Så fungerar avrop inom ramavtal – En guide för offentlig upphandling

Ramavtal är en vanlig metod inom offentlig upphandling för att köpa varor och tjänster under en längre tidsperiod. De erbjuder flexibilitet, effektivitet och kostnadsbesparingar.

Bland dessa är avropsramavtal särskilt värdefulla för både upphandlande myndigheter och leverantörer.

Att förstå hur ett avrop enligt ramavtal genomförs hjälper dig att effektivisera upphandlingen, säkerställa transparens och efterlevnad samt uppnå långsiktig framgång.

I den här artikeln får du veta vad avropsramavtal är, hur de fungerar och vilka fördelar de innebär för både upphandlande organisationer och leverantörer. Vi går även igenom hur teknik kan effektivisera processen och göra den mer följsam mot regelverket.

 

Vad är ett avropsramavtal?

Ett avropsramavtal är ett långsiktigt avtal mellan en upphandlande myndighet och en eller flera leverantörer, som gör det möjligt att lägga beställningar ("avrop") under en bestämd tidsperiod.

Till skillnad från traditionell upphandling där varje köp kräver en ny anbudsprocess, kan köparen inom ett ramavtal lägga beställningar snabbt under redan definierade villkor och priser.

Centrala egenskaper hos avropsramavtal:

• Flexibilitet och bekvämlighet: Beställningar kan göras när som helst under avtalets löptid utan att en ny upphandling krävs.

• Fördefinierade villkor: Priser, leveranser och specifikationer är fastställda i förväg, vilket gör framtida avrop snabbare och mer effektiva.

• Flera leverantörer: Ramavtal kan omfatta flera leverantörer, vilket ger köparen flexibilitet att välja den mest lämpliga baserat på tillgänglighet och prestation.

 

Hur fungerar avrop inom ramavtal?

Att tilldela kontrakt genom ett ramavtal följer oftast dessa steg:

1. Etablering av ramavtalet

Det första steget är att upprätta själva ramavtalet genom en konkurrensutsatt upphandling. När det är tilldelat, definierar ramavtalet de villkor som gäller för framtida avrop – inklusive priser, leveransvillkor och kvalitetskrav.

2. Genomföra avrop

När ramavtalet är på plats kan den upphandlande myndigheten lägga avrop vid behov. Beroende på avtalets utformning kan man antingen direkt tilldela ett kontrakt till en leverantör, eller genomföra en så kallad förnyad konkurrensutsättning mellan de leverantörer som omfattas av ramavtalet.

3. Transparent urvalsprocess

När flera leverantörer ingår i avtalet är det viktigt att följa en transparent och rättssäker process för att avgöra vem som får det aktuella avropet. Valet kan baseras på tillgänglighet, tidigare prestation, leveranstider eller pris – och ibland krävs en ny miniupphandling.

4. Uppföljning och hantering

Efter att avropet har lagts ska båda parter följa de överenskomna villkoren. Köparen bör följa upp leveranser, prestationer och överenskomna krav för att säkerställa att avtalet uppfylls korrekt. Regelbunden kommunikation minskar risken för problem.

 

Fördelar med avropsramavtal för upphandlande myndigheter

• Effektivitet: Ramavtal minimerar behovet av upprepade upphandlingar. När ramavtalet är upprättat kan man snabbt lägga avrop utan att starta en ny process varje gång.

• Kostnadsbesparingar: Genom att förhandla priser och villkor på förhand sparar organisationen resurser och pengar över tid.

• Flexibilitet: Köparen kan lägga avrop efter behov och snabbt anpassa sig till förändrade krav.

• Starka leverantörsrelationer: Ramavtal främjar långsiktiga relationer med leverantörer, vilket kan leda till bättre samarbete och stabilare leveranser.

 

Fördelar med avropsramavtal för leverantörer

1. Förutsägbara intäkter

Leverantörer får tillgång till återkommande beställningar under ramavtalets löptid, vilket skapar stabilitet och förbättrar planeringsförmågan.

2. Enklare orderhantering

Avrop sker utan att villkoren måste omförhandlas, vilket gör processen snabbare och smidigare.

3. Långsiktiga affärsmöjligheter

Att ingå i ett ramavtal öppnar upp för återkommande affärer med offentliga kunder – en möjlighet till tillväxt och stärkt närvaro.

 

Hur teknik kan stödja avrop inom ramavtal

För att lyckas hantera avropsramavtal är rätt teknik avgörande. Med ett digitalt upphandlingsverktyg som Mercell får både köpare och leverantörer bättre kontroll över hela processen.

• Centraliserad översikt: All information om ramavtal och avrop samlas på ett ställe. Med Mercell kan du enkelt övervaka och hantera hela avtalsflödet.

• Notifikationer i realtid: Både köpare och leverantörer får uppdateringar om avrop, deadlines och ändringar – vilket minskar risken för förseningar.

• Efterlevnad och spårbarhet: Tekniken säkerställer att alla steg följer lagkraven. I Mercell kan du spåra varje beslut, dokument och åtgärd – från avrop till slutleverans.

• Data och rapportering: Med inbyggd analys kan du följa nyckeltal, leverantörsprestationer och trender. Detta underlättar framtida upphandlingar och ger bättre beslutsunderlag.

 

Slutsats

Avropsramavtal erbjuder ett effektivt, flexibelt och ekonomiskt sätt att möta upphandlingsbehov samtidigt som transparens och regelefterlevnad säkerställs.

Både köpare och leverantörer vinner på den minskade administrationen, de förbättrade affärsrelationerna och de långsiktiga möjligheterna.

Med hjälp av teknik som Mercell blir det enklare att hantera ramavtal digitalt – från avrop till uppföljning – och skapa struktur, spårbarhet och tydlighet genom hela processen.

Redo att effektivisera dina upphandlingar? Prova Mercell gratis idag och upplev kraften i digital offentlig upphandling.