Indkøbere

Norges bedste til digitale indkøb

Möre og Romsdal Kommune har udviklet sig til en frontløber inden for digitale indkøb. Deres rejse med Mercell startede helt tilbage i 2010.
hero-image

Tolv års samarbejde med Mercell

Da Möre og Romsdal Kommune i 2010 følte behov for at effektivisere og digitalisere indkøbsprocesserne i sin administration, blev det starten på et langt og frugtbart samarbejde med Mercell. I efteråret 2010 afholdt indkøbsafdelingen i Möre og Romsdal en indkøbskonkurrence om en ny indkøbsplatform, og det var Mercells løsning, der fik den bedste modtagelse af amtskommunen. De hjalp os også i gang, så vi nemt kunne forstå, hvilke moduler vi skulle kende, forklarer Torgeir Riksfjord fra indkøbssektionen i Møre og Romsdal.

Vores indkøbsafdeling gik fra to til tre medarbejdere i efteråret 2010, og vi så, at der langsomt, men sikkert ville blive behov for at gennemføre flere udbud, men med de samme ressourcer. For at opnå dette, skulle vi have vores digitale værktøjer på plads, samt integration med vores sags- og arkivsystem. Det har gjort hverdagen mere effektiv for os indkøbere.

Torgeir Riksfjord

Digitalisering gavner lokalsamfundet og deres borgere


For Möre og Romsdal Amtskommune blev tidsforbruget på indkøb så omfattende, at de var tvunget til at finde måder at effektivisere udbudsudførelsen på, herunder åbning, evaluering og arkivering af indkomne tilbud. De så også et behov for at øge kvaliteten af udbudsstyringen og konkurrencerne. De færreste er klar over de muligheder, der rent faktisk åbner sig, hvis man udnytter en velfungerende tilbudsevaluering fuldt ud.

Moderne indkøbsløsninger hjælper med at strømline evalueringsprocessen og sikre, at alle relevante oplysninger opbevares sikkert og samtidig giver grundlag for indsamling af statistik. Når offentlige indkøb bliver cloud-baserede og samles i et enkelt system, reduceres administrationsomkostningerne, og forbrugsanalyser bliver lettere. Dette resulterer i sidste ende i en bedre service for den skat, borgerne betaler.

Digital innovation gør hver enkelt indkøber og tilbudsansvarlig mere effektiv. De bliver bedre til at vurdere tilbud med ensartethed og scanne markedet for produkter og tjenester af højere kvalitet.

Agil sourcing sparer tid og ressourcer


I dag bruger de fleste offentlige kunder digital sourcing for at opfylde offentlige krav til elektronisk kommunikation og compliance. Hovedreglen i Norge er, at al kommunikation vedrørende offentlige indkøb skal foregå digitalt. Det betyder blandt andet, at digital afgivelse af tilbud er obligatorisk.

For Möre og Romsdal Kommune blev det starten på en helt ny epoke. Ikke desto mindre var de klar over, at hvis de skulle være offentlig spydspids inden for kontraktstyring og sourcing, var de nødt til at investere lidt tid på onboarding.

"Vi accepterede, at vi i starten ville bruge lidt mere tid på hvert udbud for at lære systemet. Vi fik god træning i februar 2011, samt god opfølgning og assistance fra Mercell, efter løsningen var implementeret. Vi fik hurtige svar på vores spørgsmål og forespørgsler.

Men vi har også stillet krav. Siden dag ét har vi været en krævende, men rationel kunde, hvor vi har udfordret Mercell på forbedringer relateret til både sourcing og kontraktstyringssystemerne”, forklarer Riksfjord.

Derudover nævner Riksfjord følgende årsager til deres succes med digitale indkøb:

"Vigtigheden af at etablere en integration mellem Mercell og udbudsdata-arkivet på et tidligt tidspunkt, så alt, der skal arkiveres, overføres automatisk. Alle informationer er samlet ét sted, sikkert opbevaret, og findes kun i én version."

Möre & Romsdal besluttede, at alle erhvervelser over kr. 100.000,- ex. moms skulle passere gennem Mercells sourcing-platform.

Har du kontraktstyring i din udbudsplatform?

Med cloud contract management-løsningen fra Mercell får du overblik over alle eksisterende aftaler, leverandørinformation og relevant feedback. Aftalerne er til enhver tid tilgængelige for brugeren på en sikkert krypteret platform. Med integreret kontraktstyring kan alle autoriserede medarbejdere se og søge efter relevante kontrakter. Søgekriterierne er skræddersyet, så de passer til dine specifikke behov, og du kan tildele kontrakter og opgaver til specifikke personer i din institution eller organisation.

Alle kontrakter og aftaler samlet ét sted

Möre og Romsdal Amtskommune peger på flere årsager til, at det er lykkedes at lave gode erhvervsaftaler gennem årene. Behovsanmeldelsesmodulets alsidighed, hvilket betyder, at det bruges i de fleste konkurrencer til at få information om, hvad der skal indkøbes, værdien af indkøbet, og hvornår, det ønskes leveret.

Det er en fordel, at ESPD-formularen og e-certifikatet implementeres direkte i systemet. Gennemførelse af miniudbud fra kontraktstyringssystemet på parallelle rammeaftaler, med logning af, hvilke aftaler, der har fået mange opgaver, er også en fordel. Mulighederne for at forlænge aftalerne - og at dette logges i kontraktstyringssystemet automatisk, har været nyttige. Det samme gælder meddelelsen om, hvornår aftaler nærmer sig deres udløbsdato.

Sådan får du succes med digital sourcing


Med langsigtet arbejde og stort fokus på at lære alle de funktioner, vores platform giver, har Möre og Romsdal Amtskommune formået at effektivisere sine indkøb. Riksfjord mener, at lignende organisationer kan have stor gavn af tjenesten, hvis man virkelig bakker op om den.

Riksfjord mener blandt andet, at de ved at bruge løsningerne og foretage en aktiv vurdering af de forskellige moduler, vil opleve store fremskridt.

"Det vigtigste for os har været at tage løsningen aktivt i brug fra dag ét, men også, at vi både vurderede og testede, om andre moduler i Mercell gav os mere nytteværdi. Det faktum, at man f.eks. kan designe indholdet af de meddelelser, vi får af systemet, har været meget nyttigt, idet vi automatisk modtager relevante oplysninger i planlægningsprocessen."