minskar manuell inmatning och minimerar möjliga fel, vilket är en betydande tidsbesparing.

 

Vi är stolta över att kunna berätta att modulen blir allt mer intuitiv och användarvänlig. Vårt nuvarande fokus ligger på att förbättra hjälptexterna och tipsen för att säkerställa en smidigare process när du fyller i eForms. 

 

Vad framtiden har att ge

Vi strävar efter att kontinuerligt förbättra och optimera våra tjänster och produkter. Årets främsta fokus är att fortsätta att uppgradera reglerna för tillkännagivanden utifrån Publikationsbyråns senaste utgåvor. Vi håller för närvarande på att lansera eForms 1.10. Vi kommer också att implementera de fält som införs genom ändringsförordningen kring det internationella upphandlingsinstrumentet (IPI) och förordningen om utländska subventioner (FSR).  

Trots de olika utmaningarna har eForms potential att förändra vårt sätt att publicera anbud. Införandet är mer än bara en förändring i processen, det är ett steg mot ett mer transparent och effektivt system som banar väg för en mer öppen och tillgänglig offentlig sektor. 

 

FAQ

Hur kan jag vara säker på att jag har fyllt i alla obligatoriska fält i eForms? 

Du kan fylla i eForms tryggt genom att använda funktionen "Min checklista" i Notice Editor. Den guidar dig effektivt genom varje steg, markerar obligatoriska fält och uppgifter och grupperar obligatoriska fält efter avsnitt för enkel navigering. Med denna checklista kommer varje viktigt fält att behandlas, vilket effektiviserar din upplevelse av att fylla i formuläret och säkerställer fullständig noggrannhet.

 

Hur skiljer sig eForms från det tidigare sättet att annonsera anbud?

eForms är utformade för digital användning, inte för utskrift eller för manuell ifyllnad. Dessa formulär är avsedda att genereras automatiskt av anbudsplattformar, i linje med kommissionens vision om "digital by design".

 

Effektivisera dina inköps- och upphandlingsprocesser nu