Hur fungerar offentlig upphandling för leverantörer?

Offentlig upphandling är en viktig process för offentliga organisationer, och att förstå hur den fungerar är avgörande för dig som leverantör som vill vinna offentliga kontrakt. Oavsett om du driver ett mindre företag eller representerar en större aktör kan kunskap om stegen i processen hjälpa dig att navigera i den ofta komplexa upphandlingsvärlden.

I den här artikeln går vi igenom de viktigaste stegen i offentlig upphandling och visar hur du som leverantör kan dra nytta av att delta i dessa konkurrensutsatta processer.

Vad är offentlig upphandling? 

Offentlig upphandling är den process där offentliga aktörer – exempelvis myndigheter, kommuner och statliga bolag – bjuder in leverantörer som dig att lämna anbud på varor, tjänster eller entreprenader. Målet är att säkerställa att skattemedel används effektivt, med rättvisa, transparens och konkurrens. Offentlig upphandling regleras av lagar och regler som ska motverka korruption och snedvridning av konkurrens.

För dig som leverantör innebär deltagande i upphandlingar en möjlighet att vinna viktiga kontrakt och växa som företag – men det kräver också att du förstår processen för att lyckas.

Upphandlingsprocessen 

Upphandlingsprocessen omfattar flera steg – från planering och annonsering till utvärdering, kontraktstilldelning och genomförande.

Som leverantör är det viktigt att du förstår hela processen, även om ditt fokus ligger på att lämna ett anbud. När en upphandling annonseras behöver du läsa igenom kraven, förbereda ditt anbud och skicka in det inom utsatt tid. Om du vinner kontraktet fortsätter du med att genomföra leveransen enligt överenskommelse.

Att ha koll på processen ökar dina chanser att lyckas och minskar risken för misstag.

Hur fungerar offentlig upphandling för leverantörer?

1. Annonsering och notifikationer

Processen börjar med att en upphandling annonseras. Annonser publiceras via olika kanaler såsom offentliga upphandlingswebbplatser, myndighetsportaler eller plattformar som Mercell. Det är viktigt att du som leverantör håller dig uppdaterad för att inte missa relevanta affärsmöjligheter.

Mercell tillhandahåller exempelvis realtidsnotiser baserat på de kategorier du är intresserad av. På så sätt är du alltid först att få veta när nya upphandlingar läggs ut.

2. Förstå kraven 

När du hittat en upphandling är nästa steg att noggrant gå igenom upphandlingsdokumenten. Där finns all viktig information om projektet, kravspecifikationer, avtalsvillkor och utvärderingskriterier.

Det är avgörande att du som leverantör förstår kraven i sin helhet – ett enda förbiseende kan leda till diskvalificering. Plattformar som Mercell hjälper till att strukturera och presentera dokumenten tydligt, så att du snabbt hittar det du behöver.

3. Förbered ditt anbud 

Att förbereda ett anbud är en av de mest avgörande delarna i processen. Det är din chans att visa varför just ditt företag är rätt val för uppdraget. Fokusera särskilt på:

Teknisk kompetens: Visa att du har rätt erfarenhet och kompetens för uppdraget.

Konkurrenskraftigt pris: Erbjud ett pris som är konkurrenskraftigt men långsiktigt hållbart.

Efterlevnad: Säkerställ att ditt anbud uppfyller alla juridiska och formella krav.

Kom ihåg att inkludera all nödvändig dokumentation, såsom ekonomiska rapporter, tidigare referensprojekt, certifieringar och försäkringsbevis. Ett tydligt och välstrukturerat anbud som matchar upphandlingens krav ökar dina chanser att sticka ut.

4. Skicka in anbudet 

När ditt anbud är klart ska det skickas in innan deadline. Offentliga upphandlingar har ofta strikta krav på format och inlämningsmetod. Det är därför viktigt att följa instruktionerna noggrant.

Mercells plattform förenklar processen genom ett säkert inlämningssystem, vilket minskar risken för fel och garanterar att ditt anbud skickas in i tid. Du kan också följa statusen för din inlämning i realtid.

5. Utvärdering och tilldelning 

När anbudstiden gått ut startar utvärderingsprocessen. Då bedömer den upphandlande myndigheten alla anbud utifrån förutbestämda kriterier – exempelvis pris, kvalitet, kravuppfyllnad och tidigare leveranser.

Det är viktigt att förstå att det inte alltid är lägsta pris som vinner. Många upphandlare värderar faktorer som hållbarhet, tillförlitlighet och kvalitet högt.

Om ditt anbud uppfyller kraven tilldelas du kontraktet. Om inte kan du ofta få feedback, vilket är värdefullt för framtida anbud.

6. Genomförande och uppföljning 

När du vunnit ett kontrakt börjar leveransfasen. Här är det din uppgift att genomföra det som specificerats i anbudet – leverera produkter, tjänster eller arbeten enligt överenskommelse.

Under hela perioden följer den upphandlande organisationen upp hur du levererar, för att säkerställa att kontraktets villkor uppfylls.

Mercell erbjuder verktyg för att hantera och följa upp kontrakt, så att du håller koll på leveranser, betalningar och viktiga milstolpar.

7. Bygg långsiktiga relationer 

Att bygga goda relationer med offentliga kunder är avgörande för framtida affärer.

Offentlig upphandling handlar inte bara om enstaka kontrakt – det handlar om att skapa långsiktiga samarbeten som kan leda till fler uppdrag framöver.

Med Mercells verktyg för leverantörshantering (SRM) får du insikter om din prestation, vilket hjälper dig förbättra framtida anbud och stärka relationen med kunden.

Dina ansvar som leverantör 

Som leverantör har du flera viktiga ansvar under upphandlingsprocessen:

• Skicka in kompletta anbud: Säkerställ att alla dokument och uppgifter som efterfrågas finns med.

• Håll deadlines: Sena inlämningar accepteras sällan, så var noga med att skicka in i tid.

• Följ regler och krav: Uppfyll alla lagar, branschstandarder och formella krav.

• Leverera enligt kontrakt: Om du tilldelas kontraktet är det ditt ansvar att uppfylla alla åtaganden.

Genom att ta ansvar ökar du din trovärdighet och förbättrar dina chanser att lyckas i framtida upphandlingar.

Varför delta i offentlig upphandling? 

Offentlig upphandling erbjuder stora möjligheter – men konkurrensen är hög och processen kan vara komplex.

Genom att förstå hur processen fungerar och använda en plattform som Mercell för att effektivisera ditt arbete, ökar du dina chanser att vinna fler kontrakt.

Mercell gör det enkelt att bevaka upphandlingar, skicka in anbud och hantera kontrakt – så att du kan fokusera på det du gör bäst.

Sammanfattning 

Att förstå hur offentlig upphandling fungerar är avgörande för dig som vill göra affärer med den offentliga sektorn.

Genom att känna till de viktigaste stegen och använda smarta verktyg som Mercell, får du ett försprång i anbudsprocessen.

Var proaktiv, följ anvisningarna noggrant och se till att dina anbud uppfyller kraven – det är nyckeln till framgång inom offentlig upphandling.