10 klassiske fejl i virksomheders tilbudsmateriale
Som deltager i en udbudskonkurrence, er der mange fælder, man kan falde i. Både rent formelle fælder og fejltrin, der gør, at hele tilbuddet kommer skævt ud fra start. I denne artikel dækker vi 10 helt almindelige fejl, som mange virksomheder begår i tilbudsprocessen. Genkender du dig selv?
1. Du starter for tæt på udløbsfristen
Meget almindeligt og ganske forståeligt i en travl hverdag. Mange virksomheder kommer alt for sent igang, fordi de ikke har prioriteret udbuddet, så ved at starte tidligt, har du allerede en fordel i forhold til flere konkurrenter.
2. Du har ikke helt overblik over opgaven
Se punkt 1! Ved at starte tidligt og læse alle dokumenterne grundigt, har du større chance for at skrive et godt tilbud. Du skal vide præcis, hvad kunden søger, for at kunne give et tilbud, der har en chance for at vinde. Hvorfor skal kunden vælge dit tilbud, hvis du ikke kan tale ind i deres konkrete behov og vise, at du har researchet.
3. Tilbudsfasen er dårligt koordineret
Hvad betyder det? Det første krav er, at du følger punkt 1 og 2 ovenfor. Du bør derefter opstille en arbejdsplan for udbudsbesvarelsen med projektstyringstilgange og klare ansvarsopgaver. Planen bør indeholde en række relevante aktiviteter og deadlines, hvor alle indsigter deles med teamet.
4. Du sætter uerfarne folk på tilbudsopgaven
Er der flere i virksomheden, der skal være med til at skrive tilbuddet, er det vigtigt, at de, der skal skrive de forskellige dele af tilbudsbesvarelsen, skal have den rette erfaring til at udføre opgaven. Og med erfaring mener vi bl.a., at de har erfaring med lignende opgaver, som klienten efterspørger, så de bringer aktuelle problemstillinger op, som klienten genkender.
5. Du tager for let på formelle krav
Også en ret almindelig fejl. Men ofte har kunden pligt til at afvise din virksomhed, hvis du ikke har fremlagt korrekt og god nok dokumentation. At blive afvist på grund af, at du ikke udfylder kravene, er den værste måde at spilde sin tid på. Fokuser i stedet på de udbud, I er sikre på, at I opfylder alle krav til.
6. Du genbruger gamle tilbud
Også en klassisk fejl, desværre. Mange tror, at de har fundet opskriften på det perfekte tilbud, når de endelig vinder en udbudskonkurrence. Ukritisk genbrug kan resultere i sjuskede fejl, der kan koste dig hele konkurrencen. Dermed ikke sagt, at man skal skrive alt fra bunden hver gang, men det er meget sjældent, at to kunder eller to opgaver er helt ens. Og er du den nuværende leverandør, kan produktkrav og behov have ændret sig væsentligt.
Hvis du klipper & indsætter helt ukritisk, vil du med stor sandsynlighed gå glip af kontrakten.
7. Du skriver om, hvor fantastisk din løsning/virksomhed/produkt er
For de udbudsansvarlige, der skal vurdere flere tilbud end dit, er han/hun sjældent interesseret i at bruge hele formiddagen på at læse et kæmpe dokument med masser af fyldstof igennem om fortræffeligheden ved alle dine produkter.
Sørg for at svare kort og konkret på netop det, som kunden søger, som man ville gøre i en jobansøgning, der skal matche jobbeskrivelsen. Det samme gælder virksomhedsoplysninger. Vedlæg ikke en masse præsentationer og lange beskrivelser af visioner og strategier. Det er tilbuddet, og hvad du kan tilbyde for at løse opgaven, der er vigtig. Fokuser på kunden og vis, at du forstår det konkrete behov. Referencer, derimod, vægtes ofte højt.
8. Du stiller spørgsmål før, du har læst tilbuddet godt igennem
Indtil videre er der ikke tale om en større krise, men spørger man f.eks. en bygherre om oplysninger, der faktisk står i udbudsmaterialet, giver man et dårligt førstehåndsindtryk.
Sørg for at læse alt, og når du kommer til noget, du undrer dig over, så læs alt igen, inden du sender en e-mail til den udbudsansvarlige. Jeg vil også anbefale, at du opsætter en liste med spørgsmål, som du sender til klienten, i modsætning til at sende en ny mail, hver gang du undrer dig over noget nyt.
9. Du springer over korrekturen
Hvis du har en taste- eller kommafejl, er det ikke en stor krise. Men det er vigtigt at gennemgå det hele et par ekstra gange, hvis der er flere, der har deltaget i tilbudsprocessen. Dette er især vigtigt for at undgå modstridende oplysninger eller gentagelser.
Hvis du selv har skrevet alt, så få en anden til at læse det for dig. Du er ofte blind for dine egne fejl. Det er også vigtigt at kontrollere, at du har givet en pris på det korrekte grundlag og under de betingelser, som kunden kræver. Hvis der er en modsigelse, risikerer du, at tilbuddet bliver afvist. Hvis du tænker for alternativt og anderledes, og tilbyder for meget andet end det, der efterspørges, kan du også blive afvist, da dit tilbud ikke er sammenligneligt med dine konkurrenters.
10. Du glemmer at læse konkurrenternes spørgsmål og svar
Når den udbudsansvarlige modtager et spørgsmål fra en tilbudsgiver, skal dette besvares, så alle de øvrige tilbudsgivere får samme information. Både spørgsmål og svar skal meddeles alle, og det kan indeholde ekstremt vigtig information. Det er afgørende, at du tager disse oplysninger til dig, så du ikke afgiver et tilbud baseret på udbudsmaterialet alene, da svarene kan give mere nuanceret forståelse for opgaven og vilkårene.