Hvad kigger ordregiveren efter i tilbudsvurderingen

I denne artikel vil vi undersøge tre faktorer, du skal overveje, når du afgiver et tilbud på opgaver, du finder tiltalende. For der er ingen grund til at deltage og spilde ressourcer, hvis du har tæt på nul procent chance for at vinde. Så her er et par ting at overveje.

Kan du tilbyde noget unikt til det offentlige marked?

Uden en særlig konkurrencefordel er du sikkert bagud på point i forhold til virksomheder, der har noget unikt at byde ind med eller snorlige referancer. Overvej om du kan positionere dig i forhold til dem.

Hvis prisen tæller for 50% af evalueringsscoren eller mere, kan du overveje at konkurrere på prisen, men hvordan vil det påvirke din omsætning? Er det så det hele værd? Overvej om der kan være andre faktorer, der kan give dig en fordel, som måske ikke engang er en del af udbudsbeskrivelsen. Ordregiverne kan have overset nye tendenser i branchen eller alternative produkter, de end ikke har overvejet.

Har du noget unikt at byde på, så sørg for at præsentere dette på en god måde i tilbuddet. Hvis du har et produkt med helt særlige egenskaber eller baseret på en ny teknologi, så skal det fremhæves på en måde, så kunden kan belønne det med en høj score. Det er her, tildelingskriterierne virkelig kan gøre en forskel. Læs kriterierne grundigt og sæt dig godt ind i kundens behov og mål.

Det hjælper ikke at have et unikt produkt, hvis ikke kunden kan se værdien i evalueringsprocessen, og det er netop her dine strategiske konkurrenter kan have en fordel, hvis de har været i dialog med kunden før udbuddet blev publiceret. Der har de også bedre tid til at dele ud af deres viden og behov. 

Nogle gange får du mere indsigt i disse tidlige dialoger end ved at læse selve udbudsbeskrivelsen.

Har du mindst tre ideelle referencer?

Det er ingen hemmelighed, at mange offentlige kunder føler sig specielle. Alle tror, ​​de har helt særlige behov, når sandheden er, at de faktisk er ret ens, og i mange henseender afspejler den private sektor hvad angår udbud og efterspørgsel. 

I mange konkurrencer skal du have referencer for at kunne deltage, og generelt bliver tilbuddet vurderet på, hvad du eller din virksomhed har leveret af lignende opgaver tidligere. Det drejer sig både om varer, løsninger, ydelser eller en kombination, så her er rådene ret generelle.

Hvis referencer er et kvalifikationskrav, f.eks. tre referencer inden for de seneste 3 år, er det som udgangspunkt tilstrækkeligt, at du opfylder minimumskravet for at deltage i konkurrencen. Men udfordringen kan ofte være at få relevansen frem i de referenceopgaver, du vælger at præsentere.

Læs udbuddet: Hvad er kvalifikationskrav, krav og kriterier i et udbud?

Det, du synes er relevant, kan være andet end det, som udbyderen lægger vægt på. Referenceopgaverne skal derfor beskrives på en måde, så udbyderen faktisk kan vurdere, hvad du tidligere har afleveret, uanset om det drejer sig om kvalifikationskrav eller tildelingskriterier.

Ud over de obligatoriske afsnit - hvem kunden var, og leveringsdatoen og kontraktens størrelse, bør en god referencebeskrivelse have følgende struktur:

• Hvordan fik du opgaven? Vandt du en udbudskonkurrence eller var det et direkte salg?
  
  
• Hvorfor fik du opgaven? Udbyderens begrundelse for at vælge dig.
  
  
• Hvad var opgaven? Giv en kort beskrivelse af opgaven og aktuelle udfordringer.
  
  
• Hvordan har du løst opgaven? Dette er punktet, hvor du skal afsætte mest plads. Forklar din metodik og hvordan du udfører kvalitetssikring, og hvis det er relevant, nævn også miljøhensyn. Undervurder ikke en god brandfortælling om din tilgang til bæredygtighed.
  
  
• Hvilke resultater opnåede du? Resultater er afgørende, for det er trods alt derfor, kunden har udskrevet konkurrencen; de har dannet sig et billede af, hvilke resultater de ønsker at opnå.

Med denne struktur giver du køberen en sammenhæng, og han får en bedre forståelse af, hvad du egentlig kan opnå af resultater. Den må ikke være for lang, højst en side.

Men vær forsigtig! Hvis udbudsmaterialet siger noget om begrænsninger for, hvad og hvor meget man må levere af referencebeskrivelser, skal man følge dette slavisk. I værste fald kan du blive afvist, hvis du går ud over de stillede krav. Tilføj ikke for mange referencer. Tilføj de bedste.

Kender kunden dig allerede?

Rent objektivt burde dette ikke have nogen betydning for din vinderchance, men tænk lidt over din egen situation: Hvem ville du helst have til at forny dit badeværelse? En du kender og stoler på, eller den billigste på markedet? Hos hvilken bilforhandler vil du gerne købe en bil? Forbindelser og relationer skaber tillid.

Hvis kunden har et indgående kendskab til din virksomhed fra en, de kender, er det en stor fordel, så længe de har positive oplevelser. Det kan være endnu vigtigere, hvis der er tale om en aftale af en vis varighed, og ikke mindst hvis aftalens succesfaktorer er kompetenceudveksling og strategisk samarbejde, eller hvis det leverede var typiske flaskehalsprodukter, der er nødvendige i deres forsyningskæde.

Hvis der er en rammeaftale, hvor du skal konkurrere mod den nuværende leverandør, kan kunden komme i tvivl om at skulle skifte leverandør, hvis de underleverandører, du selv benytter, er nogen, de ikke kender. Det gælder nok især, hvis de forestiller sig at skulle skifte til en helt ukendt virksomhed. Få dem til at føle sig trygge og vær transparent og åben om dine egne forsyningskæder. Det kan let blive en afgørende faktor.

Vær altid åben for dialog og prøv at få mere indsigt ud over tilbudsbeskrivelsen fra en, der kender organisationen, og undervurder ikke vigtigheden af ​​dine referencer.

I Mercells database kan du tjekke det økonomiske potentiale i enhver fremtidig rammeaftale. Du kan se, hvem der vinder alle de udbud, du er interesseret i. Du kan også se komplette lister over dine konkurrenters offentlige kunder, samt hvor meget de tjener på hver af dem. Uanset om du vil have konkurrentindsigt, en komplet liste over rammeaftaler i din branche eller kontaktinfo på kunderne, kan du finde det i vores database, der registrerer alle salg til det offentlige. 

Held og lykke!