5 Viktiga Skillnader Mellan Ramavtal och Dynamiska Inköpssystem (DIS)

Inom offentlig upphandling hjälper både ramavtal och dynamiska inköpssystem (DIS) den offentliga sektorn att få tillgång till kvalificerade leverantörer på ett strukturerat sätt.

Även om systemen liknar varandra i vissa avseenden finns det avgörande skillnader – särskilt för leverantörer som vill navigera i offentlig sektor på ett effektivt sätt.

Att förstå hur varje modell fungerar kan hjälpa dig att lämna smartare anbud, planera din tid bättre och skapa mer förutsägbara affärsmöjligheter.

Här är de fem viktigaste skillnaderna du behöver känna till:

1. Öppenhet: Stängd vs. Löpande Inträde

Ramavtal är slutna system. När ett ramavtal har tilldelats går det inte att lägga till nya leverantörer förrän avtalet upphandlas på nytt – vilket vanligtvis sker vartannat till vart fjärde år.

Listan över leverantörer är fastställd från början, vilket gör det initiala anbudet både konkurrensutsatt och avgörande.

Dynamiska inköpssystem (DIS) är däremot öppna under hela sin livscykel. Leverantörer kan ansöka om att delta när som helst, så länge de uppfyller minimikraven från upphandlaren.

Denna öppna struktur gynnar särskilt små och medelstora företag samt nya aktörer som kan ha missat startskedet.

Varför det är viktigt:
Ramavtal kräver noggrann planering och ett starkt initialt anbud. DIS är mer flexibla – du kan ansluta dig senare, testa marknaden eller rikta in dig på nischade upphandlingar. För växande bolag är DIS ett enklare sätt att etablera sig inom offentlig sektor.

2. Urvalsprocess: Engångsinsats vs. Löpande Kvalificering

I ramavtal lämnar leverantörer fullständiga tekniska och prissatta anbud under anbudsförfarandet. Köpare bedömer dessa enligt fastställda kriterier – ofta en kombination av pris, kvalitet, hållbarhet och mervärde. Endast tilldelade leverantörer kan sedan få kontrakt inom ramavtalets löptid.

DIS bygger på ett tvåstegs-förfarande. Först genomförs en enklare kvalificering – vanligen med fokus på ekonomi, regelefterlevnad och grundläggande krav. Därefter annonseras varje behov i en miniupphandling där kvalificerade leverantörer lämnar anbud.

Varför det är viktigt:
Ramavtal kräver en stor arbetsinsats från början. DIS kräver bara en första kvalificering – men kräver löpande bevakning och aktivitet för att vinna uppdrag. För agila team med anbudskapacitet ger DIS fler regelbundna möjligheter.

3. Tilldelning av Kontrakt: Komplext vs. Flexibelt

I ramavtal sker kontraktstilldelning antingen genom direktupphandling (om det är tillåtet) eller via miniupphandling bland de tilldelade leverantörerna. I vissa fall är priser och servicenivåer redan förhandlade, vilket gör att inköp kan gå snabbt vid behov.

I DIS kräver varje kontrakt en miniupphandling – inga undantag. Direkttilldelning är inte tillåten. Detta skapar transparens, kontinuerlig konkurrens och bättre prisbild, men kräver också mer arbete från både köpare och leverantörer.

Varför det är viktigt:
Ramavtal ger snabbare leverans när du väl är med i systemet – perfekt för återkommande behov. DIS skapar rättvisa villkor, men kräver kontinuerlig insats från leverantörerna.

4. Användningsområde: Specialiserat vs. Standardiserat Behov

Ramavtal passar bäst för komplexa, strategiska eller högt värderade inköp där behoven är väldefinierade – t.ex. IT-lösningar, konsulttjänster eller byggentreprenader. Köpare behöver ofta detaljerade prissättningsmodeller, servicenivåavtal och långsiktiga planer.

DIS används främst för standardiserade, frekventa eller brådskande tjänster – t.ex. bemanning, städning, säkerhet eller fastighetsservice. Behov uppstår ofta snabbt och köparen behöver tillgång till en flexibel leverantörsbas.

Varför det är viktigt:
För leverantörer är det avgörande att förstå denna skillnad. Är din tjänst specialiserad och tidskrävande att definiera? Då passar ett ramavtal bättre. Är det en återkommande tjänst som ofta efterfrågas? Då är DIS ofta mer tillgängligt.

5. Teknikkrav: Statiskt vs. Digitalt från Start

Ramavtal hanteras ibland delvis manuellt, även om många köpare numera använder e-upphandlingssystem. Det finns inget juridiskt krav på full digitalisering, vilket innebär att viss hantering fortfarande kan ske via e-post eller mindre automatiserade flöden.

DIS däremot måste enligt EU-direktiv vara fullt digitala. Hela processen – från ansökan till miniupphandling och tilldelning – sker i ett elektroniskt system. Detta ökar transparensen, tempot och spårbarheten.

Varför det är viktigt:
Leverantörer som går med i ett DIS måste vara redo att arbeta digitalt. Det innebär att hantera upphandlingar via portaler, bevaka aviseringar och snabbt kunna svara med rätt dokument. Med verktyg som Mercell blir detta enklare, särskilt när tempot i DIS är högt.

 

Sammanfattning

Ramavtal och DIS har samma syfte – att effektivisera offentlig upphandling – men fungerar på fundamentalt olika sätt.

Ramavtal är konkurrensutsatta i början och stabila över tid. DIS är öppna, flexibla och bygger på löpande konkurrens.

Varje modell har sina styrkor, och rätt val beror på din affärsmodell, tjänstetyp och interna resurser.

Är du köpare? Då påverkar ditt val inte bara upphandlingens regelverk – utan även mångfald, värde för pengarna och tidsåtgång. Är du leverantör? Då avgör rätt strategi om du växer – eller bara deltar.

På Mercell hjälper vi båda sidor att navigera rätt. Från anbudsbevakning och kvalificering till uppföljning och compliance – vår plattform stödjer dig oavsett om du arbetar inom ramavtal eller DIS.

Kunskap är makt – och i offentlig upphandling är det lönsamhet.

Behöver du hjälp att välja rätt väg?
Kontakta oss eller boka en demo och se hur Mercell kan stötta dig i både ramavtal och DIS.