4 metoder för att vinna fler offentliga upphandlingar
Att vinna offentliga upphandlingar kan ge ett stort lyft för din verksamhet, men konkurrensen är hård och processen komplex.
Offentlig upphandling är strikt reglerad och anbuden bedöms utifrån flera kriterier – från kostnadseffektivitet till efterlevnad av krav.
För att sticka ut och öka dina chanser att vinna måste du arbeta enligt beprövade metoder som gör ditt anbud starkt och visar att du kan möta köparens behov.
I den här artikeln delar vi fyra best practices för att vinna offentliga upphandlingar: att anpassa ditt anbud, kommunicera tydligt, bygga relationer och kontinuerligt förbättra ditt arbetssätt.
1. Anpassa anbudet efter kravspecifikationen
En av de viktigaste faktorerna för ett framgångsrikt anbud är att det är skräddarsytt efter det aktuella uppdragets specifika krav. Upphandlare i offentlig sektor letar efter leverantörer som förstår deras behov och kan leverera konkreta lösningar.
Gå igenom upphandlingsdokumenten noggrant
Börja med att noga läsa igenom upphandlingsdokumenten. Dessa beskriver målen med upphandlingen, tekniska krav, tidslinjer och utvärderingskriterier. Visa i ditt anbud hur din lösning möter dessa behov – gärna med konkreta exempel.
Matcha anbudet mot köparens behov
Undvik standardiserade svar. Anpassa istället ditt innehåll så det speglar upphandlarens förväntningar. Visa hur du uppfyller eller överträffar kraven – och stötta med tidigare projekt som bevisar din kapacitet.
Var realistisk
Det kan vara frestande att lova mer än vad som är hållbart. Men överdrivna löften kan leda till att du inte lever upp till avtalet. Var tydlig med vad du kan leverera – och hur. En realistisk och trovärdig plan väger ofta tyngre än en glansig vision utan förankring.
Lyft fram unika lösningar
Anpassning handlar också om att visa vad du gör annorlunda. Har du ett effektivare arbetssätt, innovativa verktyg eller extra service i efterhand? Lyft fram det som särskiljer dig.
2. Tydlig och transparent kommunikation
Transparens är en grundpelare i offentlig upphandling. Hur du kommunicerar – både i anbudet och i dialog med köparen – påverkar hur trovärdig du uppfattas.
Presentera ditt anbud strukturerat
Se till att ditt anbud är tydligt uppbyggt. Använd rubriker, punktlistor och ett rakt språk. Lyft fram dina styrkor tidigt och gör det enkelt för utvärderaren att följa ditt innehåll.
Tydlig prissättning och ärlighet
Var öppen med både kapacitet och prissättning. Dolda kostnader eller oklara villkor skapar misstro. Ge en detaljerad och uppdelad prisstruktur – och visa värdet bakom varje del. Det visar att du har tänkt igenom helheten.
Ha dialog med köparen
Tveka inte att ställa frågor om något i upphandlingen är oklart. En tidig dialog visar att du är engagerad och verkligen vill förstå uppdraget. Det stärker förtroendet och kan även ge värdefulla insikter inför din offert.
Kommunicera även internt
Ett vinnande anbud kräver samspel mellan flera delar av din organisation – sälj, teknik, ekonomi och juridik. Säkerställ att alla involverade är informerade och arbetar mot samma mål.
3. Bygg relationer med offentliga köpare
Att etablera och vårda relationer med offentliga köpare är en långsiktig strategi som ger utdelning över tid. Offentliga organisationer arbetar ofta med återkommande upphandlingar, och ett gott samarbete kan leda till fler affärer i framtiden.
Förstå deras utmaningar
Ju bättre du förstår köparens behov och prioriteringar, desto bättre kan du forma ditt anbud. Delta i dialogmöten, förinformationsmöten eller andra forum där du kan ta del av insikter om uppdraget.
Leverera och följ upp
När du vinner ett uppdrag – leverera i tid och enligt avtal. Håll dialogen levande även under projektets gång. Det visar ansvarstagande och stärker din position inför framtida upphandlingar.
Var professionell och pålitlig
Rykte spelar roll. Att vara lätt att samarbeta med, leverera enligt avtal och svara snabbt på frågor gör dig till en uppskattad leverantör. Det kan i längden väga tyngre än pris.
Engagera dig utanför upphandlingstillfällena
Stärk din närvaro genom att delta i branschdagar, webbinarier eller remisser. Då får du bättre förståelse för vad köparna prioriterar – och de får upp ögonen för dig innan nästa upphandling annonseras.
Relationer bygger förtroende. Förtroende ökar chanserna till nya affärer.
4. Kontinuerlig förbättring
För att förbli konkurrenskraftig krävs ett ständigt fokus på utveckling. Offentlig upphandling förändras snabbt – med nya regler, krav och förväntningar.
Lär dig av varje anbud
Be alltid om feedback – oavsett om du vinner eller inte. Vad saknades? Vad uppskattades? Genom att ta till dig av köparens återkoppling kan du förbättra varje nytt anbud. Skapa en intern rutin för att samla och agera på feedback.
Håll dig uppdaterad
Följ förändringar i lagstiftning, hållbarhetskrav och digitala verktyg. Den som anpassar sig snabbast till nya krav har ofta ett försprång. Prenumerera på nyhetsbrev från upphandlingsmyndigheter eller relevanta branschorgan.
Investera i digitala lösningar
Ett effektivt verktyg som Mercell kan minska risken för fel, förbättra samarbetet internt och öka precisionen i dina anbud. Automatiserade flöden sparar tid och förbättrar kvaliteten.
Utbilda ditt team
Se till att dina medarbetare har rätt kompetens för att arbeta med upphandling. Fortbildning inom LOU, ESG-krav eller anbudsstrategi stärker både processen och teamet.
Genom att hela tiden utveckla din strategi, dina verktyg och dina erbjudanden kan du ligga steget före konkurrenterna.
Slutsats
Att vinna offentliga upphandlingar kräver mer än ett lågt pris. Genom att vässa dina anbud, kommunicera tydligt, bygga starka relationer och förbättra dina processer ökar du dina chanser att lyckas.
Offentlig upphandling erbjuder stora möjligheter – men det kräver förståelse för regelverken, köparnas behov och en vilja att ständigt förbättras.
Med plattformar som Mercell kan du effektivisera din försäljningsstrategi, följa upp krav och skapa anbud som sticker ut.
Använd Mercell för att hitta fler offentliga upphandlingar att lämna anbud på.
Prova kostnadsfritt redan idag.